La facturation en entreprise est un enjeu essentiel dans la vie des entreprises françaises. Obligatoire dans le B2B, dans certains cas dans le B2C. Elles peuvent se retrouver sur plusieurs formes, mais le plus souvent avec des règles strictes et obligatoires communes ! Quelles sont les règles de facturation en entreprise ? Comment optimiser la gestion des factures clients, factures fournisseurs ? Comment un logiciel de facture français permet d’optimiser cette gestion ? On vous explique tout !
La facture est un document légal, recevable par la Justice. Éditer une facture n’est pas un acte anodin car cela oblige les 2 parties : émetteur et récepteur. C’est une note détaillée qui regroupe l’ensemble des produits / services vendus. Porteuse de mentions obligatoires, les factures peuvent être sous format papier et/ou en ligne, numérique. Mais le plus important est que la facture vous permet de vous faire payer !
Il existe des logiciels de facture qui permettent rapidement de facturer ses clients en fonction de la vente réalisée. Ces derniers, aux fonctionnalités diverses, sont régis par des règles strictes (numéro, TVA, adresse de facturation, prix, conservation des factures). Nous vous conseillons de choisir qui respectera les différentes réglementations.
Ils permettront également d’éditer les différentes formes de facture qui existent en France : avancement, acompte, partielle… En effet, ces dernières doivent être rédigées sous certaines conditions.
Voyons ensemble toutes les règles qui régissent les factures entre professionnels, ainsi que les différentes formes possibles.
La législation française impose des mentions obligatoires sur les factures qui sont strictes. Ces dernières sont décidées par l’Administration française. Par exemple, les auto-entrepreneurs doivent facturer avec une mention spécifique. Les entreprises assujetties à la TVA auront d’autres obligations.
Les règles de facturation sont assez nombreuses ! Les amendes en cas d’infractions sont importantes. Raison de plus pour être aux normes avec la législation !
De plus, facturer l’Administration n’est pas si simple. Des règles spécifiques sont aussi présentes. L’obligation de facturation se fait par la plateforme Gouvernementale Chorus Pro ! Un portail public de facturation a aussi vu les jours pour répondre à d’autres besoins.
Il y a aussi des différences entre facturer un particulier, ou facturer une entreprise. En effet, les règles sont différentes, tout comme les impacts en cas de non-respect. Gérer votre facturation n’est donc pas si simple. Pour facturer en toute légalité, découvrez notre dossier sur les règles qui entourent les documents de facturation.
Les factures en ligne ou factures numériques ou factures électroniques sont faites par ordinateur via un logiciel, une application. Petit à petit, la version digitale de la facture remplace la version papier (même si plusieurs millions sont toujours envoyés par ce biais).
Attention, la facturation via Word et/ou Excel n’est pas autorisée en France ! L’obligation de facturation numérique ne permet plus d’utiliser cet outil.
La législation française impose aux entreprises d’accepter les factures en ligne, électronique. Depuis 2017 et jusqu’en 2020, tous les types d’entreprises (TGE, PME, micro-entreprises) ont été obligés d’accepter ce mode de facturation. Cela se généralise avec l’arrivée des factures numériques au format hybride.
Plusieurs avantages vont ressortir des factures en ligne :
En savoir plus sur les factures en ligne : règles, mentions obligatoires, quand les utiliser ?
Dès le 1er janvier 2024, la facturation électronique arrive en France. Cette nouvelle norme de facturation s’adresse à toutes les entreprises, quel que soit le statut juridique, la taille… La facture émise devra répondre à l’ensemble des normes et être au format hybride. Les entrepreneurs, professionnels, micro-entreprises seront tous assujettis, autant anticiper.
Pour vous aider, voici un calendrier de déploiement des factures électroniques :
La gestion de la facturation électronique à 2 avantages (on vous laisse choisir le plus important) :
L’État a mis en place un portail public de facturation qui permet d’éditer les documents au format électronique.
Pour tout savoir sur la facture électronique et les logiciels de facturation en ligne, découvrez notre dossier complet :
Vous envoyez des factures chaque mois, chaque année à vos clients ? Les prestations, services ne changent pas ? Vous vendez des abonnements ? Cela est chronophage car vous ne l’avez pas encore automatisé ?
Vous faites alors des factures récurrentes ou encore factures d’abonnement !
Le but de ces factures est de les automatiser, pour gagner du temps et éviter les erreurs humaines. Il est possible de les programmer, sur des montants, des dates précises.
En savoir plus sur les Factures récurrentes / Factures d’abonnement : règles, mentions obligatoires, quand les utiliser ?
Les factures de situation ou encore factures d’avancement sont surtout connues dans le monde du BTP, bâtiment ou encore le service.
Elles ont pour but de facturer un projet, chantier sur le long terme en fonction de son avancement. Les paiements sont donc échelonnés selon la progression du travail effectué. Généralement ce sont les % qui sont utilisés.
Attention à ne pas confondre Avancement et Acompte. Le dernier est utilisé en amont de la prestation tandis que les situations, avancements sont faites durant le projet.
En savoir plus sur les factures d’avancement : règles, mentions obligatoires, quand les utiliser ?
Concernant les factures partielles, elles sont souvent utilisées dans les marchandises. Lorsque vous avez plusieurs paiements échelonnés, une facture peut être éditée permettant la demande de règlement.
Une des particularités des factures partielles concerne la partie judiciaire. En effet, elles protègent plus les entreprises en cas de litige. Une action en justice par facture partielle.
Pour tout savoir sur ces factures, découvrez notre article dédié :
Comme son nom l’indique, la facture de solde vient clôturer une commande avec une facture définitive qui va reprendre tous les acomptes déjà payés. Elles vont récapituler toutes les prestations, les produits, les services vendus.
Un Proforma ou encore facture Proforma est avant tout un document non comptable ! Elle ne rentre donc pas dans la comptabilité de votre entreprise.
Un Proforma est un mixte entre un devis et une facture. Il sert principalement à bien récapituler :
En savoir plus sur les factures proforma : règles, mentions obligatoires, quand les utiliser ?
Un logiciel de facturation est un outil principalement en ligne permettant l’édition de factures électronique ou facture papier (en imprimant). Établir une facture via un outil de facturation fait gagner beaucoup de temps et permet d’éviter les erreurs humaines. Passez du devis au document de facturation en 1 clic sans faire d’erreur.
Prenant en charge tous les types de facturation : acomptes, abonnements, récurrents, partiels… les logiciels d’édition de facture permettent un gain de temps non négligeable ! De la gestion des clients, en allant à l’encaissement, les automatismes permis sont un atout essentiel pour le développement d’une entreprise.
La gestion de la facturation et des clients ne devrait pas être un fardeau pour les sociétés françaises. Découvrez quels sont les avantages d’un logiciel de facture ? Quel est meilleur logiciel de facturation en ligne ? Comment bien le choisir ? : on vous explique tout cela !
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