Facture, reçu : quelles différences et quand les utiliser ?

La facture et le reçu sont des documents importants dans la vie et la gestion financière d’une entreprise. Bien qu’ils soient parfois utilisés de manière interchangeable, ils ont des significations distinctes.

Alors quelle est la différence entre facture et reçu ? Cet article a pour but de démystifier ces deux termes, de présenter leurs caractéristiques, et de souligner leur importance dans la gestion quotidienne d’une TPE/PME.

Qu’est-ce qu’une facture ?

Une facture est un document formel émis par un vendeur à un acheteur, qui détaille les biens ou services fournis, leur prix, et les conditions de paiement. Elle sert de preuve de paiement également. Elle a donc une valeur juridique, commerciale, comptable et fiscale.

Quelles informations doit contenir une facture ?

Pour émettre une demande de paiement conforme, la facture doit répondre à différentes règles. Elle doit notamment être rédigée en langue française, établie en deux exemplaires (l’original étant remis au client) et comporter des mentions obligatoires :

• La date d’émission.
• Le numéro de facture, qui doit être unique et chronologique.
• Le numéro du bon de commande éventuel.
• La date de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation.
• Les coordonnées et l’identité de l’acheteur.
• Les coordonnées et l’identité du vendeur (dénomination sociale, adresse du siège social et de facturation, numéro de SIRET ou SIREN).
• La désignation du produit ou service vendu (description, référence, quantité, prix unitaire…).
• Les éventuels frais de transport ou d’emballage.
• Le numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (sauf si le montant total hors-taxes de la facture est inférieur ou égal à 150 €).
• Le taux de TVA appliqué.
• Le montant dû total à payer hors-taxes et toutes taxes comprises.
• Les éventuelles remises et réductions de prix.
• Les informations sur le paiement (date de paiement, taux de pénalité en cas de retard, conditions d’escompte, si applicable).

Quand émettre une facture ?

La facture est obligatoire dans le cadre d’une transaction entre professionnels ou d’une opération de vente en ligne ou à distance.

Dans l’éventualité d’une vente à un particulier, si l’acheteur fait la démarche de demander une facture ou si le montant TTC dépasse 25 €, vous devrez la fournir à votre client.

Il existe différents types de factures en fonction des situations :

• La facture proforma est un document émis à la demande du client pour qu’il se fasse une idée du budget nécessaire à son achat. Elle n’a pas de valeur juridique ni comptable, mais peut permettre à l’acheteur de demander un crédit par exemple. Ce type de facture n’est pas un contrat, contrairement au devis signé.
• La facture d’acompte est émise lorsqu’une partie de la somme demandée est réglée par le client avant de démarrer le contrat.
• La facture de clôture, ou facture définitive, est émise à la fin de la prestation. Elle prouve l’achat de produits ou de services.
• La facture d’avoir permet de rectifier ou d’annuler une facture en cas d’erreur. Elle est nécessaire pour rembourser ou annuler une vente.
• La facture mensuelle est émise dans le cas d’une transaction de vente récurrente.

Qu’est-ce qu’un reçu ?

Un reçu de paiement (aussi appelé reçu, preuve de paiement ou parfois ticket de caisse) est un document attestant la réception d’une somme d’argent suite à une transaction commerciale. Il est délivré après le paiement, et le reçu sert de preuve pour l’acheteur. Il peut être émis par toute structure juridique comme une société, une association, ou une micro-entreprise.

Quelles informations doit contenir un reçu ?

Le reçu n’est pas réglementé, mais il est d’usage d’y inclure les mentions suivantes :

• Les informations relatives au vendeur et à l’acheteur (non, adresse et coordonnées).
• Un numéro de reçu unique.
• La description du bien ou du service payé.
• La date de paiement.
• Le mode de paiement utilisé (espèces, chèque, carte…).
• Le montant payé.
• Le solde restant à régler, si applicable.

Dans quel cas faire un reçu ?

La délivrance d’un reçu peut intervenir dans diverses situations commerciales, apportant une preuve de paiement essentielle tant pour le vendeur que pour l’acheteur. Voici quelques circonstances typiques :

• Paiements en espèces : pour confirmer le paiement lors d’une transaction effectuée en liquide.
• Acomptes ou Arts : lors du versement d’un acompte, notamment pour sécuriser une réservation ou une commande.
• Paiements de montants importants : dans les transactions impliquant des montants significatifs, utile pour la tenue des registres comptables et la transparence financière.
• Services professionnels : après la prestation et le paiement d’un service professionnel, offrant une traçabilité et une assurance au prestataire et au client.
• Achats avec garantie : pour activer ou réclamer une garantie, assurant une certaine sécurité à l’acheteur et permettant au vendeur de gérer efficacement les retours ou les réclamations éventuelles.

L’émission de reçus dans ces différentes situations renforce la transparence et la confiance entre les parties impliquées, tout en assurant une gestion comptable rigoureuse.

Facture, reçu : quelles différences ?

Reçu de paiement ou facture ? Ces deux documents sont bien différents l’un de l’autre et interviennent à des moments distincts du cycle de vente.

Quels sont les objectifs de la facture et du reçu ?

La facture et le reçu jouent un rôle crucial dans la documentation des transactions commerciales. La facture, émise avant ou au moment de la transaction, a pour objectif de détailler la nature, la quantité et le prix des biens ou services vendus, ainsi que les conditions de paiement. Elle est également un élément indispensable pour la comptabilité et les obligations fiscales des entreprises. De plus, elle permet d’établir une demande formelle de paiement auprès de l’acheteur.

Le reçu, quant à lui, est une preuve de paiement émise après la transaction. Son objectif principal est d’attester que le paiement a bien été reçu par le vendeur. Il peut également servir de preuve d’achat pour l’acheteur, notamment en cas de garantie ou de retour de marchandise.

La facture et le reçu ont-ils la même valeur légale ?

Juridiquement parlant, la facture et le reçu ne se situent pas sur un pied d’égalité. La facture a une valeur légale, commerciale, comptable et fiscale. Elle est obligatoire dans le cadre des transactions entre professionnels, ou entre professionnels et particuliers sous certaines conditions. Elle permet non seulement de réclamer le paiement, mais aussi de justifier les entrées et sorties en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.

Le reçu, quant à lui, est un type de document qui a une valeur principalement attestative. Il prouve la réception du paiement et qu’il a bien été effectué. Bien qu’il ne soit pas toujours obligatoire, il est recommandé, notamment en cas de paiement en espèces ou pour des montants importants. Sa présentation peut être requise dans diverses situations, comme la garantie d’un produit, la contestation d’un paiement, ou encore pour la tenue de la comptabilité personnelle de l’acheteur.

Ces deux documents, bien distincts, contribuent à la transparence et à la rigueur de la gestion financière et comptable des entreprises. Ils sont complémentaires et assurent une traçabilité des transactions commerciales.

Émettre une facture acquittée ou un reçu dépendra donc de votre situation.

Pourquoi automatiser la création de factures ?

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Vous pourrez, en quelques clics, configurer l’envoi automatisé de factures récurrentes : une fois programmé, vous ne vous souciez plus de rien. Vos clients peuvent payer en ligne, et vous recevez l’argent directement sur votre compte.

Ainsi, vous ne pourrez plus vous tromper entre reçu et facture puisqu’Axonaut s’occupe de tout !