Pourquoi utiliser un logiciel de gestion en 2021 ?

Publié le 18/11/2022 • Mis à jour le 12/12/2024

L’année 2020 se termine ou sera achevée quand vous lirez cet article. Et quelle année ! On ne l’oubliera pas de sitôt. Outre la COVID-19 qui a rythmé nos vies, le monde professionnel a été chamboulé, ses habitudes profondément impactées. La digitalisation ou numérisation des activités a gagné 10 ans selon les experts. Comment les entreprises doivent s’adapter ? Nous posons donc la question suivante : pourquoi utiliser un logiciel de gestion en 2021 ? Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel CRM, Devis, Factures en 2021 ?

Introduire un nouvel outil de gestion dans une entreprise est toujours un moment délicat, qu’il faut bien manœuvrer. Réticence des collaborateurs, réticence aux changements. Les habitudes sont changées et cela est très compliqué à gérer.

Cependant, cela ne doit pas entraver votre ambition, votre croissance, votre volonté d’amélioration. Le pire pour une petite entreprise, c’est le status quo ! Nous désirons donc avec cet article, vous aider, vous accompagner dans ce changement en vous expliquant les différents bénéfices à s’équiper d’un logiciel de gestion simple et efficace !

La numérisation, une nécessité !

Avec la crise que nous traversons et qui risque de durer jusqu’à l’été, les entreprises, pour survivre, doivent se réinventer !

Les contacts sont réduits drastiquement, les échanges se font essentiellement par internet. Nous avons découvert les visios !
Le télétravail est devenu une norme qui se démocratise de plus en plus. En effet, du jour au lendemain, la grande majorité des salariés s’est mise au télétravail à marche forcée.

Outre les avantages non négligeables de ce nouveau mode de travail (productivité, absentéisme réduit…), le changement d’organisation, culturel, relationnel a bouleversé les habitudes de travail. L’organisation de l’entreprise est à revoir, les interactions sont différentes, la manière de suivre les résultats aussi.

Gérer son entreprise, motiver ses salariés, atteindre les objectifs. Le chef d’entreprise, l’entrepreneur voit encore ses épaules s’alourdir. Les tâches économiques, sociétales, sociales qui lui incombent s’allongent ! Tout comme la numérisation qui est une nécessité, l’utilisation d’un logiciel de gestion abordable le devient tout autant.

Toutes les entreprises et secteurs d’activité sont concernés par la mise en place d’un CRM. En effet, il faut accompagner la numérisation de votre activité avec un logiciel en ligne qui sera le “cerveau” de votre structure. Accédez à tout moment, à l’ensemble de vos données, informations.

Plus besoin de contacts. Tous les documents seront enregistrés dans l’outil. Cela permettra une accessibilité permanente ainsi que des échanges facilités par voie électronique.

La facturation électronique

La numérisation des échanges professionnels est en marche ! Devis, Factures, Bons de commande. A l’avenir, tous les documents devront être électroniques. L’utilisation d’un logiciel de facturation français répondant à l’ensemble des règles sera donc nécessaire.

Gain de temps, automatisation des tâches chronophages, moyen de lutter contre la fraude à la TVA. Les avantages sont multiples pour tous les acteurs présents : entrepreneurs, Etat, experts-comptables…

C’est à cet effet, qu’à partir du 1er janvier 2023, toutes les entreprises assujetties à la TVA seront obligées d’utiliser les factures électroniques.

C’est déjà le cas quand vous souhaitez facturer l’Etat avec la plateforme en ligne : Chorus Pro. Cela deviendra une généralité à partir de cette date, pour l’ensemble des structures.

On remarque donc que la numérisation de vos process et surtout de votre facturation est importante dans les mois à venir. L’année 2021 sera sous le signe de l’anticipation 🙂 En effet, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel agréé pour préparer la transition et être prêt lorsque les nouvelles normes seront en vigueur.

La facilité de migration

Adopter un nouvel outil ou migrer vers un nouveau n’est pas un acte anodin à prendre à la légère. Il faut se préparer, prendre du temps pour savoir s’il conviendra à votre activité et utilisation quotidienne.

Pour cela, les logiciels en ligne, pour la grande majorité, mettent en place des outils d’aide à l’import. En effet, sur Axonaut par exemple, il est possible d’importer toutes vos données afin de démarrer proprement avec l’ensemble de votre historique.

Le passé est important et il faut le prendre en compte pour prendre les bonnes décisions. Que ce soit sur des fichiers Excel, ou des exports d’autres logiciels, il est possible de les importer directement. Toutes vos statistiques, produits/services, clients, prospects, etc… seront reprises. La migration n’est plus un frein de nos jours pour adopter le bon outil.

Sur Axonaut, il suffit de glisser vos exports et/ou fichiers Excel dans notre module pour les importer facilement :

Bon moment comptable

Changer d’outil en pleine année ! Une folie ?
Chez Axonaut, nous pensons que la date d’une migration ne doit pas jouer sur le fond du sujet : gain de temps et meilleure organisation !

En effet, ces lignes sont écrites à la veille des vacances de Noël 2020. Nous sommes dans la période comptable où les bilans sont réalisés (clôture comptable). Certains diront que c’est la meilleure période pour changer d’outil et partir sur des bonnes bases avec un nouveau logiciel de gestion en 2021. Nous répondons oui 🙂

Mais nous répondons aussi à l’affirmative pour les autres périodes de l’année. L’important c’est une meilleure productivité et l’automatisation des tâches chronophages. Nous venons de le voir dans le chapitre ci-dessus, la migration de vos anciennes données n’est pas un problème. Tout est conservé !

C’est identique pour la tenue de votre comptabilité. Vous le savez, les factures françaises sont soumises à des règles strictes. Les numéros de factures doivent se suivre, sans trous, etc… Changer en cours d’année peut s’avérer compliqué, mais pas avec Axonaut 😉

Vous pouvez reprendre votre numérotation interne facilement directement depuis l’interface :

La personnalisation : facteur de différenciation !

Meilleure connaissance client, personnalisation de l’expérience client, automatisation de la prospection et des tâches chronophages, gain de temps. Tous ces avantages liés à un logiciel commercial sont réels et apportent une vraie différenciation par rapport à la concurrence.

Voilà pourquoi utiliser un logiciel de gestion en 2021 est important. C’est un réel facteur clé de succès pour votre entreprise ! Les clients recherchent une vraie expérience aux différentes phases de la vente :

La découverte du produit/service
L’achat
L’après-vente

Toutes ces phases doivent être décortiquées, analysées pour vous permettre de proposer ce petit plus à vos clients. Avec un logiciel CRM, véritable “cerveau commercial” de votre entreprise, les données sont agrégées, compilées dans des tableaux et des chiffres clairs. L’objectif : prendre des décisions sur des données parlantes !

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