Un virement est un ordre donné à votre banque de transférer des sommes de votre compte vers un autre compte grâce à ses coordonnées bancaires (IBAN et BIC). Il existe deux types de virements : le virement ponctuel et le paiement permanent. Découvrez sa définition et comment suivre les paiements efficacement dans votre entreprise. Objectif : réduire les impayés !
Un virement ponctuel ou occasionnel est un ordre de virement transmis en une seule fois et sans répétition à la date choisie par l’émetteur. C’est par exemple le paiement d’un acompte ou l’achat d’une marchandise pour une transaction unique.
Le délai du virement ponctuel dépend du type de transactions :
Avoir recours à cette technique de paiement par virement bancaire comporte son lot d’avantages et d’inconvénients pour l’entreprise et le client.
Pour un client, il peut régler les montants de manière plus flexible d’un paiement à l’autre. Il est ainsi davantage maitre des sorties de trésoreries. Pour les entreprises, l’ordre de virement ponctuel est un avantage car elle renvoie une image davantage flexible dans la relation client. En revanche, effectuer un virement nécessite un travail plus lourd au niveau administratif. En effet, vous devez être beaucoup plus attentif au délai de paiement. Vous risquez donc d’avoir davantage de retards de paiement sur vos factures.
Un virement permanent aussi appelé paiement récurrent ou paiement répétitif est un paiement répété à fréquence régulière pour une durée déterminée ou indéterminée. Il peut être réalisé de manière hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou encore annuelle.
Cette méthode est souvent utilisé pour le loyer des locaux par exemple. Cela permet d’automatiser la gestion des charges fixes par exemple pour une entreprise. Le bénéficiaire reçoit le montant sous 1 à 3 ouvrés après l’émission.
Les virements récurrents sont également utilisés dans le cadre de la relation avec les clients. En effet, les prélèvement automatiques récurrents gérés par le système virement SEPA permettent le règlement des factures automatiquement sans renouvellement du client contrairement au prélèvement ponctuel.
Cela représente donc un gain de temps important pour une entreprise, qui a moins besoin de vérifier chaque client. Cela vous permet également de lutter plus efficacement contre les impayés et les échecs de paiement car le client a davantage d’actions à réaliser pour régler vos factures.
Votre entreprise peut également prévoir sur le long terme les encaissements et donc l’état de sa trésorerie.
Que ce soit le virement ponctuel ou récurrent, une entreprise a besoin de suivre avec précision ses entrées de trésorerie. La première cause de faillite des entreprises étant les impayés, c’est un moyen de vous assurer de la pérennité de votre activité. Découvrez les étapes à respecter pour suivre efficacement vos paiements !
Ouvrir un compte bancaire professionnel dédié vous permet de séparer vos dépenses personnelles et professionnelles. Vous risquez moins de vous tromper lors d’un contrôle fiscal par exemple.
De plus, choisir un compte professionnel vous permet d’avoir accès à une gamme de services qui ne sont pas proposés pour les particuliers comme le contrôle des accès pour chaque collaborateur ou encore la connexion à votre logiciel de comptabilité.
Utiliser un logiciel de comptabilité comme Axonaut vous aide à automatiser plusieurs tâches sur le paiement récurrent ou ponctuel de vos factures comme :
Pour garder un historique fiable et être en règle lors de l’établissement du bilan comptable par exemple, assurez-vous que chaque virement ponctuel soit correctement documenté dans votre logiciel de comptabilité.
Vous devrez donc indiquer sur chaque paiement la date de la transaction, le montant, le destinataire, le numéro de référence etc.
Avec Axonaut et la connexion à plusieurs systèmes de paiement, ces informations sont renseignées automatiquement pour encore plus de gain de temps !
Comment vérifier qu’un virement bancaire ponctuel est bien arrivé dans les comptes de votre sociétés ? Une des solutions sera de rapprocher les lignes de vos relevés bancaires avec l’ensemble des virements bancaires ponctuels et récurrents.
Cette tâche pouvant prendre beaucoup de temps, Axonaut propose la connexion avec le compte bancaire. Vous pouvez visualiser en temps réel chaque ligne et le logiciel vous propose le rapprochement automatisé entre vos lignes et les factures.
Pour éviter les impayés, un suivi précis des paiements en attente est nécessaire. Passer par un logiciel de comptabilité vous permet d’éviter des erreurs manuelles ou de louper certaines informations clés.
Par exemple, avec Axonaut, vous retrouvez un panneau dédié avec l’ensemble des factures en attente de paiement. Vous êtes également prévenu lorsqu’un paiement a été réalisé et si la date d’échéance est dépassée.
Garder un œil sur les indicateurs financiers comme le prévisionnel de trésorerie ou de chiffre d’affaires vous permettra d’anticiper les entrées et sorties de fonds. Cela vous aidera à planifier vos paiements de manière proactive et à éviter les problèmes de découvert.
Des logiciels de comptabilité comme Axonaut vous propose ce type d’indicateurs automatiquement. Vous pouvez ainsi les vérifier au quotidien. Vous pourrez ainsi tirer des conclusions sur les délais de paiement en vigueur, les méthodes de paiement proposés par exemple.
Utilisez les fonctionnalités de programmation des virements ponctuels pour payer vos fournisseurs et prestataires de services dès que les paiements sont dus. Cela peut vous aider à négocier des conditions de paiement favorables et à renforcer vos relations avec les fournisseurs.
