Votre entreprise pourra ainsi proc\u00e9der au remboursement de plusieurs frais : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Les frais de d\u00e9placement : ils sont rembours\u00e9s selon le bar\u00e8me de l\u2019administration fiscale. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Les frais de restaurant : votre salari\u00e9 ne devra pas oublier de demander un re\u00e7u avec la date, le montant ainsi que le taux de la TVA.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Les frais d\u2019h\u00e9bergement : si votre employ\u00e9 se trouve \u00e0 minimum 50 kilom\u00e8tres de chez lui ou il doit effectuer 1h30 de transport, vous devrez lui rembourser les frais d\u2019h\u00f4tel. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Les frais d\u2019abonnement de t\u00e9l\u00e9phone : si un commercial a l\u2019habitude d\u2019\u00eatre sur la route et contacte ses clients \u00e9galement, vous pourrez apporter une contribution sur cette partie.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Les frais de t\u00e9l\u00e9travail.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Autre \u00e9l\u00e9ment important : elle doit obligatoirement \u00eatre accompagn\u00e9e d\u2019un justificatif et \u00eatre r\u00e9alis\u00e9e dans le cadre de son activit\u00e9 professionnelle uniquement. Le salari\u00e9 doit fournir le justificatif dans un d\u00e9lai de 3 mois maximum. \u00c0 la suite de la r\u00e9ception de la note de frais et du justificatif, l\u2019entreprise est tenue de rembourser dans un d\u00e9lai maximum de 5 ans.<\/p>\n\n\n\n
Comme pour vos documents comptables, les justificatifs de note de frais doivent \u00eatre conserv\u00e9s dans un d\u00e9lai de 10 ans. Lors d\u2019un contr\u00f4le fiscal, ils vous seront demand\u00e9s tout comme les factures.<\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
\nLes notes de frais : comment \u00e7a marche ?<\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<\/p>\n\n\n\n
Comment faire une note de frais ?<\/h2>\n\n\n\n
![\"faire](\"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/05\/illus_depense-notes-de-frais.webp\")
<\/picture><\/figure>\n\n\n\nPour savoir comment r\u00e9diger une note de frais<\/strong>, il faudra renseigner plusieurs mentions obligatoires : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- La date de la d\u00e9pense.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Le nom du salari\u00e9 et son service si besoin.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Le motif de la d\u00e9pense. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Le lieu du d\u00e9placement. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- La nature des frais (restaurant, h\u00f4tel etc.).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Le montant HT et TTC.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Le taux de TVA.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
En effet, l\u2019entreprise peut r\u00e9cup\u00e9rer la TVA sur les notes de frais si elle est visible sur le document justificatif. Cela est possible dans le cas de frais de repas, frais de d\u00e9placement uniquement pour tickets de p\u00e9age d\u2019autoroute et frais de carburant et pour les cadeaux d\u2019entreprise si le montant ne d\u00e9passe pas 69 euros TTC par an. <\/p>\n\n\n\n
Faire une note de frais kilom\u00e9trique <\/strong>implique \u00e9galement de renseigner des mentions diff\u00e9rentes pour qu\u2019elle soit conforme : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Le lieu de la mission.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Le nombre de kilom\u00e8tres parcourus.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Le nombre de chevaux fiscaux du v\u00e9hicule.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Les diff\u00e9rentes \u00e9tapes du trajet.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Les frais de d\u00e9placement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Enfin, pour saisir une note de frais en comptabilit\u00e9<\/strong>, vous devrez ajouter une \u00e9criture comptable au d\u00e9bit dans un compte de classe 6 (6521 pour les voyages et d\u00e9placements par exemple).<\/p>\n\n\n\n
Exemple proc\u00e9dure remboursement note de frais<\/h2>\n\n\n\n
Pour rembourser des frais, vous pourrez opter pour le r\u00e9el ou sous forme d\u2019allocations forfaitaires. Dans ce deuxi\u00e8me cas, vous devrez le d\u00e9clarer au pr\u00e9alable dans le contrat de travail. <\/p>\n\n\n\n
Alors que l\u2019allocation ne n\u00e9cessite pas la r\u00e9daction d\u2019une note de frais, le remboursement des frais r\u00e9els doit d\u00e9tailler toutes les d\u00e9penses dans la note de frais. Vous devrez obligatoirement retrouver le justificatif attach\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Sachant que plus de 50% des salari\u00e9s consacrent entre 30 minutes et 1h par mois au traitement des notes de frais, les entreprises sont \u00e0 la recherche de la simplification de cette t\u00e2che chronophage. Pour vous aider \u00e0 fluidifier son traitement, nous vous pr\u00e9sentons un exemple de proc\u00e9dure de remboursement de note de frais <\/strong>\u00e0 appliquer rapidement.<\/p>\n\n\n\n
Il arrive souvent que les entreprises demandent \u00e0 leurs employ\u00e9s de transmettre un justificatif papier et le service comptable se charge du reste. R\u00e9sultat : une difficult\u00e9 de suivi et de classement des justificatifs et des d\u00e9lais de remboursement \u00e0 rallonge.<\/p>\n\n\n\n
Pour \u00e9viter les erreurs et gagner du temps, adopter un logiciel de note de frais<\/a> comme Axonaut sera votre meilleur alli\u00e9. Vous pourrez demander \u00e0 vos employ\u00e9s de t\u00e9l\u00e9charger directement l\u2019application sur leur t\u00e9l\u00e9phone mobile. Ainsi, d\u00e8s qu\u2019une d\u00e9pense est effectu\u00e9e, ils peuvent prendre en photo le justificatif et le logiciel pr\u00e9 remplira automatiquement la d\u00e9pense en fonction des informations. L\u2019ensemble des mentions obligatoires seront d\u00e9j\u00e0 renseign\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Une fois enregistr\u00e9, le manager aura un portail d\u00e9di\u00e9 o\u00f9 il pourra v\u00e9rifier l\u2019ensemble des notes de frais, les valider et les payer en quelques clics.<\/p>\n\n\n\n
En somme, ce qui prend 1h \u00e0 votre employ\u00e9 peut d\u00e9sormais prendre quelques minutes ! De votre c\u00f4t\u00e9, vous \u00eates s\u00fbr de retrouver tous les justificatifs stock\u00e9s dans une m\u00eame interface en cas de contr\u00f4le. Le logiciel vous pr\u00e9viendra m\u00eame si un employ\u00e9 l\u2019aurait oubli\u00e9 !<\/p>\n\n\n\n
Note de frais mod\u00e8le<\/h2>\n\n\n\n
Nous vous pr\u00e9sentons un mod\u00e8le de note de frais<\/strong> gr\u00e2ce au logiciel Axonaut. Vous pourrez automatiser la gestion de vos d\u00e9penses en quelques clics gr\u00e2ce \u00e0 plusieurs fonctionnalit\u00e9s : <\/p>\n\n\n\n
- \n
- Cr\u00e9ation des d\u00e9penses et notes de frais en un clic. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Syst\u00e8me de reconnaissance optique de caract\u00e8res (OCR) qui pr\u00e9 remplit automatiquement vos d\u00e9penses.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Gestion des notes de frais dans un panneau d\u00e9di\u00e9 pour le manager (acceptation, paiement).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- \n
- Conservation des justificatifs dans un espace s\u00e9curis\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
![\"faire](\"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/OCR-1900-3.webp\")
<\/picture><\/figure>\n\n\n\nEn conclusion, faire une note de frais implique d’ajouter les mentions en vigueur pour ce type de documents. Un logiciel pourra vous aider \u00e0 automatiser la cr\u00e9ation ainsi que la proc\u00e9dure de remboursement de ce document essentiel pour justifier d’une d\u00e9pense au sein de votre entreprise.<\/p>\n\n\n\n
En savoir plus sur cette th\u00e9matique : <\/p>\n\n\n\n
<\/p>\n\n\n\n
- \n
- Top 3 des logiciels de note de frais<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Mod\u00e8les notes de frais gratuits<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques : comment \u00e7a marche ?<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Frais de repr\u00e9sentation : d\u00e9finition et conseils<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Les indemnit\u00e9s kilom\u00e9triques sur Axonaut<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Note de d\u00e9bours : d\u00e9finition et fonctionnement<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Comment \u00e7a marche ? Les d\u00e9penses<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Top 15 logiciels de comptabilit\u00e9 gratuits \u2013 Guide complet<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Facturation frais de d\u00e9placement au client : comment proc\u00e9der ?<\/a><\/li>\n\n\n\n
- V\u00e9hicule de fonction et avantage en nature : ce que vous devez savoir<\/a><\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
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Savez-vous que 50% des salari\u00e9s consacrent pr\u00e8s d’1h par mois aux notes de frais ? Il existe cependant des solutions pour faire gagner un temps pr\u00e9cieux \u00e0 vos employ\u00e9s. Dans cet article, nous vous donnons les cl\u00e9s pour faire une note de frais en quelques clics et optimiser les proc\u00e9dures de remboursement !<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":23209,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[363],"tags":[],"class_list":["post-3754","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-notes-de-frais"],"acf":[],"category_details":[{"id":363,"name":"Notes de frais","link":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/achat\/notes-de-frais\/"}],"featured_image":{"url":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/01\/Comment-faire-une-note-de-frais.png","alt":"comment faire une note de frais"},"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3754","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/users\/4"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=3754"}],"version-history":[{"count":4,"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3754\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":77563,"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/3754\/revisions\/77563"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media\/23209"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=3754"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=3754"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/axonaut.com\/blog\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=3754"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
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- Top 3 des logiciels de note de frais<\/a><\/li>\n\n\n\n
- Conservation des justificatifs dans un espace s\u00e9curis\u00e9.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Gestion des notes de frais dans un panneau d\u00e9di\u00e9 pour le manager (acceptation, paiement).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Syst\u00e8me de reconnaissance optique de caract\u00e8res (OCR) qui pr\u00e9 remplit automatiquement vos d\u00e9penses.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Cr\u00e9ation des d\u00e9penses et notes de frais en un clic. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Les frais de d\u00e9placement.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Les diff\u00e9rentes \u00e9tapes du trajet.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le nombre de chevaux fiscaux du v\u00e9hicule.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le nombre de kilom\u00e8tres parcourus.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le lieu de la mission.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le taux de TVA.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le montant HT et TTC.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- La nature des frais (restaurant, h\u00f4tel etc.).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le lieu du d\u00e9placement. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le motif de la d\u00e9pense. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Le nom du salari\u00e9 et son service si besoin.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- La date de la d\u00e9pense.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Les frais de t\u00e9l\u00e9travail.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Les frais d\u2019abonnement de t\u00e9l\u00e9phone : si un commercial a l\u2019habitude d\u2019\u00eatre sur la route et contacte ses clients \u00e9galement, vous pourrez apporter une contribution sur cette partie.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Les frais d\u2019h\u00e9bergement : si votre employ\u00e9 se trouve \u00e0 minimum 50 kilom\u00e8tres de chez lui ou il doit effectuer 1h30 de transport, vous devrez lui rembourser les frais d\u2019h\u00f4tel. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
- Les frais de restaurant : votre salari\u00e9 ne devra pas oublier de demander un re\u00e7u avec la date, le montant ainsi que le taux de la TVA.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
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