Firma electrónica de los presupuestos

La relación comercial es esencial en la gestión de una empresa y su durabilidad. Los presupuestos son el primer documento intercambiado entre tu y tu lead. Debe ser profesional, seguro y una buena representación de tu empresa. Para facilitar los intercambios, es posible utilizar la firma electrónica de los presupuestos, documentos. Fácil, asequible y una verdadera ventaja competitiva, es importante tener la función en tu software de presupuestos online.

El COVID ha acelerado la digitalización de los intercambios y de los procesos comerciales. La firma electrónica de los documentos se ha convertido rápidamente en una ventaja competitiva. Este servicio se generaliza porque es un documento legal y es muy simple de uso (en unos pocos clics, tus clientes pueden firmar tus documentos).

¿Qué es una firma electrónica?

La firma electrónica es una nueva tecnología que permite a todos los empresarios la firma de sus documentos, presupuestos directamente online. Es una acción digitalizada en la que el signatario, en general el lead, el cliente da su aprobación (que tiene un valor legal) en un documento online enviado por una empresa. Así, podemos encontrar estos procesos para los particulares, notarios, los seguros, las suscripciones…

En la ley, las firmas electrónicas tienen el mismo valor jurídico que una firma manuscrita. Deben responder a estas reglas: 

  • Irrevocable: el valor jurídico es idéntico y no se puede cuestionarlo
  • Auténtico: la identidad del signatario está en el documento
  • No se puede volver a utilizarlo
  • Inalterable: no se podrá modificar los documentos firmados online
  • Infalsifiable

Valor jurídico de una firma electrónica

Como lo hemos visto antes, la firma electrónica tiene el mismo valor jurídico que una firma manuscrita. Significa que es válido ante la justicia y admisible como prueba para todos los litigios. 

Además, las firmas electrónicas garantizan la legalidad gracias a: 

  • La conformidad y reglamento europeo eIDAS
  • La fecha de las firmas 
  • El encriptamiento de los datos: HTTPS y TLS
  • La propiedad de los datos RGPD

Es legal, seguro, conforme y simple! La firma electrónica online permite a todas las empresas ganar tiempo en los procesos comerciales y proponer a sus clientes una experiencia simple y eficaz.

 Las ventajas de la firma electrónica

Hay varias ventajas para la firma electrónica. El objetivo de un presupuesto es obtener una firma rápidamente por tus leads, clientes. Debe ser simple y establecer un contrato legal entre ambas partes. La firma electrónica permite responder a todas tus necesidades así como ofrecer una buena experiencia a tus clientes. Antes, era necesario: 

  • imprimir tu presupuesto
  • firmarlo
  • escanearlo 
  • y enviarlo por email 

Estas etapas eran obstáculos en la firma de tus documentos y en tu crecimiento. Gracias a un software de gestión con una solución de firma online, podrás facilitar tus procesos. 

También,en cuanto a  las ventajas de la firma electrónica, hay que tener en cuenta el archivo y la conservación de todos los datos firmados online. Así, se registrará todo en tu software y podrás fácilmente encontrar los datos por si acaso tienes un litigio etc. 

Por fin, podrás reducir los errores humanos porque todo se hará automáticamente. Significa también tener una mejor productividad dado que no dedican tiempo a realizar tareas que exigen demasiado tiempo. Producirán un verdadero valor añadido a tu estructura a diferencia de las tareas administrativas.

La firma electrónica en Axonaut

Axonaut es un software de gestión de presupuestos. Permite la firma de todos los documentos PDF que propones a tus clientes. No vas a perder tiempo en la gestión comercial de tus contratos.

Cómo funciona la firma electrónica de los presupuestos en Axonaut: 

1- Hacer tus presupuestos en Axonaut 

2- Enviarlo por Axonaut en unos pocos clics 

3- Y tu cliente deberá: recibir tu email, consultar el documento, recibir el código de validación y firmar electrónicamente.

Ya está! Tú y tu cliente van a ganar tiempo. Se hace en línea simplemente y con seguridad. 

Tu cliente va a ver esta pantalla cuando envies un presupuesto. Tendrá que hacer clic en el botón: “Firmar en línea”

Después, rellenará las informaciones siguientes: 

Recibirás un email para indicar que tu cliente ha firmado y podrás pasar a la siguiente etapa: facturación, implementación del proyecto…