Axonaut permet de gérer en temps réel vos fournisseurs, dépenses, commandes ! Découvrez les fonctionnalités dans cet article !

Gérer ses dépenses devient simple avec Axonaut ! Découvrons ensemble les différentes fonctionnalités mises à votre disposition.

I- Fournisseurs

Dans la partie « Fournisseurs » du menu « Achats » vous avez la possibilité de centraliser l’ensemble de vos fournisseurs. Vous détiendrez les informations suivantes :

Nom du fournisseur
Le(s) contact(s)
La catégorie du fournisseur
Le coût total de ce fournisseur pour votre structure
Le coût sur l’année en cours
Le récurrent si il s’agit d’une dépense récurrente (loyer par exemple)
La date de 1ère et dernière dépense
Le dernier échange (email, téléphone, rdv)

C’est à partir de cette interface que vous pourrez aussi créer vos fournisseurs grâce au bouton : « Ajouter un fournisseur »

En cliquant sur 1 fournisseur, vous serez amené sur sa « fiche fournisseur ». Ici toutes les informations seront centralisées : échanges, coordonnées, contacts, commandes, documents…

II- Le menu dépenses

Cela ressemble à un tableau où seront indiquées toutes vos dépenses, triées par date. Vous pourrez filtrer, rechercher rapidement des dépenses pour trouver le justificatif par exemple. Vous retrouverez trois onglets :

Synthèse : l’ensemble des dépenses sont enregistrées ici.
A traiter : ce sont les dépenses que vous n’avez pas encore payé.
Prévues à valider : ce sont les dépenses récurrentes mises en place.

1) Ajouter une dépense

Pour ajouter une dépense, c’est tout simple ! Deux manières sont possibles

Cliquez sur le bouton « Ajouter une ou plusieurs dépenses » dans la liste des dépenses :
Cliquez sur le « + » en haut à droite et ajoutez une dépense :

Cela ouvrira l’interface suivante :

Vous pourrez ensuite télécharger un ou plusieurs documents et grâce à la technologie OCR, Axonaut reconnaîtra automatiquement les caractères sur vos tickets. C’est aussi simple que ça !

À la fin de votre exercice comptable ou lorsque vous en avez besoin, il est possible d’exporter ce tableau dans le format souhaité par votre comptable et/ou logiciel comptable.

III- Les Commandes

Il peut s’avérer que vous avez besoin de créer des commandes/dépenses récurrentes et des bons de commande pour vos fournisseurs. Cela est possible dans Axonaut. Voyons ensemble comment faire !

1) Les commandes récurrentes

L’abonnement téléphonique, le loyer, les forfaits, les logiciels sont souvent des coûts récurrents. C’est pour cela que Axonaut vous permet de les créer. Cela permettra d’indiquer à Axonaut que cette dépense revient mensuellement par exemple. Il adaptera ainsi votre prévisionnel de trésorerie automatiquement.

Pour ce faire, il faut cliquer sur « Ajouter une commande fournisseur ». Une interface s’ouvrira avec les informations suivantes :

La seule différence avec une dépense classique sera de renseigner « Récurent » à la place de « Ponctuel ». Ainsi vous mettrez les dates, la récurrence.

2) Les Bons de commande

Pour créer des Bons de commande dans Axonaut, il suffit de suivre la procédure ci-dessus mais en l’adaptant.
En effet, il faut créer votre commande normalement > la valider. Vous arriverez sur cette interface :

Il suffira de cliquer sur le « + » dans la partie « Bons de commande ». L’espace d’édition du Bon de commande s’ouvrira pour remplir les informations nécessaires et vous validez.

Votre Bon de commande est créé !

Vous pourrez l’envoyer par mail à votre fournisseur, de manière simple !

IV- Les Notes de frais et Indemnités Kilométriques

1) Les Notes de frais

Vous ou vos salariés faites des Notes de frais au nom de l’entreprise ? Axonaut vous permet de les créer en quelques clics !

Cliquez sur « Ajouter une note de frais » et rentrez les informations comme pour une dépense. L’OCR vous permettra de gagner du temps.
De plus, il est possible de prendre la photo de votre justificatif directement depuis votre portable et l’application Axonaut disponible sur Android et iOS.