la facture électronique dans le service public

La facture électronique dans le service public

La facturation électronique dans le service public est le sujet du moment. Ces dernières années, la facturation pour les entreprises a été l’objet de nombreux changements.

En effet, dans le but de lutter contre la fraude à la TVA et simplifier les démarches administratives, les gouvernements européens mettent en place toute une série de lois pour la mise en œuvre de la facturation électronique.

Ainsi, l’état français a décidé de mettre en place dans un premier temps la facturation électronique dans le marché public. Découvrez dans cet article en quoi consiste l’implémentation de la facture électronique dans le service public 👇

La facturation électronique dans les collectivités : le calendrier de déploiement

Avant de passer à la facturation électronique obligatoire pour les entreprises B2B, l’état français a décidé de déployer la facture électronique dans les collectivités. Dans l’article 3 de l’ordonnance du 26 juin 2014, le gouvernement a prévu une mise en place progressive pour les entreprises qui traitent avec les marchés publics :

  • A partir du 1er janvier 2017, les grandes entreprises de plus de 5000 salariés et les personnes publiques devront envoyer des factures au format électronique.
  • Dès le 1er janvier 2018, cela a été au tour des entreprises de taille intermédiaire (ETI), c’est-à-dire avec un nombre d’employés allant de 250 à 5000.
  • C’est à partir du 1er janvier 2019 que les petites et moyennes entreprises (PME) entre 10 et 250 salariés ont dû se conformer à cette nouvelle loi sur la facturation électronique dans le secteur public.
  • Enfin, le déploiement s’est terminé avec une mise en œuvre dans les microentreprises qui comptent moins de 10 salariés.

Cette réforme a été motivée par plusieurs raisons. Premièrement, la facture électronique permet de réduire l’impact écologique des entreprises. Imprimer du papier peut faire du mal à la planète mais également au porte monnaie des collectivités 😉.

Autre point important : améliorer les délais de paiement des entreprises. Avec la facturation électronique, il est plus facile de régler le paiement des factures en ligne pour les clients. De plus, vous pouvez relancer plus facilement les clients avec des rappels automatiques.

Marre de voir les informations dispersées à plusieurs endroits ? Un logiciel de facturation électronique vous permet de les archiver dans un seul et même endroit. Cela vous permettra de gagner du temps au quotidien.

Facturation électronique marchés publics : qu’est-ce que Chorus Pro ?

Lorsque vous avez conclu un accord commercial avec une collectivité, créer une facture électronique est donc devenu une obligation pour les entreprises. Néanmoins, cela va encore plus loin ! En effet, dès 2016, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a mis en ligne la plateforme Chorus Pro gratuitement. Qu’est-ce que Chorus Pro ?

C’est devenu la plateforme de référence pour la facturation électronique dans le marché public. Pour les professionnels, elle permet de :

  • Déposer vos factures électroniques
  • Suivre plus facilement les délais de traitement de vos factures
  • Ajouter des documents annexes

Si vous ne vous êtes jamais identifié sur Chorus Pro, il vous faudra créer un compte utilisateur directement. Pour cela, la plateforme vous invitera à renseigner votre adresse de connexion, votre numéro de SIRET pour commencer. Ensuite, vous devrez remplir un formulaire et activer les espaces de travail dont vous avez besoin.

création de compte sur Chorus Pro
Les différentes étapes d’activation de votre compte sur Chorus Pro

Facturation électronique au secteur public : comment fonctionne Chorus Pro ?

le cycle de vie d'une facture électronique sur Chorus Pro
Le cycle de vie d’une facture sur Chorus Pro

Une fois que vous avez créé votre compte sur Chorus Pro, vous pourrez commencer à créer vos factures électroniques pour les collectivités sur un logiciel de facturation conforme. Pour la déposer, rien de plus simple car vous n’avez pas besoin d’établir de connexion entre votre outil et Chorus Pro. Il vous suffira de télécharger la facture et l’importer directement sur votre compte.

Plus précisément, vous pourrez cliquer sur facturation dans les domaines Chorus Pro, factures émises et déposer facture : c’est aussi simple que cela !

Dès que la facture a été validée et envoyée à votre destinataire sur le portail, la facturation électronique pour la commande publique suit un cycle de vie bien précis.

La facture a été acceptée

Premièrement, la facture passe en statut “déposé” pour laisser le temps à la plateforme de vérifier la conformité du document. Ensuite, elle passe en général peu de temp après au statut “mise à disposition du destinataire” signifiant que votre client l’a bien reçu et va la traiter. Si la facture ne nécessite aucune modification, un nouveau statut lui sera attribué : “service fait” et peu de temps après “mandatée” pour indiquer qu’elle va être remise au comptable. Viennent ensuite les statuts “mise à disposition du comptable” et “comptabilisée” pour vous informer que le comptable prend en compte votre facture.

Dernière étape : l’état “mise en paiement” qui prendra plusieurs jours, le temps que vous receviez la somme sur votre compte bancaire. Attention cependant ces statuts sont facultatifs, il n’est donc pas obligatoire de les renseigner. Pour savoir quel organisme renvoie le statut “mise en paiement”, un annuaire des structures publiques est à votre disposition.

La facture doit être modifiée

A l’inverse, dans le cas où votre facture n’a pas été validée par votre client, la facture vous sera renvoyée pour modification. Vous verrez alors trois statuts distincts pour vous indiquer quels éléments doivent être modifiés. L’état “à recycler” vous signale que vous avez commis une erreur sur les données de facturation (SIRET, code service etc). Le second état “suspendue” vous informe que des pièces jointes sont manquantes. Quant au troisième statut, “rejetée”, cela veut dire que la facture comporte une erreur sur le montant ou la prestation.

Chorus Pro – Axonaut : des factures électroniques en quelques clics et conformes

Axonaut est un logiciel qui a été conçu pour vous entrepreneurs dans des TPE ou PME. Ainsi, vous pouvez retrouver et créer facilement vos données. En effet, avec Axonaut, vous pouvez éditer une facture en quelques clics : TVA, montant, produits, marge. Tout est paramétrable pour retrouver l’information en un clic au moment de la création de vos factures électroniques. Objectif : gagner du temps au quotidien et vous concentrer sur votre cœur de métier !

Grâce à l’import des factures Axonaut dans Chorus Pro, vous aurez une meilleure visibilité de l’état de santé dans votre entreprise. En effet, une fois les factures déposées sur Chorus Pro, le traitement est clair et vous avez besoin de moins de suivi de vos factures électroniques pour le secteur public.

Cela aura aussi un aspect bénéfique sur votre trésorerie. Vous pourrez voir en temps réel l’état de votre trésorerie et les délais de paiement seront réduits. En effet, cette plateforme facilite le traitement des factures ainsi que les paiements. Le processus étant plus clair, la somme va plus rapidement sur votre compte en banque !

Un autre critère important pour les entrepreneurs : la sécurité des données. C’est souvent un sujet au cœur des préoccupations des chefs d’entreprises et à juste titre ! La plateforme Chorus Pro vous permet de traiter vos données en toute sécurité sur un serveur dédié. C’est également le cas d’Axonaut, logiciel conforme anti fraude à la TVA.

Si vous avez des questions sur Axonaut et la connexion avec Chorus Pro, n’hésitez pas à nous écrire à support@axonaut.com !