Un presupuesto es el primer documento que tu lead/cliente va a recibir cuando empieces la relación comercial. Así, debe ser profesional, redactado correctamente y sin errores. Hacer sus presupuestos en Excel parece adecuado cuando empiezas tu empresa pero la implementación de un software de presupuestos es esencial para acompañar tu crecimiento y limitar los errores. Descubramos los límites de Excel en la gestión de los presupuestos.
Los procesos internos de las empresas están evolucionando desde hace años. ¡La digitalización ya está en marcha! Word y Excel son herramientas muy utilizadas cuando empezamos una actividad: flexible, poco costoso, es útil para todas las empresas ya que es personalizable.
No obstante, un software de presupuestos y los presupuestos en general deben respetar reglas, normas, formas. Además, esta tarea puede ser fastidiosa y laboriosa por eso es necesario automatizar al máximo.
Vamos a ver juntos cuales son los límites del uso de Excel en la creación de tus presupuestos.
En 2020, más de un 60% de las empresas siguen utilizando Excel para crear presupuestos. Muchas PYMES y microempresas tienen retrasos en la digitalización de los procesos. Es una herramienta potente pero fuente de errores y no es adaptado para asegurar el crecimiento de tu empresa. ¿Por qué parar el uso de Excel en la gestión diaria y la creación de presupuestos?
La primera razón por la cual las empresas utilizan Excel: la creación de los presupuestos, propuestas comerciales. En efecto, permite ahorrar dinero en comparación con adoptar un software de presupuestos.
Sin embargo, los costes anexos y a menudo invisibles son mucho más importantes. Puedes encontrar aquí los límites:
Equivocarse en un producto, un precio, una dirección. Eso sucedió a todos los emprendedores del mundo (no eres solo). Con Excel para la creación de los presupuestos, hay que copiar y pegar, no se puede ver muy bien las columnas todo el tiempo…
Puede afectar a tu empresa y ser costoso (muy costoso) rápidamente como el tiempo perdido, un precio incorrecto por ejemplo etc.
Tener un fichero Excel con tus datos puede ser peligroso! En efecto, por si acaso pierdes datos, no los guardes, olvides, alguien comete un error… tendrá un impacto en tu crecimiento, tu volumen de negocios.
¿Cuándo enviar recordatorios para un presupuesto? Con presupuestos en Excel, es muy complicado saber qué ha pasado con tus clientes. ¡La ausencia de recordatorios va a afectar a tu crecimiento!
El objetivo de un empresario es ahorrar tiempo y también para sus colaboradores. Con Excel, tienen un fichero que no comparten y no permite automatizar y colaborar.
Además de perder tiempo, puede afectar las relaciones con los clientes: llamar a un cliente dos veces, entrar datos varias veces… Con la competencia creciente no es posible tener una experiencia cliente desastrosa.
Con el uso de una tabla Excel para hacer presupuestos, no hay la oportunidad de personalizar mucho. El presupuesto es el primer documento comercial que un lead/cliente recibe. Con un diseño “aproximativo”, los presupuestos en Excel no dejarán una buena impresión de tu empresa y de tu profesionalismo.
Las nuevas tecnologías permiten automatizar los presupuestos. Permiten realizar tus propuestas comerciales fácilmente y profesionalmente.
La experiencia cliente se ha convertido en el primer factor de diferenciación. Personalizar presupuestos, la relación con los clientes, los recordatorios etc son elementos importantes, hay que tomarlos en cuenta al crear presupuestos y facturas. Utilizar un software de presupuestos online te permitirá crecer rápidamente y eliminar las tareas que requieren tiempo y sin valor añadido.
Como lo hemos visto, la gestión de los presupuestos dentro de una empresa puede convertirse en una pesadilla! Pérdida de tiempo, de informaciones, de dinero, las tablas Excel no son colaborativas. Así, es importante adoptar un software eficaz y seguro para crear tus presupuestos.
Adoptar Axonaut, el software de presupuestos para las microempresas y PYMES, te permite:
Puedes enviar el presupuesto directamente por email a través de Axonaut con una plantilla predeterminada:
Gracias a la “doble función” de Axonaut, podrás convertir un presupuesto en una factura directamente.
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