Pour promouvoir l’image de l’entreprise, les dirigeants ou les commerciaux rencontrent les clients, fournisseurs ou partenaires. Il faut alors engager des dépenses : c’est ce qu’on appelle les frais de représentation. Charges déductibles d’impôt, il convient de veiller au respect de plusieurs règles ! Découvrez notre article pour en savoir plus.
Frais de représentation : définition
Les frais de représentation concernent des dépenses engagées par le dirigeant ou les salariés. Ils sont donc uniquement réalisés dans le cadre de l’activité professionnelle : des rencontres avec des tiers comme les partenaires ou encore les clients.
Par exemple, les frais de représentation peuvent être :
- Les frais de déplacement : ce sont les frais de transport liés à des déplacements (billets de train, taxi, avion).
- Les frais de repas : vous pouvez avoir recours aux frais de réception dans le cadre d’un repas pris au restaurant avec un client par exemple.
- Les frais de logement : ils représentent les coûts liés à la réservation du logement (hôtels).
- Les frais d’informatique et de communication : les abonnements téléphoniques ou d’internet font également partie des frais de représentation s’ils sont utilisés pour communiquer avec ses clients ou fournisseurs.
- Les frais de représentation vêtements : concernant les dépenses vestimentaires, seuls les vêtements différents de ceux pouvant être portés dans la vie courante sont déductibles et comptent dans les coûts.
- Les frais de documentation : ils constituent les achats de billets pour assister à une conférence ou à un séminaire.
⚠️ Concernant les frais de représentation coiffeur et d’esthétique, ils ne sont pas déductibles. En effet, peu importe le contexte, ils restent considérés comme ayant un caractère privé.
Que peut-on passer en frais professionnels ?
Les frais de représentation doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise et respecter certaines règles fixées par la loi.
Premièrement, le chef d’entreprise ou les employés doivent fournir les justificatifs. N’oubliez donc pas de conserver l’ensemble des reçus originaux pour votre comptabilité !
La dépense ne doit pas être d’un montant excessif et qualifiée de somptuaire. Nous pouvons classer les dépenses somptuaires en plusieurs catégories :
- La chasse et la pêche.
- L’achat ou la location de résidences de plaisance ou d’agrément.
- L’achat ou la location de bateaux de plaisance.
- L’amortissement des voitures particulières de luxe.
Si l’entreprise ne respecte pas ces règles, elle ne pourra pas récupérer la TVA payée sur la dépense somptuaire et elle ne pourra pas déduire la dépense de son chiffre d’affaires.
⚠️ Concernant les frais de représentation cadeau client, l’administration fiscale fixe un maximum de 73 euros TTC par an et par bénéficiaire. Ce montant est revalorisé tous les 5 ans en fonction de l’inflation.
Comment calculer les frais de représentation ?
Les frais de représentation se calculent en fonction des frais réalisés par le dirigeant ou les salariés.
Exemple :
Un dirigeant se déplace pour rencontrer un partenaire lors d’un repas d’affaire. Il dépense 200 euros en invitant les partenaires au restaurant. Il pourra :
- soit obtenir le remboursement de la dépense engagée par son entreprise.
- soit déduire ces frais professionnels de ces revenus personnels (s’il choisir la déduction des frais réels).
La comptabilisation des frais de représentation
Les frais de représentation ont une comptabilisation propre. Ils s’effectuent sur le compte lié au type de dépenses :
- Déplacements : compte 6251.
- Séjour professionnel : compte 6256.
- Achats de billets : compte 6183.
Si l’entreprise rembourse les frais de représentation engagés par le salarié, elle doit ajouter le compte 467 “autres comptes débiteurs ou créditeurs”.
Quant aux remboursements effectués sur le compte du dirigeant, ils sont comptabilisés sur le compte 108 “compte de l’exploitation” ou 4551 “compte courant d’associé”.
Comment déduire les frais de représentation ?
L’entreprise a la possibilité de déduire les frais de représentation de son chiffre d’affaires. Cela a pour avantage de réduire la base de calcul de l’impôt sur les sociétés.
Il existe deux manières de déduire ses frais de représentation :
- Réaliser une déduction forfaitaire de 10% de ses revenus imposables : c’est un abattement appliqué automatiquement par l’administration fiscale. Il existe cependant un plafond fixé à 13 522 euros pour les revenus 2022.
- Réaliser une déduction de frais réels : si les frais engagés pour son activité professionnelle sont supérieurs à 10% de ses revenus ou supérieurs au plafond de l’abattement, l’entreprise doit opter pour la déduction des frais réels.
Comment gérer les dépenses professionnelles efficacement ?
Où est le justificatif ? Où retrouver la note de frais ? Comment a été réglé telle charge ? Ces questions peuvent vous faire perdre du temps au quotidien pour la déduction de vos charges. Avec un logiciel de note de frais dédié comme Axonaut, vous pouvez automatiser la gestion de vos coûts :
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