En tant que professionnel, entrepreneur, vous allez créer ou recevoir des devis. Mais pourquoi faire un devis ? Quelle est son utilité ? Comment faire un devis ? En effet, les devis en France doivent suivre des règles pour s’assurer de la conformité de ce document. Dans cet article, nous répondons à ces questions !
Pour répondre à la question “qu’est-ce qu’un devis ?”, commençons par la définition juridique du devis.
C’est un document commercial écrit par un fournisseur qui apporte une description détaillée d’un produit ou d’un service. L’entreprise s’engage à ne pas le modifier tant que l’acheteur n’a pas demandé de modification ou qu’il renonce à l’achat. Les conditions d’engagement d’un devis sont d’ailleurs définies dans les articles 1779, 1787 et suivants du Code Civil.
Pour résumer, tant que le devis n’est pas signé, ni le prestataire ni le client ne sont engagés dans la relation commerciale. En revanche, en tant que fournisseur, vous êtes tenu de remplir cette offre jusqu’à la date de validité. Ainsi, c’est seulement à la signature du devis client qu’il a valeur de contrat. En effet, à la signature électronique ou manuscrite du document avec la date, l’entreprise et le client s’engagent à remplir les termes du contrat.
C’est quoi un devis ? Quelle est la définition en comptabilité du devis ?
Tout comme les bons de commande et les bons de livraison, les devis ne doivent pas être saisis en comptabilité. Au même titre que les autres documents commerciaux, le devis doit être conservé pour une durée de cinq ans. Si vous avez choisi d’opter pour la signature électronique de vos devis, il faudra alors les conserver pendant 10 ans.
Autre règle comptable à respecter : le devis doit être réalisé en double exemplaire et chaque partie doit conserver une copie.
De plus, d’un point de vue comptable, il est également important d’établir la différence entre un devis et une facture. En effet, ces deux documents sont dans un cycle commercial mais n’ont pas la même utilité. Alors que le devis a pour but d’informer le client, la facture vient conclure la vente et apporter une preuve comptable de la transaction. Une fois éditée, la facture en elle-même constitue un engagement alors qu’il faut attendre la signature du devis pour que cela soit le cas. De plus, le devis n’est pas forcément obligatoire alors qu’une facture l’est obligatoirement pour justifier d’une vente.
Si ce document n’est pas forcément obligatoire et ne justifie pas comptablement d’une vente, pourquoi faire un devis à vos clients ?
Le devis sera le premier document que vous échangerez avec un client. Il est donc l’occasion de donner une image positive de votre entreprise. En effet, c’est le document idéal pour rassurer votre client et lui démontrer votre crédibilité, votre sérieux et également expertise. Si par exemple, vous avez eu des entretiens commerciaux avec lui, le devis vous permettra de récapituler les besoins formulés et en quoi vous y répondez.
De plus, votre client pourra vous demander un réajustement des conditions plus facilement sur ce document. En effet, si vous souhaitez modifier des conditions sur une facture, il sera nécessaire de le justifier comptablement.
Autre élément important : il sert à sécuriser la relation commerciale avec votre client. En indiquant dès le départ vos mentions légales ainsi que vos conditions générales de vente, vous vous protégez davantage en cas de litige. Faire signer vos devis permet également de garder un historique de votre relation commerciale et de le faire valoir si besoin en cas de conflit ou d’impayés.
Enfin, certaines activités n’ont pas même pas à se poser la question de pourquoi faire un devis, son édition est obligatoire.
À quoi sert le devis ? Pour certaines activités, le devis professionnel est obligatoire pour présenter ses services :
De manière générale, le devis client est également obligatoire dès que la prestation réalisée dépasse un montant de 1500 euros.
Pour savoir comment faire un devis, le plus pratique et le plus rapide sera d’adopter un logiciel de devis. En effet, il vous permettra de créer en quelques minutes un devis conforme à la législation en vigueur. Pour gagner encore plus de temps, avoir un logiciel de devis et facturation comme Axonaut vous permettra de passer du devis à la facture automatiquement sans avoir à recréer une facture de zéro !
En somme, un logiciel de devis et facturation vous permet d’automatiser la création de vos documents comptables et également s’assurer de la conformité de ces derniers. Vous pouvez donc retrouver facilement ce que doit contenir un devis :
En fonction de votre activité, d’autres mentions doivent apparaître. Par exemple, pour les devis BTP, vous devrez faire apparaître la gestion des déchets. De même pour les auto-entrepreneurs, étant sous le régime de la franchise en base de TVA, il faudra le mentionner dans le devis. Comment faire un devis sans TVA pour un auto-entrepreneur ? Vous devrez indiquer la mention “TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”.
Pour automatiser cette partie, nous vous présentons également un exemple de devis ci-dessous !
Vous avez compris pourquoi faire un devis était important mais vous ne savez pas encore bien à quoi doit ressembler un devis conforme ? Nous vous présentons un exemple de devis avec le logiciel de devis et facturation Axonaut qui vous permet d’en créer en quelques clics ! Création de devis et factures, personnalisation, paiement en ligne, signature électronique : Axonaut vous assure de vous débarrasser des tâches administratives chronophages pour vous concentrer sur votre activité :
Pour conclure, faire un devis vous permet d’établir une relation de confiance avec vos clients. Dans certains cas, il est même obligatoire. Respectant des règles bien précises, il doit également comprendre des mentions légales relatives à votre activité. Une fois signé, il a valeur de contrat et vous assure une preuve en cas d’impayés ou autre litige.
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