Relance d’une facture impayée : comment faire ? 2024

relance facture impayée

  • Publié le18/05/2022

    Temps de lecture 8 Mins

  • Publié le 18/05/2022

    Temps de lecture 8 Minutes

    La relance de facture impayée, un sujet redouté par beaucoup d’entrepreneurs ! C’est une tâche qui prend beaucoup de temps et qui peut détériorer une relation client. Pour lutter contre les impayés, il est donc nécessaire de mettre en place une procédure de relance facture claire et précise à l’aide d’un logiciel de facture en ligne. Cependant, il est peut-être difficile de savoir par où commencer. Dans notre article, vous découvririez exactement que faire face aux factures impayées et comment les éviter !

    Relance facture : 6 conseils pour recevoir vos paiements à temps !

    En France, les règles de facturation sont assez complexes et il faut bien se renseigner en amont. Les impayés ne font pas exception à la règle. C’est d’ailleurs la première cause de faillite parmi les entreprises !

    Avant de passer à une procédure de relance de facture impayée, il est possible de mettre en place différentes mesures pour lutter au maximum contre et ainsi minimiser l’impact des délais de paiement sur la trésorerie. Nous vous donnons donc ci-dessous 5 conseils pour éviter la relance de paiement de facture !

    Éviter la relance de facture impayée : créer une base client à jour

    base client dans un CRM

    La première étape sera de créer une base client à jour. En effet, pour faire face à une relance de facture impayée, l’organisation sera la clé ! Grâce à un logiciel de gestion commerciale, vous pourrez centraliser l’ensemble des échanges sur une seule et même plateforme. Vous aurez également la preuve qu’un email a bien été lu et consulté à une date précise. Il ne sera donc plus nécessaire de chercher à plusieurs endroits où se trouve tel ou tel échange ! 

    Sur chaque fiche client, vous pourrez également rapidement estimer le risque de non-paiement d’un client. En effet, vous retrouverez sur la fiche client le délai moyen de paiement en fonction des factures précédentes.

    Préciser les conditions de paiement sur vos devis et factures

    Pour commencer une relation commerciale sur les chapeaux de roues, une solution est de préciser dès le départ les conditions de votre accord. Et ceci dès la création d’un devis !

    Grâce à un logiciel de devis et facturation, vous pouvez créer un modèle dédié et préciser clairement vos conditions de paiement ainsi que les délais. Pour encore davantage de clarté, n’hésitez pas à préciser les pénalités de paiement si les délais ne sont pas respectés.

    Cela ne s’arrête pas aux devis : il faudra également le mettre en avant sur vos factures. Vous pourrez d’ailleurs paramétrer la date d’échéance pour vos factures automatiquement et votre logiciel de facturation pourra vous prévenir avant l’échéance. Cela vous permettra de réduire le délai de relance facture impayée.

    Faire signer électroniquement vos devis

    faire signer électroniquement devis et factures

    Faire signer électroniquement vos devis est une étape supplémentaire dans la lutte contre les impayés. En effet, cela vous permettra d’engager davantage votre client dans la relation commerciale avec votre entreprise.

    La signature électronique d’un devis détient la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Cependant, elle peut présenter plus d’avantages pour vous.

    En plus d’automatiser ce processus, elle vous permet de sécuriser davantage les données et archiver plus efficacement vos données sur un seul et même outil. À l’heure d’envoyer un mail de relance de facture impayée, vous pourrez donc retrouver plus facilement cette preuve et la faire valoir juridiquement parlant.

    Demander un acompte

    Avant même de réaliser une prestation, une garantie supplémentaire d’engagement de la part de votre client peut passer par la demande d’un acompte.

    En effet, votre client pourra se montrer plus enclin de voir votre accord commercial se réaliser et ainsi payer l’intégralité du montant. Un acompte est également une garantie de recevoir une partie du montant et couvrir de frais éventuels. Cela permettra de ne pas avoir de répercussion sur votre trésorerie sur le court et long terme.

    Proposer le paiement en ligne

    Vous est-il déjà arrivé de passer du temps à déposer plusieurs chèques à la banque ? Ou alors recevoir un chèque sans provision ? Ou tout simplement mettre du temps à recevoir la somme qu’on vous devait ? Avec l’automatisation de la gestion des entreprises aujourd’hui, le paiement en ligne est la solution pour se faire payer plus rapidement.

    En effet, en connectant une solution comme Stripe, Paypal ou encore GoCardless, vous pourrez recevoir directement le paiement de vos factures sur votre compte en banque. Il vous suffira d’envoyer la facture ou le devis par mail. Facilité pour vous comme pour votre client !

    Utiliser le rapprochement bancaire

    Quand on est entrepreneur, il est nécessaire de garder un œil en permanence sur sa trésorerie. Ainsi, désormais connaître l’état de son compte bancaire en temps réel est une fonctionnalité qui va vous aider au quotidien.

    Cette fonctionnalité est appelée par les éditeurs de logiciels de facturation le rapprochement bancaire. Vous pouvez ainsi connecter votre site internet en toute sécurité et suivre chaque mouvement sur ce dernier. Il est donc plus facile de savoir quand un client a payé ou non.

    La relance automatique des factures

    Vous n’avez pas réussi à obtenir un paiement malgré les conseils plus haut ? La relance de facture impayée par mail devient donc la solution privilégiée. Pour vous aider, certains logiciels de facturation vous permettent de le faire pour vous ! En effet, vous pouvez programmer la relance automatique de vos factures et centraliser le suivi. Cette tâche vous prendra peu de temps et l’information sera à votre disposition en cas de conflit.

    Lettre de relance facture impayée : comment procéder ? (+modèles)

    Quand envoyer une lettre de relance facture impayée ?

    Avant même d’effectuer une relance de facture impayée par email, vous pourrez d’abord opter pour une méthode plus à l’amiable dès que la date d’échéance est dépassée. En effet, il peut s’agir d’un simple oubli.

    En cas de non paiement, contactez par téléphone votre client pour le prévenir qu’une facture n’a pas été réglée. Si après quelques jours vous n’avez reçu aucun paiement, il faudra passer à la rédaction d’un texte de relance de facture impayée par email ou courrier simple. 

    Pour vous aider, découvrez comment rédiger une lettre de relance facture impayée avec nos trois modèles !

    Lettre de relance facture impayée 1ère relance

    Cette première lettre de relance facture impayée aura pour but de prévenir le client que l’entreprise a constaté un retard de paiement. Prenez soin également de joindre une copie de la facture en question si votre client a perdu le document.

    De plus, cette 1ère lettre de relance se doit d’être courtoise : évitez les tournures de phrases agressives ou les menaces. Cela peut fortement nuire à la relation client.

    Même si la loi n’impose aucune mention, nous vous conseillons de préciser les éléments suivants pour plus de clarté :

    • Le nom et adresse du créancier.
    • Le nom et adresse du client.
    • Le numéro de la facture.
    • Le montant de la facture impayée (avec les pénalités de retard).
    • La date d’échéance de la facture.
    • La description de la prestation éventuellement.

    Nous vous présentons un exemple de relance de facture impayée ci-dessous :

    Madame, Monsieur

    Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que votre compte client présente à ce jour un solde débiteur de XXX €.

    Ce montant correspond à notre facture restée impayée :
    La Facture numéro XXXX du [insérer la date de la facture] : [montant total de la facture]

    L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation. Dans le cas où votre règlement aurait été adressé entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de la présente.

    Cordialement,

    Téléchargez notre modèle de relances pour factures impayées :

    💡Pour une première relance, vous pouvez opter pour l’email également. Dans ce cas, n’oubliez pas de préciser dans l’objet qu’il s’agit d’une facture impayée et de joindre la facture en pièce jointe.

    Relance facture impayée 2ème rappel

    Si la première lettre reste sans réponse ou sans retour de paiement, cette deuxième relance se doit d’être plus ferme. Il sera alors question de prévenir que vous êtes prêt à faire appel à un avocat, une société de recouvrement ou encore un commissaire de justice. Elle représente donc une relance de facture impayée avant la mise en demeure.

    Madame, Monsieur

    Nous constatons avec regret que vous n’avez pas donné suite à notre précédent rappel et que votre compte reste toujours débiteur de XXX € correspondant aux factures suivantes restées impayées : [Numéro de la facture] du XXX : XXX €

    Si le règlement ne nous parvient pas, nous serons amenés à transmettre le dossier à notre conseil juridique qui mettra en œuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.

    Dans l’attente d’un règlement, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

    Téléchargez notre modèle de lettre :

    💡 Pour cette deuxième lettre de relance facture impayée, nous vous conseillons cette fois d’opter pour un courrier recommandé avec accusé de réception.

    Relance facture impayée 3ème rappel

    Malgré les deux tentatives précédentes, la facture reste impayée : que faire ? Cette troisième lettre de relance de facture impayée doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception. Elle constituera ainsi une mise en demeure de payer sous peu (huitaine ou quinzaine). Vous informez votre client que vous lui accordez un dernier délai avant d’avoir recours à la voie judiciaire.

    Madame, Monsieur,

    Nous constatons avec regret qu’en dépit de nos courriers de relance, votre société n’a toujours pas procédé au règlement des factures suivantes :
    [Numéro de la facture] du XXX : XXX €

    En conséquence, nous vous mettons en demeure de nous régler la somme de XXX €, dans un délai de huit jours à réception de la présente.

    À défaut, notre service contentieux se chargera d’en obtenir le recouvrement par voie de justice. Nous vous rappelons que le présent courrier fait courir les intérêts légaux et conventionnels.

    Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

    💡 Tout comme la deuxième relance, préférez l’envoi par courrier recommande avec accusé de réception afin de garder une preuve.

    Quelles sont les options en cas d’échec de la relance pour facture impayée ?

    Si vous n’avez pas reçu de paiement malgré l’envoi de lettre de relance, quel recours en cas de facture impayée ?

    Faire appel à une société de recouvrement

    Vous pouvez confier l’ensemble du processus de relance de vos factures à une société de recouvrement (ou factor). Elle obtiendra en échange un pourcentage sur les factures confiées et de possibles frais annexes. Cette méthode est aussi connue sous le nom d’affacturage.

    La procédure simplifiée de recouvrement des petites créances

    Cette procédure de relance de facture impayée permet de désigner un commissaire de justice. Il adresse ensuite un courrier recommandé avec demande d’avis de réception pour participer à cette demande. Plusieurs cas se présentent :

    • Si le client accepte d’entrer dans cette procédure, il propose un accord sur le montant et les modalités de paiement.
    • En cas d’accord, il se voit délivrer un titre exécutoire. Cela signifie que vous pourrez faire appel à un commissaire de justice pour procéder à la saisie des biens ou prélever une somme d’argent sur le compte du client.
    • S’il ne reçoit aucune réponse dans un délai d’1 mois, l’entreprise peut saisir le juge pour obtenir un titre exécutoire elle-même.
    • Si le client refuse de participer, vous devrez trouver une autre technique de recouvrement comme la procédure d’injonction de payer.

    La procédure d’injonction de payer

    En passant à l’injonction de payer, vous demandez à un juge de signifier à votre client de régler ses impayés. Cette méthode permet alors d’obtenir une décision judiciaire sans avoir à passer devant un juge directement.

    Il vous faudra au préalable rédiger une requête d’injonction de payer et joindre des documents justificatifs comme la mise en demeure, la preuve de la facture impayée par exemple.

    La décision rendue par le juge constitue un titre exécutoire.

    Le référé-provision

    Contrairement à la procédure d’injonction de payer, le référé-provision comporte plus de risques. Il faut apporter des éléments de preuve suffisant pour que la créance soit considérée comme incontestable. Dans ce cadre, il est recommandé d’avoir recours au référé provision lorsque votre client ne contestera pas la créance.

    L’assignation en paiement

    Contrairement aux trois premières procédures, l’assignation en paiement est un véritable procès ce qui implique une procédure plus longue et plus coûteuse. Il faudra prouver également l’impayé. Elle doit être la dernière étape dans cette procédure de relance facture.

    Quel est le délai pour une relance de facture impayée ?

    Peu importe le moyen de relance choisie, la loi fixe un délai légal pour pouvoir récupérer la somme due :

    • 2 ans si votre client est un particulier,
    • 5 ans lorsque votre client est un professionnel.

    Pour conclure, la relance de facture impayée est un processus qui doit s’effectuer à l’amiable dans un premier temps. Si aucun moyen n’est trouvé pour obtenir votre dû, vous pourrez faire appel à la voie judiciaire seulement dans un second temps. Cela pourrait porter préjudice à la relation client dans le cas contraire. Pour vous aider à encadrer au mieux la gestion, adopter un logiciel de facture conforme comme Axonaut vous permettra d’envoyer automatiquement des relances de factures et avoir un historique clair et complet en cas de litige. Il sera votre meilleur allié en amont pour limiter le risque d’impayés au sein de votre entreprise grâce à plusieurs fonctionnalités.

    En savoir plus sur cette thématique :

     

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