Comment suivre ses factures ?

Dans la vie d’un entrepreneur, la facturation est une tâche à effectuer quotidiennement. Cependant, sans organisation précise, cela peut vite devenir une tâche difficile et chronophage. Dans cet article, nous répondrons à la question suivante : comment suivre ses factures ? 👇

Comment effectuer un suivi de sa facturation client ?

Quand on commence dans l’entrepreneuriat, Excel semble être l’outil de référence pour gérer son entreprise et plus particulièrement la facturation. Cependant, votre entreprise grandissant, cela peut devenir difficile d’effectuer un suivi précis de sa facturation.

Comment retrouver le dernier numéro de ma facturation ? Ai-je relancé ce client ? Quand et comment a réglé ce client ? Et ce ne sont que des exemples ! Parmi la multitude des feuilles Excel, il est difficile de s’y retrouver.

Ainsi, un logiciel de suivi des ventes devient rapidement essentiel. Cela permet de centraliser l’ensemble des informations et surtout automatiser l’ensemble du suivi des factures pour gagner un temps précieux.

Un logiciel de gestion vous aidera d’ailleurs dans cet objectif. En effet, ce type de logiciels propose un ensemble de fonctionnalités qui vous permettront d’effectuer un suivi précis de votre facturation. Découvrons les ensemble !

Création de factures à l’image de votre entreprise

Si on veut se différencier de la concurrence ou tout simplement ancrer sa marque dans l’esprit de ses clients, cela peut passer par la création de factures aux “couleurs” de votre entreprise. Cependant, cette tâche peut s’avérer très chronophage : il faut construire l’ensemble de l’identité de zéro sans modèle de base.

Un logiciel de facturation vous permet de gérer cette partie en quelques clics ! En effet, vous pouvez sélectionner en quelques clics vos couleurs, un logo etc et vous retrouverez l’ensemble de ces éléments sur l’ensemble de vos factures. Plus aucun copié/collé n’est donc nécessaire. Vous pourrez même créer plusieurs modèles en fonction d’un type de client par exemple et le sélectionner en un clic.

Vos clients retrouveront donc des factures impactantes, à l’image de votre entreprise. Plus besoin de devenir un expert InDesign ou Word 😉

Des conditions de paiements précises

Dans une facture, il est obligatoire de mentionner les conditions de paiement. Il arrive aussi qu’un client ait des conditions de paiements particulières. Autant d’éléments importants qu’on peut oublier sans automatisation !

Un logiciel de suivi des ventes vous garantit de créer un modèle de factures et insérer l’ensemble des conditions de paiement sur chaque facture. Une spécificité pour un client ? Pas de problème ! Il faudra le préciser également et le logiciel se chargera de le spécifier sur chacune de ses factures.

De plus, vous pourrez télécharger vos conditions générales de ventes (CGV) ou d’autres documents dans chaque modèle. Votre client les verra automatiquement à la suite de vos factures.

Automatisation de la numérotation des factures

Numéroter ses factures correctement cela veut dire quoi ? Cela passe par une numérotation chronologique et dont les numéros se suivent, “sans trou” en somme.

Néanmoins, sans automatisation, il peut être difficile de retrouver manuellement le numéro de la dernière facture ou alors on peut se tromper dans la facturation. C’est une erreur qui peut coûter cher lors d’un contrôle fiscal par exemple !

Avec un logiciel de facturation, vous n’aurez même plus besoin de vous en soucier. En effet, il vous suffit de paramétrer une seule fois et le logiciel se charge d’assurer une continuité dans la numérotation.

Faciliter le paiement de vos factures

Gérer le paiement de ses factures peut être un véritable casse-tête. Si vous proposez le paiement par chèque, on peut par exemple recevoir des chèques sans provision. Faciliter le paiement de vos factures peut également diminuer la part des impayés, véritable danger pour les professionnels. C’est d’ailleurs la première cause de faillite des entreprises en France ! Comment gérer plus efficacement le paiement de ses factures ?

Un des moyens sera de faciliter le paiement de vos factures à vos clients. Ainsi, cela passe par la possibilité de régler directement en ligne vos factures.

Grâce à un logiciel, vous pourrez envoyer un lien directement par mail. En ouvrant ce lien, vos clients arriveront sur un portail qui leur permettront de régler le montant de vos factures. Premier avantage visible : ce portail pourra être à l’image de votre entreprise. Cela augmentera la qualité de l’expérience utilisateur de votre futur client ! Il y aura également plus de chances pour que votre marque reste ancrée dans son esprit.

Deuxième avantage : la facilité d’utilisation. En effet, il suffira à votre client de cliquer sur “payer en ligne”. Quant à vous, vous n’aurez plus qu’à attendre la somme sur votre compte bancaire 💰.

Obtenir un tableau de suivi de paiement des factures

En gérant sa facturation manuellement, il est souvent difficile de s’y retrouver. En effet, l’information est souvent dispersée dans plusieurs endroits. Quand un tableau de suivi de paiement des factures est créé, il est souvent géré manuellement et peut donc contenir des erreurs.

Grâce à l’automatisation que permet un logiciel de suivi des ventes, vous pourrez retrouver un tableau récapitulatif. Vous verrez ainsi en un coup d’œil un tableau détaillé récapitulant : le montant HT, TTC, si et quand la facture a été envoyée ainsi que la date et le moyen de paiement.

Un tableau de bord de suivi de facturation (statistiques CA, dépenses etc)

Une fois que les factures sont émises, il est important d’avoir un suivi des ventes. Dans ce sens, un tableau de bord dans un logiciel de facturation contient des indicateurs essentiels pour connaitre l’avenir de votre entreprise.

En effet, un tableau de bord vous permet d’avoir des chiffres précis sur :

  • Votre prévisionnel de trésorerie et de chiffres d’affaires en fonction notamment des factures ajoutées
  • Le montant des créances clients et fournisseurs
  • Le chiffre d’affaires sur l’année comptable en cours et sur le mois en cours
  • Les montants encaissés et décaissés

Ces informations sont donc générées automatiquement à partir des données enregistrées dans votre logiciel. Plus aucun risque d’erreur pour connaitre la rentabilité de votre entreprise !

Connaitre vos mouvements bancaires en temps réel

Dans la vie d’un entrepreneur, on a toujours un œil sur les entrées ou les sorties de trésorerie. Dans ce sens, un logiciel qui permet de les visualiser en temps réel est un véritable avantage dans votre quotidien !

En effet, un logiciel de facturation peut vous permettre d’avoir une fonctionnalité clé : le rapprochement bancaire. Cela veut dire que vous pouvez connecter vos banques et suivre en temps réel les entrées et sorties d’argent sur votre compte.

Vous pourrez ainsi rattacher des paiements de factures à ces lignes et avoir une visibilité plus claire de votre trésorerie. Cela sera également un atout pour votre comptable qui retrouvera plus facilement.

Relance des factures impayées

Malheureusement, il arrive que vous deviez faire face à des impayés clients. Que faire dans ce cas ?

La première solution sera de mettre en place tout un processus clair de relance de factures impayées et tout cela sans perdre beaucoup de temps ! Est-ce une mission impossible ? Et bien, non !

Un outil de facturation en ligne vous prévient lorsque la facture est arrivée à échéance. Il vous proposera automatiquement un message de relance en fonction du nombre de relances effectués. Vous avez également la possibilité d’envoyer des courriers si besoin.

Comment réaliser un suivi de sa facturation fournisseur ?

De même que pour la facturation client, la facturation fournisseur nécessite un suivi régulier et précis. Pour cela, l’automatisation des données sera votre meilleur allié ! En effet, un logiciel de gestion propose également des fonctionnalités pour obtenir un suivi de vos factures fournisseurs.

Avoir un tableau de bord de suivi

Savoir quand payer ses fournisseurs peut être aussi une vraie perte de temps. Ai-je réglé ce fournisseur ? Si oui, quand ? Un logiciel de gestion de vos factures fournisseurs peut répondre facilement à ces questions !

Grâce à ce dernier, vous pouvez retrouver sur un tableau de bord dédié le montant de vos dettes fournisseurs. Un détail vous est également proposé pour chaque fournisseur et le montant de chaque facture d’achat.

Gérer les justificatifs

Créer des dépenses ou retrouver ses factures d’achat peut être une tâche aussi chronophage que l’édition d’une facture client !

Avec un logiciel de gestion de dépenses, il vous suffit de prendre en photo ou télécharger la facture. Ensuite, grâce à un système OCR, l’outil reconnait automatiquement les caractères et créé la dépense à votre place. Il vous suffira de valider !

Si vous oubliez un justificatif, ce logiciel vous le rappellera pour ne pas oublier votre comptable 🙂

Axonaut : un logiciel complet pour assurer le suivi de votre facturation dans votre TPE

Grâce à un logiciel comme Axonaut, assurer le suivi de votre facturation deviendra plus facile :

  • Créez des factures à l’image de votre entreprise
  • Faites payer vos clients facilement grâce à Stripe, Gocardless ou encore Paypal !
  • Un portail client compris dans votre abonnement où vos clients peuvent retrouver l’ensemble des documents échangés avec eux
  • Un OCR pour ne plus se préoccuper des dépenses !

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