Pour un projet, un entrepreneur peut avoir recours aux factures d’acompte pour obtenir des règlements clients au fur et à mesure. Pour signifier la fin de la prestation, vous devez alors créer une facture de solde.
Quelle est sa définition ? Comment la créer facilement ?
Qu’est-ce qu’une facture de solde ?
Une facture de solde, aussi appelée facture finale ou encore facture définitive, est réalisée à l’exécution totale d’une prestation de services ou livraison de biens. Elle représente la dernière demande de paiement pour conclure le contrat passé avec votre client.
Étant un document comptable comme les autres factures de vente, elle doit contenir les mêmes mentions obligatoires suivantes :
- La date d’émission de la facture.
- Le numéro de facture. La numérotation des factures devra suivre une séquence chronologique “sans trou” et porter un numéro unique.
- Le jour de la livraison ou la date de fin d’exécution de la prestation de service.
- Les coordonnées de l’acheteur (nom et l’adresse par exemple).
- L’identité du prestataire (adresse du siège social et le nom de l’entreprise, la forme juridique, numéro de SIRET etc.).
- Le numéro individuel d’identification à la TVA.
- La description exhaustive du produit ou de la prestation : référence, quantité, prix unitaire etc.
- Les frais de transport ou d’emballage.
- Les taux de TVA.
- Les réductions de prix : escompte, remise, ristourne.
- Montant de la facture total à payer Hors-Taxe (HT) et Toutes Charges Comprises (TTC).
- Le délai de paiement.
- Les pénalités de retard de paiement.
Établir une facture de solde présente cependant quelques spécificités :
- Vous devrez rappeler le numéro du devis correspondant, si vous en avez créé un.
- Facture de solde avec acomptes : Il s’agira également de mentionner les montants des acomptes déjà réglés avec les dates et les numéros.
Attention de ne pas facturer la TVA deux fois ! Le calcul de la TVA sur la facture de solde se base sur la TVA déjà appliquée sur les factures d’acomptes. A savoir également que la TVA est exigible au moment de l’acompte pour les services uniquement et non la vente de biens.
La facture d’acompte : un allié pour votre trésorerie
Avant de créer une facture de solde, les entreprises éditent des factures d’acompte pour leurs clients. Pourquoi faire ce choix ?
Les acomptes vous permettront de financer le projet nécessaire à la réalisation de la prestation comme par exemple le matériel ou encore la main d’œuvre.
C’est également un allié de taille contre les impayés. En effet, si vous réalisez une partie de la prestation, vous êtes sûr de percevoir au moins une partie de la somme prévue en cas d’annulation.
La facture d’acompte comporte les mêmes mentions obligatoires qu’une facture classique. La seule différence est que vous devez également renseigner :
- La mention “facture d’acompte” en haut.
- La référence au devis correspondant.
- Vous devez indiquer que le montant total correspond à une partie de la prestation.
La différence entre une facture finale et d’acompte
La différence principale se situe au niveau du montant de la facturation. Un acompte est utilisé pour facturer une partie de la prestation alors qu’une facture finale vient conclure la vente en demandant le dernier paiement pour une prestation réalisée.
Leur comptabilisation est également différente. Les acomptes ne rentrent pas dans le chiffre d’affaires, c’est seulement le paiement final qui est comptabilisé au moment de la facture solde de tout compte.
Si vous êtes soumis à la TVA, veillez donc à ne pas facturer à nouveau la TVA déjà perçue sur les factures d’acomptes.
Modèle facture avec acompte versé
Pour vous aider, nous vous proposons un modèle de facture avec acompte versé ci-dessous :
Modèle facture solde restant
Découvrez également notre modèle de facture solde restant pour faire une facture plus facilement :
Facture de solde : comment automatiser sa gestion ?
Même si l’utilisation d’Excel semble adaptée dans un premier temps pour votre comptabilité, vous pourrez rapidement constater ses limites : manque d’automatisation, risque accru d’erreurs humaines, manque de collaboration etc.
Pour gagner du temps, utiliser un logiciel de facturation comme Axonaut vous permettra d’automatiser plusieurs tâches dans la relation commerciale :
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