Quelle est la différence entre facture et bon de commande ? En tant qu’entrepreneur, vous êtes certainement amené à rédiger au moins un de ces deux documents. Dans notre série d’articles sur comment remplir un bon de commande, nous vous aidons à mieux comprendre la différence entre ces deux documents essentiels pour votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Un bon de commande est un document qui permet de confirmer qu’une commande a été passée par un acheteur.
Pour savoir comment faire un bon de commande et éviter que votre client le conteste par la suite, vous devrez indiquer plusieurs mentions obligatoires :
- Les informations sur votre entreprise : numéro de SIRET, siège social, forme juridique, capital social etc.
- Les coordonnées de votre client (le nom et l’adresse etc.).
- Le numéro de la commande.
- La description exhaustive des produits.
- Le montant de la TVA.
- Les montants TTC et HT.
- Les conditions de livraison et les délais de règlement.
Une fois envoyé et signé, il fait foi de contrat et ne peut être annulé. Même si le bon de commande n’est pas obligatoire, il est fortement recommandé car il permet de rassurer l’acheteur comme le vendeur.
En effet, votre client s’assure que la prestation sera réalisée dans les temps définis. Quant au fournisseur, celui lui permet de lutter davantage contre les impayés et les litiges. De plus, ce document est un moyen d’obtenir les informations concernant le nombre de produits à livrer ainsi que la date de paiement.
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document attestant d’un achat ou d’une vente. Elle a plusieurs intérêts pour votre entreprise :
- Commercial : elle rend officiel un achat entre un fournisseur et un acheteur.
- Comptable : c’est un justificatif qui sert de base à la réalisation du bilan comptable et la déclaration de TVA. Il doit d’ailleurs être conservé pour une durée de 10 ans.
- Juridique : la facture fait office de preuve lors d’un litige par exemple.
Différence facture et bon de commande : on vous explique tout !
S’appuyant sur ces deux définitions, nous pouvons constater que la différence entre la facture et le bon de commande réside dans son utilité principale. En effet, une facture est une demande de paiement alors qu’un bon de commande sert à confirmer une commande. Alors que le premier document fait état d’une vente, le deuxième est davantage une proposition qui vient détailler les conditions de vente.
Cependant, ce n’est pas la seule distinction à effectuer entre ces deux documents commerciaux. En effet, au niveau de l’émetteur, le vendeur créé la facture alors que c’est l’acheteur qui édite le bon de commande.
Autre différence entre le bon de commande et la facture : la date d’émission. En effet, le vendeur créé la facture lorsqu’une commande est terminée. En revanche, le bon de commande arrive uniquement lorsque la commande est passée.
Étant deux documents légaux essentiels, on peut toutefois remarquer un point commun important : la durée de conservation. Pour la bonne tenue de votre comptabilité, une entreprise est tenue de conserver ces deux documents dans un délai de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Bon de livraison et facture : les distinctions
Contrairement au bon de commande, le bon de livraison est un document établi par un transporteur. Il permet de prouver qu’un produit est bel et bien celui décrit dans la commande.
Si le client constate que le produit correspond à la livraison, il peut alors signer le document. Cela aura ainsi l’équivalence d’une acceptation de la marchandise. A contrario, si le produit n’est pas conforme aux attentes, l’acheteur doit porter ses réserves sur ce bon.
Pour respecter les règles en vigueur, le bon de livraison devra également inclure plusieurs mentions obligatoires :
- Les informations du fournisseur (nom et forme sociale, adresse siège social et capital social etc.).
- Les coordonnées du client.
- Le numéro de la commande.
- La date et le lieu de livraison.
- Une description des produits.
- Le total HT et le taux de la TVA.
Tout comme le bon de commande, la différence entre bon de livraison et facture vient de l’utilité principale des deux documents. La facture étant un document comptable et fiscal, elle a pour but de justifier un achat et demander un paiement au client. Un bon de livraison intervient à la réception de la marchandise, il a pour but d’indiquer la réception d’un produit et la conformité avec le bon de commande.
Différence entre devis et bon de commande
Lorsqu’une société rédige un devis, elle est au début de la relation commerciale et souhaite décrire les produits ou services à son client.
Première différence : le bon de commande est moins utilisé dans la prestation de service. En effet, on lui préfère le devis. Il est davantage utilisé dans le cadre d’une vente de marchandises entre professionnels.
De plus, la différence entre devis et bon de commande vient principalement des “étapes franchies” dans la relation commerciale. Le devis est uniquement au stade de proposition alors que le bon de commande intervient plus tard dans la relation avec vos clients. Il vient ainsi confirmer l’achat du client et préciser les termes du contrat.
Il est important cependant de savoir que le devis comme le bon de commande ont valeur de contrat une fois signé.
Créez vos documents commerciaux en un seul clic avec Axonaut !
Bon de commande, facture, bon de livraison, devis ont tous un point commun : ce sont des documents commerciaux importants pour votre entreprise. Cependant, malheureusement, ils prennent beaucoup de temps à créer. Ils peuvent également contenir des erreurs humaines qui peuvent porter préjudice à la relation client.
Pour automatiser la gestion de vos documents comptables, utiliser un logiciel de bon de commande et facturation comme Axonaut pourra vous faire gagner du temps. En effet, vous pourrez créer en quelques clics tous vos documents à l’image de votre entreprise. Il vous suffira de remplir les informations : toutes les mentions obligatoires sont déjà présentes !
Une fois créés, vous pourrez les envoyer rapidement car un modèle de mail (personnalisable) est déjà programmé dans votre espace client.
Pour solidifier la relation commerciale avec vos clients, Axonaut propose également la signature électronique de vos documents en ligne et de manière sécurisée sur un portail dédié.
Le logiciel vous permettra également de suivre dans un tableau dédié où vous en êtes avec tel ou tel client, prospect ou fournisseur si la livraison a eu lieu. Vous pourrez également les retrouver sur la même interface.
En conclusion, la différence facture et bon de commande vient de l’intention derrière ces documents. En effet, une facture vous servira à demander un paiement alors qu’un bon de commande récapitulera les détails d’une vente. Un logiciel de bon de commande vous permettra de créer en quelques clics ces documents et de les retrouver rapidement, facilitant ainsi la gestion de vos documents commerciaux.
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