Comment faire une facture en ligne et la classer ?

Découvrez avec Axonaut comment faire une facture en ligne et la classer de façon efficace dans le cadre de votre activité professionnelle.

En France, la facturation électronique va devenir obligatoire dès le 1er juillet 2024 pour les entreprises assujetties à la TVA. Ce déploiement doit s’étendre de 2024 à 2026, en fonction de la taille des entreprises.

Si vous n’êtes pas encore passé à la facture électronique, voici tout ce que vous devez savoir sur les modèles de facture, la création des factures en ligne et leur classement.

MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :

L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.

Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.

Comment créer une facture en ligne ?

Pour créer une facture en ligne, les entreprises peuvent désormais passer par des logiciels de facturation électronique ou des plateformes de dématérialisation partenaires. En effet, la facturation électronique est régie par une réglementation bien précise pour être conforme (les mentions obligatoires).

Une facture est un document légal obligatoire lors d’une vente de service ou de prestation et a pour but de certifier la transaction. Une facture conforme doit mentionner les informations suivantes :

Les noms et adresses des parties.
L’adresse de facturation si celle-ci est différente de celle du client.
Le numéro de facture.
Le numéro du bon de commande, le cas échéant.
La date de la vente.
Le numéro d’identification TVA si besoin.
La quantité ou la dénomination précise du service ou du produit vendu.
Le prix unitaire HT et les éventuelles réductions consenties.
Le montant de l’indemnité forfaitaire pour les frais de recouvrement due au créancier (s’il y a retard de paiement).
L’existence et la durée de la garantie légale de conformité (de 2 ans minimum), pour certains biens (décret n°2021-609 du 18 mai 2021), hors biens vendus dans le cadre d’un contrat conclu hors établissement ou à distance.

Avec la généralisation de la facturation par voie électronique, des mentions supplémentaires doivent apparaître sur les factures pour que celles-ci soient « valables » :

La garantie d’intégrité : qui atteste que le document n’a pas été modifié après la signature.
La garantie d’authenticité : qui atteste que seule la personne autorisée peut valider et signer le document.
La garantie de lisibilité : qui atteste que le document est facilement consultable et lisible pour quelques années.

Avec un générateur de factures français, toutes les normes sont respectées !

Comment sécuriser une facture en ligne ?

Pour éditer et sécuriser une facture électronique, l’État a prévu 3 dispositifs :

La Piste d’Audit Fiable (PAF) : cette mesure consiste à mettre en place un contrôle interne des documents permanents et spécifiques à la gestion des factures. Ainsi, elle apporte une preuve de validité.
La signature électronique : avec l’horodatage et la génération d’une empreinte numérique du document à travers un certificat électronique, émis par un tiers de confiance ou une plateforme agréée.
L’Échange de Données Informatisées (EDI) : c’est un format électronique standard pour les échanges de documents commerciaux inter-entreprises. L’EDI permet de transférer des documents d’une application d’entreprise à une autre.

Un outil de facturation en ligne vous permet de sécuriser les factures.

Quels sont les outils permettant de faire des factures en ligne ?

Il existe des logiciels et des plateformes pour faire des factures en ligne, comme Axonaut. Les organismes publics ont déjà pour obligation de passer par un portail de facturation public avec Chorus Pro, créé par l’État.

De leur côté, les entreprises pourront se tourner vers un logiciel de facturation ou vers des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Ces plateformes jouent un rôle central dans le dispositif de dématérialisation des factures (e-invoicing, e-facturation) et dans la transmission des données de transactions et de paiements à l’administration fiscale (e-reporting).

Les plateformes de dématérialisation sont « partenaires », car elles ont fait l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration fiscale, pour un délai de 3 ans renouvelable. Elles remplissent plusieurs missions pour les entreprises avec la mise en place d’un logiciel de facturation en ligne :

Émettre, transmettre et réceptionner les factures électroniques du fournisseur au client, dans un format qui puisse convenir au client.
Extraire et transmettre des données spécifiques des factures à l’administration fiscale comme le montant HT de l’opération, l’identification du client et du fournisseur.
Transmettre les données de transaction ne faisant pas l’objet d’une facture dématérialisée à l’administration.
Transmettre les données de paiement pour les opérations.
Être en règle concernant les mentions obligatoires : numéro de facture, SIRET…
Permettre l’émission de la facture sous plusieurs formats, modèles
Gérer les factures impayées

Important : seules les plateformes de dématérialisation partenaires sont habilitées à réaliser toutes les étapes du processus d’e-reporting et d’e-invoicing et donc de réaliser une facture professionnelle. Il existe des modèles de facture en ligne où vous pouvez tester gratuitement de créer votre facture classique, facture d’acompte, solde.

Voici un exemple de facture créé sur Axonaut en moins de 1 minute :

Illustration de création d'une facture dans le logiciel de facturation Axonaut

Comment éditer une facture en ligne sans TVA ?

Comment éditer une facture sans TVA lorsqu’on est une entreprise exonérée ?

Pour rappel, les entreprises concernées sont celles qui réalisent des livraisons de prestations de services ou de biens imposables inférieures à une certaine limite annuelle et qui sont sous le régime de franchise en base de TVA. Si vous êtes dans ce cas de figure, faire votre facture sera tout aussi simple à une exception : vous devrez créer des factures en ligne sans TVA.

Pour ce faire, une facture sans TVA devra obligatoirement mentionner « TVA non-applicable » (article 293 B du Code Générale des Impôts) au bas du document. Avec une facture électronique sans TVA, l’entreprise ne peut pas comptabiliser la TVA sur ses prestations et produits. Créer votre facture en toute simplicité avec Axonaut !

Création d’une facture sur Word/Excel

Sachez qu’il est possible d’établir une facture depuis Word et/ou Excel. Il existe même des modèles de factures gratuits sur Word ou Excel. Cet outil puissant est souvent utilisé par des entreprises qui démarrent l’aventure. Les devis et factures ne sont pas la priorité et un générateur de facture gratuit comme Excel convient parfaitement au départ.

Cependant, avec la nouvelle législation sur la facture numérique, il ne sera plus possible de créer une facture, générer une facture sous Excel ! Excel n’est pas un logiciel de facturation gratuit !

Comment classer des factures électroniques ?

Vous vous demandez comment classer des factures électroniques de manière efficace après avoir créé votre facture via un générateur de facture ? La facturation électronique permet de centraliser tous les documents relatifs à la facturation au même endroit. L’ensemble des documents sont classés dans la plateforme ou sur un coffre-fort numérique. Cela est beaucoup moins contraignant que la facture papier qui demande souvent beaucoup de classeurs, une perte d’espace de travail…

Avec la dématérialisation, les factures ont désormais une durée de conservation, selon la nature de celles-ci. Ceci est d’ailleurs une obligation. Pour les stocker et les archiver en respectant la réglementation, les entreprises doivent recourir à un Système d’Archivage Électronique (SAE) ou faire appel à un tiers mandaté à cet effet.

Quelles sont les règles relatives à l’archivage des factures électroniques ?

Le système choisi par l’entreprise pour l’archivage et le classement des factures dématérialisées doit assurer les garanties précédemment énoncées, à savoir l’authenticité de l’origine de la facture (identité du fournisseur ou de l’émetteur), l’intégrité du contenu avec les mentions obligatoires et la lisibilité de la facture.

Nous espérons que cet article complet sur comment faire une facture en ligne vous a apporté toutes les réponses nécessaires à la bonne gestion de votre entreprise. Nous vous conseillons de vous préparer dès maintenant sur comment passer à la facturation électronique ! Pour cela, utiliser un logiciel de facturation en ligne comme Axonaut qui permettra de répondre à vos besoins simplement : création de facture professionnelle, gestion des factures impayées, bon numéro de facture… !

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