La gestion des congés payés : un casse-tête ?

La gestion des congés payés est une tâche importante pour les entreprises. D’une part cela permet de mieux gérer l’absence des salariés et ainsi prévoir à l’avance pour mieux s’organiser. Et d’autre part, cela est primordiale d’accorder dans la limite du raisonnable les congés désirés par vos salariés (cela peut aussi dépendre du secteur, de la saisonnalité de votre activité). Mais savez-vous comment vous y prendre ? Avez-vous déjà entendu parler des décomptes, de l’acquisition ? Notre article vous donnera un aperçu global des règles à respecter et d’un exemple simple et dématérialisé de gestions des congés payés en 3 clics : la solution Axonaut.

Gestion des congés payés

Congés payés : un casse-tête ?

Période de référence

En tant que chef d’entreprise, vous devez déterminer et statuer sur la période durant laquelle vos employés vont pouvoir prendre des vacances. La période de référence correspond au temps passé par la salarié à travailler et lui permet ainsi de pouvoir accéder à ses congés. En général, cette période s’étend du 1er juin au 31 mai.

Durée des congés payés

Selon la loi, un mois de travail ouvre au salarié 2,5 jours ouvrables de congés. Cela correspond à 1 mois de congés par an travaillé. Cependant, des conventions collectives, des dispositions contractuelles ou encore des accords généreux peuvent venir modifier ces droits.

Les absences

Selon certaines conditions, la durée des congés pour être réduite en cas d’absence au cours de la période de référence d’un salarié.

Mails il existe des absences qui sont assimilés par la loi à du travail effectif :

  • des périodes de congé maternité et paternité
  • congés individuels de formation
  • périodes de préavis dispensé par l’employeur

Les congés non pris en raison d’une absence pour congé de maternité, congé d’adoption, d’une absence pour accident du travail ou maladie professionnelle, d’une absence pour maladie, doivent être reportés, même si la période de prise des congés est expirée.

Les périodes où le salarié est en arrêt maladie suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle sont également assimilées à du temps de travail effectif sous certaines conditions de durée. Des jours de carence peuvent se mettre ne place selon les accords, la convention du secteur.

Prise des congés

Un employé doit prendre  12 jours consécutifs et au maximum 24 jours de congés payés pendant la période d’été,  entre le 1er mai et le 31 octobre. Ce qui signifie 4 semaines. Attention la 5ème doit obligatoirement se prendre en dehors de ces dates, sauf accord avec le chef d’entreprise et/ou si le salarié invoque des conditions particulières.

Dans la loi, c’est l’employeur qui fixe les dates de congés de chaque salariés. Dans la coutume, les salariés émettent des voeux suivis ou non selon l’organisation de l’entreprise, la situation familiale des salariés (enfants, prendre ses congés en même temps que son conjoint). Les accords de congés doivent être donnés au minimum 1 mois avant le départ.

Une fois accepté, les congés payés sont pris obligatoirement par le salarié. Il n’a pas la possibilité de les reporter ou demander à l’employeur de les lui payer. Ainsi le salarié perd ses congés, sauf si c’est l’employeur lui en empêche.

Fermeture de l’entreprise

En août, beaucoup d’entreprises françaises ferment pour cause d’inactivité. Cette fermeture ne peut être supérieure à 24 jours ouvrables et inférieure à 12 jours dans la période légale de prise des congés payés. Et les salariés n’auraient pas travaillés assez durant la période de référence peuvent accéder au chômage partiel afin de combler le manque à gagner.

Dématérialisation des congés payés

Nous venons de voir que la gestion des congés payés peut vite devenir un casse tête pour les entrepreneurs. Ce n’est pas une tâche à valeur ajoutée, qui ne concerne pas directement votre business. C’est la raison pour laquelle, beaucoup d’entreprises  en viennent à dématerialiser cette gestion fastidieuse et chronophage.

Un outil simple et abordable de gestion des congés payés : Axonaut

  1. Votre registre du personnel : Dans Axonaut, vous pouvez lister facilement l’ensemble de vos salariés, avec toutes les informations nécessaires (poste, salaire, numéro social, bulletin).
  2. Gestion des congés : Avec Axonaut, vous pouvez gérer facilement vos salariés. Un compteur de congés payés est disponible. Cela vous permet de consulter en temps réel, les ressources humaines disponibles. Mieux prévoir vous permettra de mieux gérer votre entreprise. Ce sont les employés eux-mêmes qui demandent les congés via l’application Axonaut.
    Gestion des congés Axonaut
    Vous recevez ou le responsable hiérarchique reçoit un mail et/ou notification pour le prévenir de la demande. Vous validez ou refusez en 1 clic. Enfin, un calendrier est disponible qui vous permet d’avoir une vision claire et large de qui est présent dans l’entreprise.
  3. Bulletin de salaire : Vous pouvez saisir un bulletin directement dans l’application, cela créera automatiquement une dépense avec le salaire et la dépense. Le tout dans l’optique de mieux gérer votre entreprise.

En espérant que cette article vous aidera à mieux gérer cette partie administrative fastidieuse et chronophage. N’hésitez pas à laisser un commentaire si vous avez des questions.

Cet article a été rédigé par l’équipe d’Axonaut. Éditrice de la solution Axonaut, outil d’aide à la gestion vous permettant de se concentrer sur l’essentiel !

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