Gérer les notes de frais est souvent synonyme de casse-tête : reçus égarés, saisies manuelles interminables, validations complexes… Heureusement, le logiciel note de frais révolutionne cette tâche en automatisant chaque étape, du scan des justificatifs au remboursement des employés. Mais avec une multitude d’outils sur le marché, lequel choisir ? Pour vous aider à trouver la solution idéale, nous avons sélectionné les 20 meilleurs logiciels de gestion des notes de frais. Simples, efficaces, compatibles avec votre comptabilité… Découvrez notre classement et faites enfin de cette corvée un lointain souvenir !
Top 20 des meilleurs logiciels de note de frais
Axonaut
Axonaut est un logiciel français de gestion d’entreprise tout-en-un, conçu pour simplifier les tâches administratives des TPE et PME.
Fonctionnalités clés :
✅Création de notes de frais automatisée : prenez en photo vos justificatifs et Axonaut reconnaîtra automatiquement les caractères (technologie OCR).
✅Gestion des indemnités kilométriques.
✅Paiement des dépenses facilité.
✅Rapprochement bancaire.
Avantages :
- Logiciel tout-en-un : facturation, compta, CRM et dépenses.
- Application mobile dédiée comprise dans l’abonnement.
- Rapprochement bancaire simplifié.
- Un compte pro gratuit, compris dans l’abonnement avec cartes de paiement.
- Synchronisation automatique avec les logiciels comptables.
Inconvénients :
- Convient uniquement aux petites entreprises.
Prix : à partir de 20 euros.
Indy
Indy est un logiciel français de comptabilité en ligne, spécialement conçu pour les travailleurs indépendants et les petites entreprises.
Fonctionnalités clés :
✅Capture et archivage des justificatifs.
✅Synchronisation bancaire.
✅Catégorisation des dépenses.
Avantages :
- Design agréable du logiciel.
- Télé déclarations automatisées.
Inconvénients :
- Limité pour les comptabilités plus complexes.
- Manque de fonctionnalités plus avancées pour centraliser la gestion de son entreprise comme la gestion des stocks ou de la paie.
Prix : Gratuit (version plus limitée).
Mooncard
Mooncard est une solution française combinant une carte de paiement professionnelle et un logiciel de gestion des notes de frais.
Fonctionnalités clés :
✅Carte de paiement professionnelle.
✅Création de notes de frais.
✅Intégration comptable.
Avantages :
- Application mobile intuitive.
- Transfert des données comptables facilitée.
Inconvénients :
- Certains utilisateurs ont signalé un manque de réactivité du support client.
- Les conditions de retrait peuvent être coûteuses.
Prix : à partir de 49 euros.
Spendesk
Spendesk est une solution française complète de gestion des dépenses professionnelles, conçue pour automatiser et simplifier le processus de traitement des notes de frais au sein des entreprises.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion de cartes virtuelles et physiques.
✅Suivi des notes de frais.
✅Pré-validation des dépenses.
Avantages :
- Facile à utiliser.
- Utilisation de carte bancaire facilitée.
Inconvénients :
- Pas de version gratuite.
- Prix disponibles uniquement en consultant un commercial.
Prix : non spécifié sur leur site internet.
N2F
N2F est un logiciel français de gestion des notes de frais, conçu pour faciliter et automatiser le traitement des dépenses professionnelles au sein des entreprises de toutes tailles.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion des notes de frais et indemnités kilométriques.
✅Tableaux de bord de reporting.
✅Processus de validation des notes de frais.
Avantages :
- Société 100% française.
- Application mobile facile à utiliser.
Inconvénients :
- Gestion des notes de frais récurrentes peu faciles à utiliser.
Prix : à partir de 6 euros.
Jenji
Jenji est un logiciel de note de frais et de gestion de dépenses professionnelles. Il est adapté aux entreprises de toutes tailles : leurs clients vont des start-ups jusqu’aux grands groupes.
Fonctionnalités clés :
✅Saisie automatique des dépenses.
✅Archivage numérique à valeur probante.
✅Tableaux de reporting.
Avantages :
- Facile à paramétrer et à prendre en main.
- Tarification transparente.
Inconvénients :
- Fonctionnalités avancées limitées dans les offres de base : le processus de validation et le remboursement par exemple.
- Moins de tableaux de bord d’analyse que certains concurrents.
Prix : Accès gratuit (version limitée) et prix ensuite sur devis.
Evoliz
Evoliz est un logiciel de gestion d’entreprise pour les PME et TPE. Il propose des fonctionnalités pour la gestion des notes de frais.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion des notes de frais avec OCR.
✅Intégration comptable.
✅Application mobile.
Avantages :
- Solution tout-en-un : facturation, comptabilité, notes de frais.
- Facilité d’utilisation.
Inconvénients :
- Le design accuse un retard par rapport aux concurrents.
Prix : à partir de 20 euros.
ONexpense
ONexpense est une application de remboursement de frais professionnels française. Elle s’adresse principalement aux PME et aux auto-entrepreneurs.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion des notes de frais.
✅Circuit de validation.
✅Gestion des frais kilométriques.
Avantages :
- Application simple d’utilisation.
- Tarif compétitif.
Inconvénients :
- Certains utilisateurs trouvent l’interface moins moderne ou esthétique.
- La documentation est limitée et peu détaillée.
- Peu de fonctionnalités : l’application se limite uniquement aux notes de frais.
Prix : à partir de 3 euros.
Cegid Notilus
Cegid Notilus fait partie de la gamme de fonctionnalités du logiciel Cegid, un des plus connus du marché. C’est une solution dédiée aux notes de frais et aux déplacements professionnels.
Fonctionnalités clés :
✅Création et validation des notes de frais.
✅Gestion des déplacements professionnels.
✅Gestion de la flotte automobile.
Avantages :
- Outil reconnu sur le marché.
- Rapports détaillés sur l’utilisation de véhicules par exemple.
Inconvénients :
- Peu adapté aux TPE et indépendants.
- Complexité de l’interface.
Prix : Sur devis.
Cleemy
Cleemy Notes de Frais est un logiciel développé par l’entreprise française Lucca, conçu pour automatiser et simplifier la gestion des notes de frais au sein des entreprises.
Fonctionnalités clés :
✅Automatisation des notes de frais.
✅Intégration comptable et récupération de la TVA.
✅Avances sur frais.
Avantages :
- Intégration avec d’autres outils Lucca comme la gestion de congés.
- Interface intuitive.
Inconvénients :
- Peut être complexe pour les petites entreprises.
Prix : Dépend de la taille de votre entreprise. A partir de 6 euros.
Rydoo
Rydoo est une solution de remboursement de frais professionnels créé pour les PME, ETI et grandes entreprises.
Fonctionnalités clés :
✅Cartes de paiement virtuelles et physiques.
✅Processus de validation.
✅Saisie avec OCR des notes de frais.
Avantages :
- Plusieurs intégrations avec ERP sont disponibles.
- Solution complète pour la gestion des déplacements.
Inconvénients :
- Réservé aux grandes entreprises.
- Certains utilisateurs ont souligné le temps d’adaptation nécessaire pour bien utiliser l’outil.
Prix : à partir de 8 euros.
Eurécia
Eurécia est un logiciel français de gestion des ressources humaines (SIRH) en ligne. Il propose également un module de gestion des notes de frais.
Fonctionnalités clés :
✅Exports vers le logiciel de comptabilité.
✅Reporting des dépenses.
✅Création des NDF & calcul automatique des titres restaurant.
Avantages :
- Support client réactif.
- La valeur probante des justificatifs.
Inconvénients :
- Selon certains utilisateurs, la prise en main peut être difficile au vu des nombreuses fonctionnalités.
Prix : à partir de 6,90 euros.
Expensya
Expensya est un logiciel de gestion des dépenses des employés ainsi que des cartes de paiement.
Fonctionnalités clés :
✅Application mobile.
✅Cartes de paiement et gestion du budget.
✅Plusieurs intégrations disponibles.
Avantages :
- Un essai gratuit de 30 jours de la plateforme.
- Une application mobile facile à utiliser.
Inconvénients :
- Certains utilisateurs ont signalé des bugs et des lenteurs lors de l’utilisation de l’application.
Prix : à partir de 6 euros.
iZyFrais
iZyFrais est une solution en ligne dédiée à la gestion des notes de frais, adaptée aux indépendants, professions libérales, TPE et PME.
Fonctionnalités clés :
✅Création et envoi des notes de frais.
✅Exports vers logiciels comptables.
✅Archivage.
Avantages :
- Simplicité et gain de temps.
- Possibilité d’envoyer ses reçus via la Poste.
Inconvénients :
- Solution peu complète : se concentre uniquement sur la création de notes de frais.
Prix : à partir de 9 euros.
Kelio
Kelio est un logiciel de gestion des ressources humaines (SIRH) complet qui intègre un module dédié à la gestion des notes de frais.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion des notes de frais.
✅Congés et absences des employés.
✅Gestion du recrutement.
Avantages :
- Intégration au sein d’un logiciel SIRH complet.
- Personnalisation aux besoins de votre entreprise.
Inconvénients :
- Nécessaire d’avoir un conseiller pour connaître le tarif.
Prix : sur devis.
Silae Expense
Silae Expense est une solution de gestion des notes de frais, conçue pour optimiser le traitement des dépenses professionnelles.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion des notes de frais et IK.
✅Intégration Silae Paie.
✅Exports comptables.
Avantages :
- Intégration avec les systèmes comptables.
- Récupération de la TVA facilitée.
Inconvénients :
- Prix uniquement sur demande.
Prix : sur devis.
Pleo
Pleo est une solution de gestion des dépenses professionnelles qui vise à simplifier le suivi et le contrôle des notes de frais au sein des entreprises.
Fonctionnalités clés :
✅Cartes d’entreprise.
✅Avances de frais.
✅Gestion et contrôle des dépenses.
Avantages :
- Intégration comptable.
- Flexibilité des cartes physiques et virtuelles avec possibilité de fixer des plafonds.
Inconvénients :
- Pas de valeur probante des justificatifs.
Prix : Gratuit (version limitée).
Concur Expense
Développé par SAP Concur, Concur Expense est une solution de gestion des notes de frais pour les PME et ETI.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion des notes de frais.
✅Gestion des déplacements professionnels des collaborateurs.
✅Intégrations comptables.
Avantages :
- Application mobile disponible.
- Intégration avec les systèmes comptables.
Inconvénients :
- Tarifs sur devis uniquement.
Prix : sur devis.
Vertical Expense
Vertical Expense est un logiciel conçu pour simplifier le suivi des dépenses professionnelles au sein des entreprises.
Fonctionnalités clés :
✅Application mobile.
✅Suivi et reportings.
✅Gestion des voyages d’affaires.
Avantages :
- Interface intuitive.
- Intégration avec des ERP et logiciels RH.
Inconvénients :
- Peu adapté aux petites entreprises car le logiciel peut paraître trop complexe.
Prix : à partir de 3,60 euros.
Carlabella
Carlabella est une plateforme SIRH comprenant un module de gestion de notes de frais. Elle s’adresse principalement aux PME.
Fonctionnalités clés :
✅Gestion des notes de frais.
✅Gestion des absences.
✅Gestion du temps des collaborateurs.
Avantages :
- Gestion complète des déplacements.
- Archivage sécurisé.
Inconvénients :
- Les prix ne sont pas publiquement disponibles.
- Très peu d’avis clients.
Prix : non disponible.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document physique ou numérique élaboré par les salariés d’une entreprise afin d’obtenir le remboursement de leurs dépenses professionnelles. La réalisation de ce support est nécessaire lorsque les collaborateurs déboursent des fonds personnels pour les besoins de la société. Sont considérés comme frais professionnels, les montants avancés pour :
- l’hébergement,
- le repas pris par le salarié et les partenaires de l’entreprise (fournisseurs, clients, etc.),
- le déplacement (avion, taxi, train, etc.).
De plus, pour être prise en compte, la note de frais doit être accompagnée de certains justificatifs tels que les factures, les tickets de caisse, les billets d’avion, etc. La preuve fournie doit également comporter certaines mentions obligatoires, en l’occurrence le motif de l’opération, la date du paiement et le montant avancé. On se rend compte que la gestion des notes de frais demande une vraie organisation en interne pour ne pas perdre de temps. C’est pourquoi une application mobile de gestion une note de frais comme Axonaut peut fluidifier les échanges et la gestion interne. La gestion de votre note de frais ne doit pas être une fatalité !
Comment faire une note de frais ?
Les salariés ont la possibilité de concevoir un modèle personnalisé pour leurs notes de frais. Le document élaboré doit toutefois contenir certaines informations importantes telles que :
- le nom et le prénom du bénéficiaire,
- la date de la dépense,
- la nature des coûts engagés,
- le lieu et l’heure de la mission professionnelle,
- le montant TTC déboursé,
Une fois rédigée manuellement ou de manière digitale (tableur, logiciel de gestion, etc.), la note de frais est signée aussi bien par le salarié que par l’employeur.
Par ailleurs, pour simplifier le point de vos dépenses professionnelles, nous vous conseillons d’utiliser une solution dématérialisée telle qu’Axonaut. Grâce à notre interface intuitive en ligne et sur mobile, la création de note de frais en temps réel est facile. Vous pouvez aisément enregistrer les fonds avancés dans l’intérêt de votre employeur. Vous pouvez également joindre les justificatifs nécessaires en les photographiant et en les téléchargeant directement sur notre plateforme. Pour tout complément d’information sur nos services, n’hésitez pas à joindre notre équipe d’assistance par mail ou par téléphone.
Comment gérer les notes de frais en entreprise ?
Bien qu’étant chronophage, le traitement des notes de frais est une tâche aisée pour les entreprises utilisant les outils adéquats tout en respectant la réglementation fiscale en vigueur. Les frais de déplacements, les frais kilométriques, les frais de bouche sont fastidieux à gérer au quotidien. Après il faut gérer le remboursement des frais
Quand faire une note de frais ?
L’élaboration d’une note de frais n’est nécessaire qu’en cas de dépenses professionnelles avancées par le salarié. Ce dernier doit dans un premier temps accomplir une mission au profit de l’employeur ou de la société (formation, consulting, etc.). Il doit ensuite prendre en charge le transport, le repas ou l’hébergement durant l’activité. Si ces deux conditions sont réunies, l’intéressé peut faire un rapport de ses dépenses en utilisant la fonctionnalité d’un logiciel de gestion une note de frais qui est la création simplifiée des frais de déplacement.
Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?
Un justificatif de note de frais est exigé au salarié avant le remboursement de ses dépenses professionnelles. En plus de certifier les fonds déboursés par l’employé durant sa mission, ce document sert de base à l’URSSAF lors d’un contrôle.
Les documents autorisés comme justificatifs dépendent le plus souvent de la nature de l’activité menée. Pour le transport par exemple, vous devez fournir un ticket de péage, un reçu d’essence ou un billet d’avion. En cas d’hébergement ou de restauration, vous devez fournir des factures indiquant la date de l’opération, le nom du prestataire, le total des dépenses, la TVA (si applicable), etc.
Par ailleurs, pour conserver vos justificatifs pour une note de frais, nous vous conseillons d’utiliser le logiciel Axonaut. Notre outil de gestion intègre une fonction de scan vous permettant de photographier et d’enregistrer vos factures en ligne.
Comment gérer le remboursement des notes de frais ?
La gestion des dépenses est souvent une tâche pénible pour les entreprises. En effet, le suivi des frais, le traitement des frais, le remboursement des frais sont souvent compliqués et synonyme de perte de temps. Plusieurs solutions s’offrent aux managers souhaitant restituer les frais professionnels engagés par leurs collaborateurs. Ils peuvent ainsi privilégier le remboursement au réel, qui consiste en l’indemnisation intégrale des fonds déboursés par les travailleurs.
Il existe également le système de paiement au forfait qui donne la possibilité à l’employeur d’allouer une allocation fixe pour les dépenses professionnelles du salarié. Au-delà du plafond autorisé, le montant excédant reste à la charge du collaborateur.
Il existe certaines professions dont le paiement et le traitement d’une note de frais s’effectuent sur la base d’une déduction forfaitaire spécifique. Sont concernés par cette disposition de la Sécurité sociale, les ouvriers du bâtiment, les VRP (Vendeur, Représentant et Placier), les journalistes, les convoyeurs de cars, etc.
Peu importe la solution retenue, le calcul automatique des frais pour gagner du temps doit être un enjeu pour votre structure. Gérer les frais au quotidien ne doit pas faire perdre du temps aux employés mais aussi au chef d’entreprise qui a valeur ajoutée sur d’autres tâches plus importantes. La création de note de frais en temps réel et la gestion des frais professionnels peuvent s’automatiser avec un logiciel de gestion de note de frais.
Que dit la loi par rapport aux notes de frais ?
Selon l’administration fiscale, l’impôt sur le revenu (IR) ne s’applique pas aux notes de frais remboursés aux salariés. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) est toutefois récupérable, sous certaines conditions, sur les frais de repas, de péage et de carburant.
Concernant l’hébergement, la TVA n’est déductible que sur les frais de petit-déjeuner et de boisson. Ladite taxe ne s’applique pas enfin sur les frais de transport de personnes (métro, bus, train ou avion).
Grâce à un logiciel de note de frais, toutes ces questions et préoccupations n’ont plus lieu d’être. En effet, tout est automatisé et normalisé selon les règles en vigueur.
Quelles obligations légales pour que les frais soient qualifiés de frais professionnels ?
Pour être qualifiés de « professionnels », les fonds du salarié doivent être déboursés, d’une part, dans l’exercice de ses fonctions et d’autre part dans l’intérêt de l’entreprise (en déplacement, lors d’un repas avec des clients, fournisseurs, etc…). Ces conditions sont vérifiées aussi bien par l’administration fiscale que par le comptable de l’entreprise. En cas de fraude de l’employeur ou du collaborateur, des sanctions sont prévues par la loi (amende, annulation du remboursement, etc.).
Comment choisir un logiciel de gestion des notes de frais ?
Pour choisir le bon logiciel de gestion de notes de frais, nous vous conseillons de passer par plusieurs étapes :
- Définir vos besoins en interne : quel est le volume mensuel de notes de frais ? Quels sont les types de dépenses à gérer ? Des cartes pour les déplacements ? Définissez vos problématiques pour obtenir une liste de fonctionnalités nécessaires.
- Choisir un logiciel facile d’utilisation : lors de la période d’essai, il est important de mesurer l’ergonomie de l’interface. Moins votre équipe passe de temps à trouver l’information plus ils deviendront opérationnels et les process seront améliorés en interne.
- Opter pour la compatibilité avec vos outils existants : assurez-vous que le logiciel s’intègre avec votre système comptable, ERP ou outils RH pour éviter les saisies manuelles et les erreurs. Le + : choisir un outil comme Axonaut qui centralise l’ensemble du processus, à savoir gestion des NDF, un système ERP et comptable pour gagner du temps au quotidien.
- Vérifier l’accessibilité mobile : vous devez vérifier que vos employés pourront avoir accès à distance aux notes de frais facilement et rapidement.
- Comparer les tarifs : le budget, une question centrale ! Définissez en amont un budget et vérifiez les différents tarifs ainsi que les coûts cachés.
- Solliciter le support client : un bon service client (disponibilité, réactivité) est essentiel pour une mise en place fluide dans votre entreprise ainsi que sur le long terme en cas de problèmes.
Logiciel de note de frais gratuit ?
L’utilisation d’un logiciel de note de frais gratuit suffit en général aux indépendants, qui ont 1 ou 2 dépenses tous les mois et qui souhaitent comptabiliser leurs coûts professionnels habituels. Que ce soit sur ordinateur ou depuis une application mobile, les collaborateurs peuvent renseigner leurs dépenses, soumettre leurs justificatifs et suivre le processus de remboursement.
Nous conseillons toutefois aux entreprises en forte croissance de s’équiper d’un logiciel de gestion de note de frais payant. En plus de faciliter le traitement des frais de mission (frais de déplacement, remboursement de frais, frais engagés, d’avance de frais), un outil de gestion des notes de frais vous offre une vue globale de votre comptabilité et de votre trésorerie. La solution payante intègre également de nombreux outils et services qui améliorent la productivité des employés : facturation, devis, gestion de la relation client, etc. Pour votre logiciel de note de frais, faites confiance à Axonaut, le meilleur logiciel de gestion des dépenses professionnelles. Notre solution sera d’une grande aide pour votre entreprise tant sur la partie gestion que la partie comptable.
La vie nomade, les déplacements, sont de plus en plus fréquents et les nouvelles technologies apportent une aide non négligeable aux chefs d’entreprise souhaitant optimiser leur temps et la gestion de leur entreprise. Une application de gestion des notes de frais utilisable à tout moment, n’importe où dans le Monde permet de gagner du temps et d’éviter les innombrables échanges en fin d’année sur « Où as-tu mis le justificatif pour ton restaurant d’il y a 6 mois ? » !
En savoir plus :
- Les notes de frais : comment ça marche ?
- Les indemnités kilométriques : comment ça marche ?
- Note de débours : définition et fonctionnement
- Comment faire une note de frais ?
- Créer un débours dans Axonaut
- Modèles notes de frais gratuits
- Frais de représentation : définition et conseils
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