Comment mettre en place un CRM avec succès ?

Ça y est, vous vous êtes décidé : il vous faut une solution CRM pour votre entreprise ! Et ce certainement pour plusieurs raisons : pas assez d’automatisation, la communication entre les équipes devient compliquée ou encore l’information est trop diluée entre différents outils. Maintenant, une autre question se pose pour vous et à juste titre : quelles sont les étapes de mise en place d’un CRM ? Comment mettre en place un CRM avec succès dans mon entreprise ? Découvrez nos 5 conseils dans cet article 👇

CRM Axonaut

1# Identifier les besoins de votre entreprise

En amont de la mise en place d’un logiciel de gestion commerciale, il est important de bien comprendre les enjeux et les actions à mener dans ce projet. Pour en savoir plus, découvrez notre guide “Choisir un CRM facile à utiliser” .

Dans un premier temps, pour savoir comment mettre en place un CRM avec succès, une des étapes de mise en place sera d’identifier les besoins de votre entreprise.

En effet, l’important est de définir le besoin de chaque équipe. Et par besoin, il est essentiel de définir les besoins actuels mais également d’anticiper les besoins futurs. Nous l’avons vu dans un précédent article un CRM vous accompagne dans votre développement. Par exemple, aujourd’hui vous avez besoin d’enregistrer x nombre de contacts mais est-ce que le logiciel vous permettra d’en rentrer plus à l’avenir ?

Le moyen le plus efficace de mettre en forme les besoins est la rédaction d’un cahier des charges. Qu’est-ce qu’un cahier des charges ? Ce document écrit définit avec précision les besoins de l’entreprise et comment la solution devra y répondre techniquement. Cela a deux fonctions : bien comprendre et formuler les besoins et se reposer sur ce document pour choisir un logiciel plus facilement.

Pour un CRM, pour vous aider dans la rédaction, ces quelques questions sont essentielles :

  • Quels “problèmes” ai-je besoin de résoudre dans ma structure ? Par exemple, vous avez l’impression de ne pas savoir combien de temps met un commercial pour conclure une affaire, vous avez besoin de mieux classer vos contacts etc. Un logiciel CRM devra être une véritable solution à vos problématiques et un outil ancré dans le quotidien d’une entreprise.
  • Quelles sont les fonctionnalités essentielles selon moi et l’équipe ? Après avoir défini les problématiques au sein de votre entreprise, il est plus facile de savoir quelles fonctionnalités sont importantes pour vous. Ainsi, vous pourrez faire le tri plus facilement au milieu des différents logiciels. Par exemple, s’il est essentiel pour vous d’avoir un outil avec la signature électronique, il faudra le formuler pour rechercher une solution dans ce sens.
  • Est-ce que cet outil doit être en ligne ou non ? Un outil en ligne vous permet rapidement de créer un compte et d’avoir un outil opérationnel rapidement. En revanche, pour un logiciel hors ligne, il faudra prendre en compte le coût d’installation et de mise en jour dans votre budget.

2# Définir le délai et budget

En complément de vos besoins dans un logiciel, il est également important de répondre à deux questions : en combien de temps doit être mis en place le logiciel ? Quel est le budget alloué à ce type de logiciel ? En somme, définir le délai, la durée de mise en place d’un CRM ainsi que le budget est important.

En effet, si le logiciel doit être mis en place dans les semaines qui suivent, vous pourrez poser la question directement aux logiciels que vous sélectionnerez plus tard. De plus, vous pourrez rapidement éliminer des logiciels d’une liste en vérifiant le prix directement sur la page web de leur site internet.

3# Analyser le marché

Une fois vos besoins définis, vous pouvez analyser le marché des solutions CRM 🔍. Et ce n’est pas ce qui manque ! Vous pouvez faire des recherches sur internet sur les différents outils existants. En général, beaucoup d’entre eux proposent des périodes d’essai qui vous permettent de tester l’outil vous même. Dans votre projet, plusieurs questions vous aideront à faire votre choix :

  • Est-ce que l’intégration avec d’autres outils est facile ? Avant la mise en place du CRM, vous utilisez très certainement d’autres outils comme Gsuite, Mailchimp etc. Il est essentiel que le CRM s’adapte à vos outils existants et non l’inverse ! Assurez-vous donc de répertorier les outils que vous utilisez déjà dans chaque équipe.
  • Est-ce possible d’avoir une démonstration gratuite de l’outil ? Premièrement, cela vous permet sans engagement de voir comment fonctionne le logiciel et de poser des questions. Cela vous permettra dans le même temps de mesurer l’efficacité du service client ou du service commercial.
  • Est-ce intuitif ? Rien de pire qu’un logiciel avec de multiples boutons ou une interface peu claire ! Il est important pour vous de savoir si chacun des membres de l’équipe trouvent les informations rapidement et se sentent à l’aise lors de l’utilisation.
  • Est-ce qu’il existe des coûts supplémentaires ? Etant donné que vous avez défini un budget, il est important de savoir si certaines prestations ont des coûts additionnels. Certains logiciels peuvent proposer des fonctionnalités en plus ou une formation payante par exemple.
  • Est-ce que le logiciel est adapté à mon activité ? Renseignez vous pour savoir si des champs personnalisés sont disponibles ou comment le logiciel peut être adapté directement.

Dernier point important et pas des moindres : choisissez en fonction de votre taille ! Le bon CRM pour vous est celui qui répondra à tous vos besoins et non pas celui qui a le plus de fonctionnalités ;). En effet, une PME ne veut pas avoir les mêmes besoins en fonctionnalités qu’une plus grande entreprise.

4# Impliquer vos équipes

Afin qu’un CRM fasse partie intégrante de votre entreprise sur le long terme, impliquer vos équipes est également un point à ne pas négliger.

Pour cela, vous pouvez organiser des réunions pour connaitre les besoins de chacun dans un CRM dans un premier temps. Ils pourront ensuite tester les outils disponibles sur le marché et vous verrez rapidement si chacun le trouve assez intuitif. Si vous le souhaitez, vous pouvez désigner une personne qui s’occupera de faire des reportings sur la solution choisie.

Il faudra également penser à former chacun des utilisateurs sur l’outil pour une mise en place de la solution plus rapide.

5# Suivre l’évolution

Nous y sommes, dernier des 5 conseils sur comment mettre en place un CRM : suivre l’évolution ! Une fois le logiciel mis en place dans votre entreprise, il est important de continuer à mesurer la satisfaction des équipes. N’hésitez donc pas à leur poser des questions sur leur utilisation. S’ils ont des questions plus poussées, une solution sera de leur mettre à disposition les coordonnées du service support. Cela leur permettra d’avoir une réponse plus détaillée.

En suivant l’ensemble de ces étapes de mise en place de votre projet CRM, votre stratégie devrait porter ses fruits !

Axonaut : un CRM facile d’utilisation pour votre TPE/PME

Axonaut est un logiciel français CRM créé pour les TPE/PME. Facile d’utilisation, vous pourrez :

  • Synchroniser facilement vos emails et votre agenda pour ne louper aucune information
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  • Partager l’ensemble de vos documents facilement
5 conseils pour bien choisir votre CRM

Et encore plus de fonctionnalités pour la gestion de votre entreprise ! Est-ce que ces 5 conseils pour choisir votre CRM vous ont été utile ? N’hésitez pas à nous envoyer un message à support@axonaut.com 🙂