La fiche de stock est un outil essentiel pour les TPE et PME qui souhaitent mieux gérer leurs stocks. Simple et efficace, elle permet de suivre en temps réel les entrées, sorties et niveaux de stock, évitant ainsi les ruptures ou les surplus coûteux. Dans cet article, nous vous expliquons comment créer facilement une fiche de stock adaptée à votre activité et vous proposons un modèle prêt à l’emploi.
Qu’est-ce qu’une fiche de stock ?
Une fiche de stock est un document de suivi de l’évolution du stock sur une période donnée. En pratique, c’est un registre des mouvements de chacun des stocks. Elle retrace donc l’historique des entrées et sorties de chacun des produits ou marchandises.
C’est un outil essentiel car elle permet de connaitre le stock sur une période et anticiper les besoins de l’entreprise. Vous êtes davantage au courant des stocks à commander pour ne pas être en surplus ou en rupture de stock.
Pourquoi faire des fiches de stock ?
Tenir des fiches de stock a plusieurs avantages dans la gestion de votre entreprise :
- Fluidifier la gestion de vos commandes : lorsque vous constatez qu’un produit a atteint un seuil critique, vous pouvez passer commander rapidement. Si au contraire une marchandise a atteint son stock maximal, prévoir des commandes pour une date ultérieure sera à envisager.
- Eviter les problèmes de stock : un surstockage et/ou des ruptures de stock entraine des soucis de gestion dans votre entreprise. En effet, si vous conservez du stock trop longtemps, il perd de sa valeur ou ils sont gaspillés si ce sont des produits périssables. La rupture de stock peut entrainer des frictions avec vos clients et perdre des ventes de nouveaux clients qui vont se diriger vers vos concurrents.
- Avoir une trésorerie saine : Un stock bien tenu est une comptabilité en bonne santé ! En effet, trop de stocks ou les ruptures de stock trop fréquentes sont un danger pour votre trésorerie. Une fiche de stock vous aide à vérifier les mouvements pour commander les quantités justes pour vos clients.
- Calculer plus facilement le CUMP (Cout Unitaire Moyen Pondéré) : le CUMP permet d’évaluer la valeur des stocks en calculant un moyen d’acquisition à chaque entrée. Vous pourrez ainsi simplifier la fixation des prix de vente.
Comment faire une fiche de stock ?
Comment remplir une fiche de stock ? Sur Excel, créez un nouveau fichier avec plusieurs colonnes :
- Référence du produit.
- Description du produit.
- Catégorie ou famille du produit.
- Nom du fournisseur.
- Prix unitaire.
- La date.
- L’état du stock.
- Les entrées.
- Les sorties.
- Le stock disponible.
- Le délai de livraison.
- Numéro de lot ou de série si besoin.
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Comment analyser les données d’une fiche de stock ?
Classer les produits
Pour connaitre la rotation exacte de vos produits, vous pouvez classer vos produits en catégories grâce à l’analyse ABC :
- Catégorie A : produits à forte valeur ou forte rotation.
- Catégorie B : Produits à importance modérée.
- Catégorie C : Produits de faible valeur ou rotation.
Pour la catégorie A, nous vous conseillons de mettre en place un système d’alertes pour être prévenu et passer commande rapidement.
Analyser les tendances de consommation
Votre fiche stock vous permettra d’identifier les catégories de produits en fonction de leurs ventes.
En effet, certains produits connaissent des pics de demande à des périodes spécifiques. Par exemple, dans le domaine des jeux de société, votre boutique connaitra un pic de demandes vers la période de Noel. Vous devrez vérifier que chaque produit est bien approvisionné pour suivre la demande croissante.
De plus, certains produits sont achetés tout au long de l’année. Identifiez vos produits phares/vos top ventes pour être de ne pas être en rupture de stock.
Vous avez également peut être fait des tests avec de nouveaux produits et ils ont moins fonctionné. Il est important de les identifier et les écouler rapidement pour qu’ils ne perdent de la valeur. Dans ce cas, vous devrez les mettre en avant avec des promotions ou des soldes.
Evaluer les performances des fournisseurs
Avoir un reporting sur vos fournisseurs vous permettra également d’optimiser la gestion de votre stock.
- Est-ce que les délais de livraison annoncés sont respectés ?
- Est-ce que ma qualité des produits est au rendez-vous ? Est-ce que le fournisseur a respecté les quantités demandées ?
Si la réponse est oui à ces questions, vous augmentez vos chances d’avoir une bonne rotation de stock. Dans le cas contraire, nous vous conseillons de négocier des tarifs plus avantageux et faire jouer la concurrence pour ne pas mettre en danger votre activité.
Comparer les données avec vos prévisions
Dans votre prévisionnel de ventes, vous avez renseigné une estimation des ventes à effectuer pour être rentable. A une période définie, analysez l’écart entre les données réelles et les prévisions de ventes. Cela vous permettra d’ajouter les approvisionnements.
Fiche de stock : 5 erreurs à éviter !
Ne pas mettre à jour régulièrement
Les fiches de stock deviennent obsolètes si elles ne sont pas mises à jour après chaque entrée ou sortie de produits. Cela entraîne des écarts entre le stock réel et le stock théorique.
Contrairement à Excel, utiliser un logiciel de gestion de stock vous permet de mettre à jour automatiquement vos données.
Ne pas mettre en place de seuils critiques
Mettre en place des seuils de réapprovisionnement ou de surstockage vous évite des ruptures de stock ou des coûts inutiles liés au surstockage.
Pour chaque catégorie de produits, vous devrez identifier les seuils minimum et maximum et mettre en place ensuite des alertes automatiques via un logiciel de gestion des stocks.
Avoir une mauvaise gestion des produits périssables
Les entreprises qui gèrent des produits avec une date limite risquent de perdre des produits si les dates d’expiration ne sont pas surveillées.
Dans ce cas, votre entreprise devra adopter un système de suivi par dates d’expiration ou numéros de lot. Certains logiciels de gestion vous permettent de suivre le stock avec ces données.
Ne pas effectuer d’inventaire
Les écarts entre le stock physique et les fiches peuvent s’accumuler si des inventaires ne sont pas effectués régulièrement.
Planifiez donc des inventaires physiques périodiques de votre choix et comparez les données des fiches de stock avec les résultats de l’inventaire.
Ne pas prendre en compte les variations saisonnières
Beaucoup d’activités peuvent rencontrer des fluctuations de la demande : c’est ce qu’on appelle la saisonnalité. Il est important d’anticiper vos « hautes » et « basses saisons » pour éviter de déséquilibrer les stocks.
Un travail d’analyse est donc nécessaire. Analysez vos données et celles de vos concurrents pour prévoir les périodes de fortes et faible activité. Vous pourrez ainsi ajuster les prises de commande en fonction des prévisions.
Comment automatiser la gestion de son stock ?
Avec un logiciel de gestion de stock comme Axonaut, vous pouvez :
- Mettre à jour votre stock en temps réel en fonction de la facturation.
- Personnaliser des alertes par email concernant vos seuils de stocks.
- Passer commande auprès de vos fournisseurs en quelques clics.
- Centraliser l’ensemble des informations sur des panneaux dédiés : limite de stocks, où en est la livraison etc.
- Gérer facilement les lots et la location.
- Retrouver en un clic votre trésorerie en temps réel.
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