Le bon de commande est un document commercial essentiel à la gestion quotidienne de votre comptabilité. Il n’est pourtant pas aussi connu que les devis et factures. À quoi sert un bon de commande ? Quelle utilité ? Comment les faire ? Comment un logiciel bon de commande pourra vous aider à automatiser cette tâche ? On en parle dans cet article !
Qu’est-ce qu’un bon de commande ?
Un bon de commande est un document contractuel utilisé dans les transactions commerciales pour officialiser l’achat de biens ou de services. Il s’agit d’une demande formelle émise par le client envers le vendeur, spécifiant les détails tels que la quantité, la description des produits ou services, le tarif convenu, les modalités de livraison et les conditions de règlement.
Le bon de commande doit être signé par les deux parties ce qui forme un contrat pour attester de l’échange de biens et de services contre le prix qui est indiqué.
💡Ce n’est pas un document obligatoire dans une relation commerciale.
Les mentions obligatoires sur un bon de commande
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Pour être conforme, vous devez faire figurer les mentions suivantes :
- Les coordonnées du client : Incluez le nom de l’entreprise, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’acheteur.
- Les coordonnées du vendeur : Mentionnez le nom de l’entreprise, l’adresse postale, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail du vendeur.
- La date d’émission : Indiquez quand le bon de commande est émis. Cela permet de le tracer et de le référencer facilement.
- Les détails des produits : Fournissez une description précise y compris les spécifications, les dimensions, les numéros de référence, si disponibles, et tout autre détail pertinent. Assurez-vous d’inclure la quantité souhaitée.
- Le prix unitaire : Indiquez le tarif unitaire de chaque produit commandé. Cela permet de calculer le montant total.
- Les conditions de livraison : Spécifiez l’adresse où les produits doivent être expédiés. Si des frais de livraison s’appliquent, mentionnez-les également. Si une date limite est requise, précisez-la.
- Les conditions de paiement : Décrivez les modalités convenues, telles que le mode de paiement (virement bancaire, chèque, carte de crédit, etc.) et les délais (30 jours, à la réception, etc.).
- Les conditions générales : Si nécessaire, incluez des conditions générales spécifiques, telles que les garanties, les retours ou les pénalités en cas de non-respect des termes de l’accord.
- Les informations complémentaires : Ajoutez tout autre détail pertinent, tel que des instructions spéciales de traitement de la commande ou des demandes particulières.
- L’espace pour les signatures : Prévoyez un espace pour que l’acheteur et le vendeur puissent signer le bon de commande, confirmant ainsi leur accord sur les conditions.
En incluant tous ces éléments dans votre bon de commande, vous pouvez vous assurer que toutes les mentions nécessaires sont spécifiées de manière claire et précise, facilitant ainsi le processus d’achat et minimisant les risques de malentendus ou de litiges.
Quels sont les différents types de bon de commande ?
Il existe différents types de bons de commande qui peuvent être utilisés en fonction des besoins spécifiques du professionnel et du secteur d’activité. Voici quelques exemples courants de bons de commande :
- Bon de commande standard : Il est utilisé pour l’achat de biens ou de services. Il spécifie les détails tels que la quantité, la description des produits ou services, le tarif convenu, les modalités de livraison et les conditions de règlement.
- Bon de commande d’urgence : Ce type de bon de commande est utilisé lorsque des biens ou des services sont nécessaires en urgence. Il permet d’accélérer le processus d’approvisionnement en indiquant clairement la priorité et les délais requis.
- Bon de commande récurrent : Il est utilisé pour les commandes régulières ou récurrentes, telles que les fournitures de bureau ou les services d’entretien. Il peut être émis périodiquement sans avoir besoin de spécifier à chaque fois les détails complets.
- Bon de commande d’approvisionnement : Ce type de bon de commande est utilisé spécifiquement pour les besoins en approvisionnement en matières premières ou en produits intermédiaires. Il permet de planifier et de contrôler l’approvisionnement en indiquant les quantités nécessaires et les délais de livraison.
- Bon de commande cadre : Il est utilisé pour établir un accord-cadre avec un professionnel. Il spécifie les conditions générales de la relation commerciale, tels que les prix, les quantités et les conditions de livraison, qui seront ensuite utilisés pour émettre des bons de commande individuels au fur et à mesure des besoins. Ce dernier est surtout adapté aux grandes entreprises ou aux sociétés passant des commandes régulières. Cela permet de garantir un tarif fixe.
Il est important de choisir le type de bon de commande le plus approprié en fonction de la nature des achats et des processus internes de l’entreprise. Cela permet de garantir une communication claire avec les fournisseurs, l’acheteur, et de faciliter le traitement des commandes.
Comment remplir un bon de livraison ?
Intéressons-nous à ce document car il fait partie intégrante d’une commande client et/ou fournisseur. Pour remplir correctement un bon de livraison, suivez les étapes suivantes :
- Identifiez les informations de base : Indiquez le délai de l’acheminement et les coordonnées du client (nom de l’entreprise, adresse, numéro de téléphone).
- Référence de la commande : Mentionnez le numéro de commande ou de bon de commande. Cela permet de relier le bon d’expédition à la commande correspondante.
- Détail des articles livrés : Énumérez toutes les marchandises livrées en spécifiant leur description, leur quantité et, si nécessaire, leur numéro de série ou tout autre identifiant unique. Utilisez une terminologie claire et précise pour éviter toute confusion.
- Vérifiez la conformité de la livraison : Assurez-vous que les articles livrés correspondent à ceux commandés. Vérifiez les quantités, les modèles, les couleurs, etc. Si des articles sont manquants ou endommagés, notez-le sur le bon de livraison.
- Signature : Lorsque vous livrez les articles, demandez au client de signer le document pour en confirmer la réception et l’exactitude de la livraison. Si possible, obtenez également une signature du responsable de l’entreprise.
- Remarques supplémentaires : S’il y a des informations supplémentaires importantes à communiquer, telles que des instructions de manipulation ou des remarques spéciales, ajoutez-les dans la section prévue à cet effet sur le bon de livraison.
- Créer des copies : Faites des copies du document signé, une pour l’entreprise qui effectue le transport et une autre pour le client. Cela permet d’avoir une trace documentée.
Il est important de remplir soigneusement et de manière précise le bon de livraison, car il sert de preuve de l’expédition des articles et peut être utilisé pour résoudre tout différend éventuel. Assurez-vous que toutes les parties impliquées sont d’accord sur les détails en le signant.
Bon de commande : quelle utilité ?
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Faire un bon de commande revêt une importance capitale dans le processus d’achat, car il joue plusieurs rôles essentiels.
Pourquoi utiliser un bon de commande ? Il joue un rôle central dans les transactions commerciales. Voici quelques-unes de ses principales utilités :
- Traçabilité et transparence : En fournissant une preuve écrite de l’accord commercial entre l’acheteur et le vendeur, le bon de commande assure une traçabilité et une transparence essentielles. Toutes les parties impliquées disposent ainsi d’un document de référence clair et précis.
- Prévention des malentendus et des litiges : Le bon de commande spécifie en détail les clauses de la transaction, notamment la quantité, la description des produits, le prix convenu, les modalités d’acheminement et les conditions de paiement. Cela permet d’éviter les malentendus et les litiges potentiels, car les attentes de chaque partie sont clairement définies.
- Gestion efficace des stocks : En utilisant un bon de commande, vous pouvez suivre et contrôler vos stocks plus facilement. Les informations sur les produits commandés et leurs quantités vous aident à planifier vos approvisionnements et à maintenir un niveau de stock adéquat, évitant ainsi les ruptures ou les surplus inutiles.
- Respect des délais de livraison : Le bon de commande spécifie la date souhaitée ou limite. Cela permet au vendeur de s’organiser en conséquence et de respecter les engagements pris envers l’acheteur. De plus, en cas de retard, le bon de commande peut servir de référence pour résoudre rapidement le problème.
- Suivi des paiements : Il indique les clauses de paiement convenues, y compris les délais et les méthodes de règlement. Cela facilite le suivi des paiements et permet d’anticiper les échéances, garantissant ainsi une bonne gestion financière.
L’utilité d’un bon de commande dans le domaine des affaires ne peut être sous-estimée. En fournissant une preuve écrite, en évitant les litiges potentiels, en facilitant la gestion des stocks et le suivi des paiements, cet outil essentiel simplifie et sécurise vos transactions commerciales. Ne négligez pas l’importance d’un bon de commande correctement rempli pour garantir des opérations fluides et réussies.
Différences entre facture et bon de commande
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La facture et le bon de commande sont deux documents distincts qui jouent des rôles différents dans le processus d’achat et de vente. Voici les principales différences :
- Objectif : Il est émis par le client pour passer une commande de biens ou de services auprès du vendeur. Il indique les détails de la commande, tels que la quantité, la description des produits, le prix convenu, les modalités et les clauses de règlement. La facture, en revanche, est émise par le vendeur pour demander l’acquittement des biens fournis au client.
- Moment d’émission : Le bon de commande est généralement émis avant la livraison des biens. Il sert de base pour informer le vendeur des besoins du client et clarifie la demande du client. La facture, quant à elle, est émise après le transport des biens, pour notifier au client le tarif à payer.
- Fonction : Il est principalement utilisé pour formaliser la demande d’achat et établir les termes et modalités de la transaction. Il sert de référence pour le suivi des commandes, le contrôle des stocks et la planification. La facture, en revanche, est utilisée pour demander le règlement au client. Elle spécifie le montant dû, les conditions de versement et fournit un récapitulatif des biens ou services fournis.
- Nature juridique : Le bon de commande n’a pas de valeur légale contraignante en tant que tel. Il est considéré comme une offre d’achat de la part du client. La facture, en revanche, est un document légalement contraignant qui établit une créance envers le client. Elle est généralement accompagnée d’une preuve de livraison ou d’une preuve de service effectué.
- Flux de documents : Le bon de commande précède généralement la facture. Une fois que le vendeur reçoit le bon de commande, il prépare et livre les biens demandés. Ensuite, il émet la facture pour demander le paiement au client.
Il est important de noter que le bon de commande et la facture sont complémentaires dans le processus commercial. Le bon de commande établit les termes de la commande, tandis que la facture récapitule les détails de la transaction et demande le règlement.
Pour découvrir la différence entre un devis et un bon de commande, ou encore une facture, découvrez notre article dédié :
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Un exemple de bon de commande en ligne rempli
Savoir comment créer un bon de commande est une étape importante pour confirmer et récapituler les dires du devis. Si vous investissez dans un programme de qualité en ligne, vous n’aurez pas besoin de savoir comment calculer un bon de commande car tout sera directement calculé sur Axonaut par rapport au devis qui aura été rempli au préalable dans le logiciel. L’application met toutes les données en relation afin de vous simplifier la vie ! Le devis sera directement fait depuis Axonaut alors la commande pourra être associée. Ne perdez pas votre temps sur les problèmes administratifs et laissez-nous nous en occuper afin que vous vous occupiez de tâches plus importantes pour l’activité de votre entreprise.
Un tableau de bord sera actualisé pour que vous puissiez suivre le déroulement d’un projet sur le plan administratif et stratégique. Ne vous prenez pas la tête car tout est déjà organisé par l’application puisqu’elle génère les documents nécessaires qui découlent du devis, de façon automatique. Le logiciel enregistre les données déjà utilisées pour que vous n’ayez pas à les répéter. Vous pouvez également envoyer les dossiers au client pour que l’échange soit facile, efficace et que les documents soient rapides à analyser. Il est possible de modifier la commande s’il y a des variantes. Toutes les informations sont connectées et accessibles les unes avec les autres en un temps record. N’hésitez plus, grandissons ensemble main dans la main.
L’objectif d’Axonaut est d’offrir aux entrepreneurs et aux gestionnaires d’entreprise des outils en ligne performants pour simplifier et optimiser les opérations quotidiennes. Grâce à un logiciel de gestion complet et français, Axonaut permet aux entreprises de centraliser et d’automatiser leurs processus clés tels que :
- La facturation,
- La gestion des ventes, des clients, des fournisseurs,
- Le suivi des dépenses,
- Le contrôle des stocks,
- La gestion des projets,
- Etc.
![exemple de bon de commande rempli](https://axonaut.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/bon-de-commande.png)
FAQ – Les questions les plus fréquentes sur le bon de commande
Comment rédiger un bon de commande ?
Pour rédiger ce document, vous devez spécifier plusieurs mentions :
- Les coordonnées du vendeur : nom de l’entreprise, adresse du siège sociale, numéro de téléphone, adresse email.
- L’identité du client : nom de l’entreprise du professionnel, adresse postale, téléphone, email, adresse de livraison etc.
- La date de livraison et de création.
- Une description détaillée.
- Le tarif.
- Les conditions de livraison.
- Les conditions de règlement.
Quelle est la valeur juridique d’un bon de commande ?
Une fois que votre client l’a signé, avec la mention “lu et approuvé” ou “bon pour accord”, le bon de commande a la même valeur juridique qu’un contrat de vente. Faire signer ce document permet au client comme au prestataire de se protéger en cas de litige, tout comme les conditions générales de vente.
Comment annuler un bon de commande signé sans acompte ?
Annuler un bon de commande signé sans acompte est possible dans plusieurs cas :
- La garantie légale de conformité : lors de l’achat d’un service numérique, votre client a un délai de 2 ans à compter de la livraison. Vous pouvez utiliser cette garantie en cas de défaut existant.
- Le retard de livraison.
- Le délai de rétractation : dans certains cas, vous disposez d’un délai de rétractation de 14 jours à compter du lendemain de la livraison du produit ou de la signature du contrat. Vous pouvez annuler le bon de commande sans motif durant ce délai.
Dans le cas des arrhes, l’annulation de bon de commande n’entraîne pas leur restitution. Attention toutefois à ne pas confondre arrhes et acompte ! L’acompte est le versement d’une partie du prix de vente. Cela engage alors le vendeur comme l’acheteur et l’annulation devient impossible. Vous vous exposez donc au paiement de dommages et intérêts.
Quelle est la différence entre un bon de commande et un devis ?
La différence entre un bon de commande et un devis se trouve dans la nature de la vente. En effet, un devis est davantage utilisé dans le cadre d’une vente de service alors que le bon de commande est utilisé pour vendre un produit ou une marchandise. Ces deux documents ont une valeur juridique lorsque le client signe.
En savoir plus sur la thématique :
- Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?
- Bon de livraison : définition, utilisé et modèle gratuit à télécharger
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