Pour les TPE et PME, la facturation des frais de déplacement au client est une pratique fréquente… mais qui soulève souvent des questions : que peut-on facturer ? Comment le justifier ? Quelles règles fiscales faut-il respecter ? Que vous soyez consultant, artisan, prestataire de services ou dirigeant d’une petite structure, il est essentiel de maîtriser ce sujet pour préserver vos marges tout en restant transparent avec vos clients.
Dans cet article, on vous guide pas à pas pour savoir quand, comment et à quelles conditions refacturer vos frais de déplacement sans risquer de litige ni alourdir la relation commerciale. Suivez le guide !
Peut-on facturer les frais de déplacement à un client ?
Oui, il est possible de facturer les frais de déplacement à un client dès lors qu’il s’agit bien de dépenses professionnelles effectuées sur ses heures de travail et avec justificatif.
Pour rappel, les frais de déplacement concernent toutes les dépenses réalisées par un employé dans le cadre professionnel. Cela concerne donc par exemple :
- Indemnités kilométriques.
- Billets de train, d’avion.
- Taxi.
- Parking, péage.
- Carburant.
- Frais d’hébergement et de restauration.
Fixer un tarif de déplacement au km pour un artisan est intéressant si vous avez beaucoup de frais. Par exemple, des allées et venues entre le chantier et l’entreprise ou des déplacements répétés pour aller chercher des fournitures. Si ces coûts sont importants pour votre entreprise, il est préférable de les facturer pour ne pas impacter votre trésorerie.
En revanche, si vous effectuez peu de déplacements en dehors de votre zone géographique, les facturer peut être considéré comme un désavantage par rapport à vos concurrents.
Comment facturer les frais de déplacement aux clients ?
Il existe deux méthodes de calcul : la facturation au réel sur la base des indemnités kilométriques et le forfait de déplacement.
La facturation au réel
Les frais kilométriques sont des dépenses liées au carburant, à l’usage du véhicule, aux frais d’assurance et à l’usure du véhicule.
Le calcul des indemnités kilométriques se fait selon le nombre de kilomètres parcourus et la puissance fiscale du véhicule. Le barème est chaque année édité par l’administration fiscale.
💡Découvrez d’ailleurs le barème pour l’année fiscale en cours dans cet article.
Le calcul des frais est le suivant :
Formule : Distance parcourue aller-retour x tarif kilométrique (selon CV fiscaux et km/an).
Ce calcul est certes plus juste mais peut être très chronophage. En effet, il faudra prendre en compte la distance sans erreur, inclure le barème en vigueur et faire attention à conserver les justificatifs.
Avec une solution de notes de frais comme Axonaut, vous pouvez prendre en photo vos justificatifs pour créer vos dépenses directement en un clic. Directement connecté à Google Maps, la solution calcule automatiquement les indemnités kilométriques. Axonaut propose également un compte bancaire professionnel ! Vous pouvez régler l’ensemble de vos dépenses en un clic et rapprocher automatiquement chacune de vos dépenses pour une comptabilité facilitée.
La facturation au forfait
La facturation au forfait est la solution la plus utilisée par les entreprises. Elle a l’avantage d’être plus simple au niveau de la comptabilité et de l’application mais elle est cependant moins précise.
Cette méthode consiste à définir un montant fixe pour couvrir les déplacements clients. Contrairement aux indemnités kilométriques, la facturation au forfait n’a pas de cadre légal, vous pouvez donc fixer les tarifs de vos choix. Pour éviter les erreurs, vous pouvez regarder les prix pratiqués par vos concurrents.
La facturation au forfait s’effectue de deux manières différentes :
- Tarif fixe (exemple : 25 euros de frais de déplacement peu importe la distance).
- Tarif fixé par tranche de trajet. 25 euros pour des déplacements entre 20 et 70km et 10 euros pour chaque 10km supplémentaire parcouru par exemple.
Frais de déplacement auto-entrepreneur : comment cela fonctionne ?
En tant que micro entrepreneur, vous pouvez facturer les frais de déplacements professionnels. En revanche, il n’est pas possible de déduire du résultat imposable de l’activité contrairement aux entrepreneurs en SAS, en SASU ou SARL.
Contrairement aux autres formes d’entreprise, les micro entreprises paient des cotisations sociales et des impôts sur la somme perçue. Vous n’êtes généralement pas soumis à la TVA donc vous ne pouvez pas la récupérer ni l’appliquer sur la facturation de vos frais de déplacement.
En savoir plus 👉 la TVA déductible : définition et calcul
Dans ce cas, comment procéder pour la facturation des frais de déplacement au client en tant qu’auto-entrepreneur ? Nous vous conseillons de réaliser une note de débours. Les frais seront facturés au nom de vote client afin que les débours n’entrent pas dans le calcul des cotisations sociales.
💡Quelle est la différence entre refacturation et note de débours ?
- Le nom du bénéficiaire : la refacturation des frais engagés sont au nom de l’entreprise alors que les débours sont au nom du client.
- TVA : elle est applicable pour la refacturation des frais. Ce n’est pas le cas des débours.
- Chiffre d’affaires : la refacturation de frais est intégrée au chiffre d’affaires alors que les débours ne le sont pas.
Facturation frais de déplacement au client : nos conseils !
Pour vous assurer de ne commettre aucune erreur dans votre comptabilité, nous vous conseillons d’être vigilant sur les points suivants :
- Vérifier vos documents commerciaux : dans vos devis et conditions générales de vente, vous devez mentionner la refacturation des frais. Les inclure vous protéger en cas de contestation de votre client. Dans ce cas, faire signer vos devis et contrats est un argument contractuel solide à faire valoir.
- Inclure la TVA : vous ne devez intégrer la TVA dans la facturation des frais de déplacement que si vous avez choisi la facturation au forfait et si l’entreprise est assujettie à la TVA. La TVA ne s’applique pas sur le barème kilométrique mis à disposition par l’administration fiscale.
- Prévoir le montant en amont : il est important de communiquer en amont le montant correct au client. Un outil de gestion de note de frais vous aide à faire une simulation du montant des trajets que vous devez refacturer ensuite. En cas de dépassement, il faudra prévenir votre client et réaliser un autre devis.
- Facturer les frais : se faire rembourser les frais implique de créer une facture pour justifier comptablement. Comment procéder ? Vous pouvez réaliser une facture globale avec une ligne dédiée « déplacement professionnel » ou réaliser une facture à part rien que pour les déplacements professionnels. Un logiciel de facturation comme Axonaut vous permet de créer des factures en un clic en les personnalisant au couleur de votre entreprise.
- Bien conserver les justificatifs : les justificatifs liés aux frais de déplacement professionnel doivent être conservés pour la bonne tenue de votre comptabilité. Par exemple, ce sont les tickets de péage, factures de carburant, notes de frais internes, factures de location de voitures etc. Ce sont des pièces comptables obligatoires pour justifier et surtout elles sont demandées lors du bilan comptable ou lors d’un contrôle. L’administration fiscale vous oblige à les archiver pendant 10 ans minimum.
En savoir plus sur cette thématique :
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- Les notes de frais : comment ça marche ?
- Logiciel note de frais : Top 20 des meilleurs logiciels
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