L’encours client fait référence à l’ensemble des créances d’un client. Il fait partie des indicateurs clés d’une entreprise. Et pour cause : une mauvaise gestion de vos encours peut engendrer de sérieux problèmes de trésorerie ,et donc de besoin en fonds de roulement, pour votre entreprise et impacter sa solvabilité. Découvrez une définition plus précise de ce KPI essentiel, comment le calculer et diminuer leur impact pour s’assurer d’une bonne gestion de la situation financière de votre entreprise.
Encours client : définition
Qu’est-ce qu’un encours client ? Il regroupe l’ensemble des créances en cours des clients auprès d’une entreprises. Ce sont donc des factures :
- Dont la date d’échéance est dépassée.
- Non échues, qui ne sont pas encore arrivées à échéance.
- A émettre, qui n’ont pas encore été émises suite à une transaction commerciale.
En bref, un encours client représente ce que vous doit vos clients. Il figure au niveau de l’actif circulant d’un bilan comptable.
Qu’est-ce que l’encours fournisseur ?
Quant à l’encours fournisseur, cela représente l’ensemble des dettes d’une entreprise envers ses fournisseurs.
Dès que vous passez commande auprès de votre fournisseur, vous avez un encours auprès de votre fournisseur. Cette dette fournisseur s’inscrit directement au passif de votre bilan comptable.
Comment calculer l’encours d’un client ?
Pour le calcul d’une créance client, vous devez additionner :
- Les créances clients non échues ou encours non exigibles.
- Les créances clients échues ou encore exigibles.
- Les factures à délivrer associées aux livraisons ou aux prestations effectuées.
Pour finaliser ce calcul, n’oubliez pas de soustraire les avances et acomptes déjà réglés.
La formule de l’encours client est donc le suivant :
Encours client = (factures échues + factures non échues + factures à émettre) – avances et acomptes.
Une autre donnée intéressante à calculer est également la moyenne de l’encours clients. Vous devez diviser le chiffre d’affaires sur la période de votre choix par le nombre de jours de la période. Le résultat sera à multiplier par le délai de paiement moyen des clients.
Par exemple, une petite entreprise a un chiffre d’affaires de 500 000 euros sur une année. Ses clients disposent d’un délai moyen de paiement de 45 jours.
Encours client moyen = (500 000/365) x 45 = 61 643 euros.
Comment diminuer l’encours client ?
Evaluer la solvabilité des clients en amont
Pour limiter les risques de factures impayées, une entreprise peut vérifier en amont la capacité de paiement de son futur client. Il existe plusieurs moyens :
- S’assurer sur le site infogreffe.fr que la société est bien immatriculée au registre du commerce et des sociétés.
- Demander un état d’endettement au greffe du tribunal de commerce.
- Analyser les comptes annuels sur societe.com comme l’évolution du chiffre d’affaires, la marge etc.
- Consulter un scoring financier : vous pouvez donner un score à un client en fonction des délais de paiement et la solvabilité d’un client.
Effectuer un suivi client régulier
Préserver la trésorerie de votre entreprise passe par un suivi des comptes clients. La fréquence idéal dépend principalement de votre volume de transactions.
Nous vous recommandons a minima une analyse mensuelle : cela vous permettra d’identifier en un coup d’œil les retards de paiement ou encore ceux dont la date d’échéance arrive bientôt. Si vous avez un volume très important, l’analyse hebdomadaire est davantage recommandée.
Beaucoup d’entrepreneurs se tournent vers Excel pour suivre leurs factures. Même si cela peut sembler pratique, créer un tableau Excel de paiement client devient vite contraignant. En effet, vous devez l’actualiser très régulièrement et vous n’êtes pas à l’abris d’erreurs humaines, qui peuvent coûter chères à votre entreprise.
Avec un logiciel de facturation, place à l’automatisation ! Vous pouvez retrouver automatiquement sur un tableau de bord le montant de vos créances clients et vérifier en un coup d’œil les envois et la consultation de vos factures de ventes.
Avec le rapprochement bancaire, vous pouvez également suivre en temps réel les flux de trésorerie et rapprocher en un clic les règlements clients et fournisseurs.
Proposer des conditions de paiement claires
Une communication claire avec vos clients est également un élément important. Vous devez définir avec précision les délais et les conditions de paiement des clients, les marges de négociations à envisager ou encore les moyens de paiement à privilégier. Vous pourrez communiquer ces informations en interne comme en externe. Les conditions générales de vente (CGV) viendront encore davantage vous protéger en cas de conflit.
Pour dissuader de potentiels “mauvais payeurs”, n’hésitez pas à mettre en place des pénalités de retard : ils seront plus enclin à respecter les délais et éviter les frais supplémentaires.
Les acomptes sont également un excellent moyen de faire rentrer de la trésorerie en cas d’annulation ou de retard de paiement.
Diversifier les solutions de paiement
Proposer plus d’options de paiement à vos clients pourront les inciter à passer plus rapidement au paiement. Cela peut être les virements, la carte bancaire ou encore le paiement en plusieurs fois pour faciliter la gestion des finances.
Le logiciel de comptabilité Axonaut propose un portail client sécurisé, qui permet le paiement en ligne en un clic. L’encaissement des factures est donc facilité !
Définir des procédures de recouvrement
Une fois les factures envoyées, vous devez mettre en place une procédure de recouvrement claire pour éviter le plus d’impayés possibles. Vous pouvez vous poser plusieurs questions :
- Quand la relance doit-elle être effectuée ?
- Quand une relance devient prioritaire ?
- Combien de relances à l’amiable effectuer avant une mise en demeure potentielle ?
Un logiciel de facturation vous aide dans cette démarche. Axonaut propose la relance automatique de l’ensemble des impayés avec un historique complet. Si les relances à l’amiable ne portent pas leurs fruits, vous pouvez faire appel depuis Axonaut à un réseau d’huissiers qui se chargent pour vous d’obtenir les sommes dues.
Proposer des remises
Afin d’encourager les paiements anticipés, vous pouvez proposer des remises. Elles permettent d’améliorer la trésorerie et de réduire plus facilement les encours.
Vous pouvez proposer par exemple des escomptes pour des paiements sous 10 à 15 jours, dépendant de vos conditions de paiement.
Avoir recours à l’affacturage
Vous souhaitez déléguer la gestion de votre poste client ? Une société d’affacturage pourra s’occuper pour vous de la relance et du recouvrement de créances. Malgré la commission prise, c’est un moyen de lutter contre les impayés dans votre entreprise.
En savoir plus sur cette thématique :
