Gestion des impayés : les étapes à suivre

Les retards de paiement sont un réel problème pour la trésorerie des entreprises françaises. C’est d’ailleurs la première cause de faillite des entreprises en France. Afin d’avoir le moins d’impayés possible dans votre entreprise, nous vous aidons à mettre en place une bonne stratégie de gestion des impayés dans cet article dédié !

Qu’est-ce qu’un impayé ?

Vous ne savez pas quand lancer un processus de relance ? Pour le savoir, nous commençons cet article par répondre à cette question : qu’est-ce qu’un impayé ?

Juridiquement parlant, si vous constatez un retard de paiement même d’un jour, cela constitue un impayé. Une créance devient donc un impayé à partir du moment où elle n’a pas été payée à échéance. Avant d’entamer toute une procédure de gestion des impayés, vous devez cependant vous assurer que la créance existe bel et bien et qu’elle est incontestable. Pour cela, la facture avec la date d’échéance bien mentionnée représente une preuve de l’impayé.

Comment gérer les impayés ?

Pour savoir comment gérer les impayés, il est important de distinguer deux types de recouvrement de vos créances : les recouvrements à l’amiable et judiciaire.

Le premier a pour but de régler le problème sans passer devant un tribunal. Il vous permet d’avertir que vous avez constaté un retard de paiement et de possibles poursuites judiciaires à venir. Lorsque tous les recours à l’amiable n’ont rien donné, votre entreprise devra envisager un recouvrement judiciaire. Ce dernier étant uniquement privilégié lorsque votre client n’a pas donné suite à vos relances. En effet, il peut dégrader la relation client sur le long terme.

Pour obtenir rapidement votre dû, nous vous détaillons les différentes étapes à respecter pour une gestion des impayés clients efficace dans votre entreprise !

La gestion des impayés par la conciliation

Lorsque vous constatez une situation d’impayé, la première étape consistera à appeler ou envoyer un courrier électronique informel à votre client pour lui rappeler qu’une facture est en attente. Le décret n° 2015-282 du Code de Procédure Civile vous oblige d’ailleurs à prioriser ce type de relance dans un premier temps. Objectif : conserver une bonne relation client en restant courtois !

La relance courrier ou email : la deuxième étape dans la gestion des impayés à l’amiable

Si la phase de conciliation ne vous a pas permis d’obtenir votre dû, il faudra passer à la rédaction d’une lettre de relance.

Pour la première relance pour impayé, votre lettre devra être brève et précise. Elle devra aussi récapituler le montant de la créance ainsi que les pénalités de retard. N’hésitez pas à envoyer la facture en pièce jointe pour rappel.

C’est seulement dans la deuxième relance que vous devrez être plus ferme. En effet, elle aura pour but principal d’être un avertissement avant de lancer un processus judiciaire. 

Il est d’ailleurs important de conserver un historique de ces relances au cas où vous devez poursuivre sur une mise en demeure. 

La mise en demeure

Si la procédure de gestion des impayés à l’amiable n’a pas abouti, vous devrez envisager la mise en demeure. Pour l’envoyer, il faudra respecter plusieurs règles : 

• Votre client devra résider ou avoir son siège social en France.

• Vous devrez démontrer que vous avez relancé votre client et qu’il existe bel et bien un retard de paiement.

• L’entreprise ne doit pas être en cessation de paiements.

La mise en demeure a pour objectif de prévenir de régler la facture dans le temps imparti avant d’entamer des poursuites judiciaires. Pour qu’elle soit conforme, nous vous conseillons de passer par un huissier ou un avocat. Il l’enverra par lettre recommandée avec accusé de réception. Grâce à un professionnel, elle contiendra les éléments obligatoires à savoir : 

• La date du courrier.

• Les coordonnées du destinataire et de l’expéditeur.

• Le récapitulatif des lettres de relance.

• La demande du règlement de la facture.

• Le délai définitif de paiement. Nous vous conseillons de ne pas fixer un délai trop court pour être sûr d’obtenir le paiement à ce stade.

• La mention mise en demeure.

• Votre signature.

La procédure de recouvrement amiable simplifié

Si vous n’avez pas reçu de réponse suite à l’envoi de la mise en demeure, vous avez encore un dernier recours avant de passer par la voie judiciaire : la procédure de recouvrement amiable simplifié. Attention toutefois, elle vous concernera uniquement pour des créances en dessous de 5000 euros.

Un huissier pourra ainsi constater une situation d’impayé et vous permettre d’obtenir un titre exécutoire. Cela veut dire qu’il pourra procéder au recouvrement par le moyen légal de son choix.

Pour prendre effet, le débiteur devra accepter de régler les sommes selon les modalités définies. Si votre client ne règle toujours pas sa dette malgré son accord, l’huissier pourra procéder à la saisie de biens ou directement sur revenus.

Contrairement à des procédures judiciaires lourdes, elle ne dure environ qu’un mois.

Le recouvrement judiciaire

Si vous devez en venir au recouvrement judiciaire, vous devrez vous adresser à un tribunal de proximité dans le cas d’un client particulier. Concernant le B2B, vous devrez saisir le tribunal de commerce. Dans tous les cas, il est toujours mieux de se faire accompagner par votre assurance qui offre en général un service d’assistance ou de protection juridique.

Pour les impayés dans une entreprise, plusieurs types de procédures sont utilisés :

• L’injonction de payer : pour cette procédure assez courte (entre 2 et 8 mois), le juge pourra vous délivrer une décision de “portant sous injonction de payer”. Suite à cette décision, vous aurez un délai de 6 mois pour notifier votre client via un huissier de justice. Il pourra refuser ou accepter de faire suite à cette décision pendant 1 mois. Si le débiteur refuse, le juge vous convoquera vous et votre client pour trouver un autre moyen. S’il accepte, il devra payer dans un délai d’1 mois. Dans le cas où vous n’avez pas reçu de paiement, vous devrez demander à un huissier de récupérer l’intégralité de vos frais de justice ainsi que le montant de la facture. Si le juge n’a pas accepté cette requête, vous devrez lancer une autre procédure (la procédure d’assignation en paiement au fond).

• L’assignation en référé : vous pourrez avoir recours à cette procédure après la mise en demeure seulement dans deux cas précis : si le non-paiement porte atteinte à votre intégrité ou celle de votre entreprise. Elle vous permet ainsi d’obtenir une provision. Cela vous donne le droit d’obtenir le règlement des frais liés aux procédures judiciaires à titre provisoire le temps que le litige soit réglé.

• L’assignation en paiement au fond : contrairement à l’assignation en référé, elle vous permet d’obtenir une décision définitive. Cela implique de se rendre devant un tribunal et de recevoir un titre exécutoire. Cette démarche est plus coûteuse et peut prendre entre 6 mois et deux ans.

Un moyen de ne pas avoir à affronter toutes ces étapes est d’avoir recours à l’affacturage dès le début de la procédure de gestion des impayés. Cela consiste à confier vos créances à une société de recouvrement.

Le suivi des impayés sur Excel

En tant qu’entrepreneur, le premier réflexe est d’assurer le suivi des impayés sur Excel. Et pour cause : c’est un outil simple d’accès et utilisé par tout le monde ! 

Pour éviter le moindre oubli, votre fichier devra contenir les colonnes suivantes : 

• Le nom et les coordonnées du client.

• La date d’émission de la facture.

• La date d’échéance de la facture.

• La somme non réglée.

• Le nombre de relances ainsi que les dates correspondantes.

Cependant, les limites d’Excel peuvent vite apparaître au fur et à mesure de son utilisation. En effet, un tableau de suivi des créances clients doit être mis à jour quotidiennement pour être efficace. Vous n’êtes donc pas à l’abri d’oublis ou encore d’erreurs ! Ceci peut fortement impacter la gestion des impayés clients. 

De plus, si plusieurs personnes travaillent en même temps sur cette partie, le manque de collaboration en interne va vite se faire ressentir. Vos équipes ne recevront pas de notifications ou encore vous n’aurez pas d’historique disponible en temps réel.

Pour lutter contre les impayés dans une entreprise, la meilleure solution sera l’adoption d’un logiciel de trésorerie dédié.

Axonaut, logiciel de trésorerie efficace pour la gestion des impayés

La gestion des impayés passe aussi par la connaissance de ces clients et la connaissance de l’argent disponible. Contrairement à Excel, un logiciel de trésorerie vous permet de connaître rapidement toutes les informations nécessaires pour piloter son entreprise et d’optimiser votre processus de relance client grâce à plusieurs fonctionnalités :

• La relance automatique de vos factures impayées.

• La création d’acomptes en quelques clics. En effet, créer des acomptes vous permet de récupérer de la trésorerie et prendre moins de risques.

• Un tableau de bord avec des statistiques en temps réel : cash disponible, créances, dettes et prévisionnel de trésorerie.

En conclusion, dans la gestion des impayés, vous devez prioriser le recours à l’amiable comme les relances. Pour le suivi, un logiciel de trésorerie vous aidera à bien suivre les entrées et sorties et automatiser la gestion de vos relances. Dans un second temps, sans retour de votre client, vous pourrez opter pour la voie judiciaire. N’hésitez pas à vous faire accompagner par un avocat ou huissier pour mener à bien ces procédures.