La facture de solde est un document essentiel en comptabilité, souvent utilisé pour finaliser un paiement ou solder un compte. Que vous soyez entrepreneur, freelance ou responsable financier, comprendre son utilité et ses obligations légales est indispensable.
Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la facture de solde : sa définition, son rôle, les mentions obligatoires et des modèles prêts à l’emploi pour vous aider à l’établir facilement. Suivez notre guide pour une gestion claire et efficace de vos transactions !
Qu’est-ce qu’une facture de solde ?
Une facture de solde, aussi appelée facture finale ou encore facture définitive, est réalisée à l’exécution totale d’une prestation de services ou livraison de biens. Elle représente la dernière demande de paiement pour conclure le contrat passé avec votre client.
La facture d’acompte : un allié pour votre trésorerie
Avant d’émettre une facture de solde, les entreprises éditent des factures d’acompte pour leurs clients. Pourquoi faire ce choix ? Pour rappel, une facture d’acompte vous permet d’émettre une partie du montant total.
Les acomptes vous permettront également de financer le projet nécessaire à la réalisation de la prestation comme par exemple le matériel ou encore la main d’œuvre.
C’est également un allié de taille contre les impayés. En effet, si vous réalisez une partie de la prestation, vous êtes sûr de percevoir au moins une partie de la somme prévue en cas d’annulation.
La facture d’acompte comporte les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique. La seule différence est que vous devez également renseigner :
- La mention “facture d’acompte” en haut.
- La référence au devis correspondant.
- Vous devez indiquer que le montant total correspond à une partie de la prestation.
La différence entre une facture finale et d’acompte
La différence principale se situe au niveau du montant de la facturation. Un acompte est utilisé pour facturer une partie de la prestation alors qu’une facture finale vient conclure la vente en demandant le dernier paiement pour une prestation réalisée.
Leur comptabilisation est également différente. Les acomptes ne rentrent pas dans le chiffre d’affaires, c’est seulement le paiement final qui est comptabilisé au moment de la facture solde de tout compte.
Si vous êtes soumis à la TVA, veillez donc à ne pas facturer à nouveau la TVA déjà perçue sur les factures d’acomptes.
Comment faire une facture de solde ?
Les mentions obligatoires
Étant un document comptable comme les autres factures de vente, elle doit contenir les mêmes mentions obligatoires suivantes (d’après le code général des impôts – Articles 242) :
- La date d’émission de la facture.
- Le numéro de facture. La numérotation des factures devra suivre une séquence chronologique “sans trou” et porter un numéro unique.
- Le jour de la livraison ou la date de fin d’exécution de la prestation de service.
- Les coordonnées de l’acheteur (nom et adresse du client etc).
- L’identité du prestataire (adresse du siège social et le nom de l’entreprise, la forme juridique, numéro de SIRET etc.).
- Le numéro individuel d’identification à la TVA.
- La description exhaustive du produit ou de la prestation : référence, quantité, prix unitaire etc.
- Les frais de transport ou d’emballage.
- Les taux de TVA.
- Les réductions de prix : escompte, remise, ristourne.
- Montant de la facture total à payer Hors-Taxe (HT) et Toutes Charges Comprises (TTC).
- Le délai ainsi que les conditions de paiement.
- Les pénalités de retard de paiement.
Les acomptes
Établir une facture de solde présente cependant quelques spécificités :
- Vous devrez rappeler le numéro du devis correspondant, si vous en avez créé un.
- Facture de solde avec acomptes : Il s’agira également de mentionner les montants des acomptes déjà versés avec les dates et les numéros. Il faudra effectuer une déduction des acomptes également.
La gestion de la TVA
Attention de ne pas facturer la TVA deux fois ! Pour gérer la TVA sur ce type de factures, vous devez vérifier plusieurs points :
- Le calcul de la TVA sur la facture de solde se base sur la TVA déjà appliquée sur les factures d’acomptes.
- TVA sur les acomptes : la TVA doit être exigible au moment de l’acompte pour les services. En revanche, pour les biens, la TVA n’est pas exigible lors du paiement de l’acompte.
Modèle facture avec acompte versé
Pour vous aider, nous vous proposons un modèle de facture avec acompte versé ci-dessous :
Modèle facture solde restant
Découvrez également notre modèle de facture solde restant pour faire une facture plus facilement :
Facture de solde : comment automatiser sa gestion ?
Même si l’utilisation d’Excel semble adaptée dans un premier temps pour votre comptabilité, vous pourrez rapidement constater ses limites : manque d’automatisation, risque accru d’erreurs humaines, manque de collaboration etc.
Pour gagner du temps, utiliser un logiciel de facturation comme Axonaut vous permettra d’automatiser plusieurs tâches dans la relation commerciale :
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