Gérer sa TPE au quotidien est un véritable défi pour chaque entrepreneur. Pour vous aider, vous pouvez vous appuyer sur de nombreux outils. Cependant, vous pouvez vous demander : qu’est-ce qu’un outil de gestion commerciale pour ma TPE ? Lesquels choisir exactement ? Découvrons dans cet article quelles sont exactement les fonctionnalités et celles qu’il vous faut pour vous aider dans votre choix.
Qu’est-ce qu’un outil de gestion commerciale pour les TPE ?
Pour commencer, répondons à la question suivante : qu’est-ce qu’un outil de gestion commerciale pour les TPE ? C’est un outil qui propose des fonctionnalités pour aider les très petites entreprises à gérer l’ensemble du processus commercial.
En effet, vous pourrez automatiser des tâches chronophages dans le but d’augmenter vos ventes et optimiser la relation client :
La gestion de la comptabilité
Dans la gestion d’une entreprise, l’édition des devis, factures, bons de commande et livraison font partie du quotidien. Ce volet peut prendre beaucoup de temps à un entrepreneur !
Pour cet aspect purement comptable, un logiciel de gestion commercial vous aide à automatiser la saisie pour n’oublier aucun document ou donnée obligatoire. En effet, des règles très précises régissent l’édition des factures comme la numérotation ou les mentions légales. Un outil conforme de dématérialisation des factures pour les TPE propose l’automatisation de ses données pour éviter de mauvaises surprises lors d’un contrôle par exemple.
Pour un entrepreneur dans une petite entreprise, il est également important qu’un logiciel de gestion commerciale automatise la relance des factures et devis.
Assurer un suivi des factures impayées et des devis laissés sans réponse est important dans la gestion commerciale de votre entreprise. Ces tâches étant très chronophages, une solution de facturation tpe en ligne vous rappellera les dates d’échéance dépassées sans paiement pour relancer en quelques clics un client.
La gestion des achats et de la relation fournisseur
Tout comme la partie factures clients, la gestion des achats peut être une partie fastidieuse pour un entrepreneur. Avec un logiciel de gestion, vous pouvez également automatiser la création de vos dépenses grâce à un système OCR. Qu’est-ce qu’un système OCR ? Lorsque vous êtes en déplacement, il vous suffit de prendre en photo la facture d’achat et le système de facturation se chargera de remplir la dépense pour vous. Un gain de temps important surtout en déplacement professionnel !
Un outil de gestion commerciale pour les TPE vous permet également de centraliser l’ensemble des informations sur vos fournisseurs. Vous pouvez ainsi avoir accès à une fiche fournisseurs où l’ensemble des actions en cours et passées sont répertoriées (date du dernier achat, coordonnées, fréquences d’achat, commandes fournisseurs, échanges etc.).
Si vous passez une commande régulière à un fournisseur, c’est également une tâche 100% automatisable. Il vous suffit de créer une commande et elle sera automatiquement générée à la fréquence de votre choix.
La gestion des stocks et livraisons clients
Pour les TPE avec du stock à gérer, cela peut être un véritable casse-tête. Quand est sorti ce produit ? Est-ce que la facturation a été effectuée ? Est-ce qu’il y a suffisamment de stock ? Avec un outil de gestion, vous pouvez avoir une visibilité en temps réel sur ces questions essentielles pour améliorer la gestion de vos stocks et garder vos clients satisfaits du premier contact jusqu’à la livraison du produit.
Ainsi, un tableau résumera les dates d’entrées et sorties, les factures concernées ainsi que l’état du stock en temps réel. De plus, un panneau de livraisons clients indiquera les retards ou les livraisons effectuées, si une facturation est en cours et d’autres éléments pour garantir une expérience client optimale et une trésorerie à jour.
Il ne sera plus besoin pour vous d’aller manuellement gérer l’entrée et la sortie des stocks : tout est automatique !
La centralisation du service après-vente
Une fois vos clients (durement) acquis, les conserver sur le long terme reste une priorité. En effet, comme vous le savez, acquérir de nouveaux clients est beaucoup plus coûteux que les conserver.
Pour s’en assurer, il faudra garantir à vos clients un service client de qualité. La fonctionnalité ticketing d’un outil de gestion commerciale vous aidera à centraliser les demandes clients, les prioriser en fonction de leurs urgences et avoir un historique précis des échanges pour répondre au mieux.
Des statistiques vous permettront également de mesure l’efficacité de votre service client : délai de réponse moyen, jours les plus animés en termes de demandes ainsi que les réclamations qui reviennent le plus souvent. Cela pourra vous permettre d’ailleurs de mettre en place des actions pour éviter d’avoir autant de demandes sur un sujet précis : apporter des modifications au produit, envoyer des mails plus explicatifs etc.
La gestion des campagnes marketing (emails, SMS)
Pour essayer d’atteindre le plus de clients possibles, les campagnes marketing par email ou SMS sont de bons moyens. Un outil de gestion commerciale de vos campagnes vous aidera à envoyer un message travaillé sur le fond et la forme à un plus nombre de personnes triées.
En effet, ce type d’outil vous permet de filtrer les clients ou prospects pour personnaliser davantage votre message. Cela vous permettra donc d’accrocher davantage votre futur client.
Enfin, vous pourrez analyser avec précision si une campagne a mieux fonctionné qu’une autre (taux d’ouverture, taux de réponse etc.).
La gestion de la relation client (CRM ou GRC)
En tant qu’entrepreneur, vous vous posez certainement cette question : comment optimiser la force de vente d’une tpe ? Un logiciel CRM (Customer Relationship Management) ou GRC (Gestion de la Relation Client) sera votre meilleur allié pour automatiser les tâches de gestion commerciale et centraliser la relation avec vos clients.
En effet, cet outil de gestion vous permettra de retrouver une seule et même interface l’ensemble de vos clients, prospects et fournisseurs. Une fiche client récapitulera donc les factures et devis en cours ou terminés, les coordonnées du client, les opportunités commerciales, les échanges etc. Cela sera une véritable carte de visite de votre client pour tout savoir en temps réel ! Mieux connaître son client est la clé pour faire décoller ses ventes et garder ses clients.
Un CRM vous aidera également pour organiser au mieux votre prospection et mesurer ses résultats. Vous pourrez donc créer des opportunités commerciales que vous pourrez déplacer dans chaque étape d’un cycle commercial. Petit point définition : une opportunité commerciale permet d’enregistrer une opportunité de x euros qui se présente pour un client. Chaque opportunité peut être déplacée d’une colonne à une autre dans un cycle commercial. En clair, un cycle commercial définit les différentes étapes par lesquelles un prospect passe pour devenir un client. Ce sont des étapes que vous pourrez personnaliser en fonction du parcours client au sein de votre entreprise.
Enfin, pour bien comprendre la portée de votre stratégie commerciale, vous pourrez consulter des statistiques en temps réel sur le taux de conversion, le nombre d’échanges avant de conclure un contrat ou encore le CA pour un commercial.
Développement commercial TPE : comment faire ?
Pour une TPE, il peut être difficile de trouver des clients pour faire décoller son chiffre d’affaires. Par manque de connaissance ou de réseaux, cette tâche peut être délaissée alors qu’elle est essentielle. Nous vous donnons ici quelques clés pour savoir comment optimiser la force de vente de votre TPE.
Définir sa cible commerciale
Définir sa cible commerciale permet de mieux trouver des clients et les fidéliser en adaptant votre message pour coller aux besoins et attentes de vos futurs clients. En effet, plus on connaît sa cible plus on est capable de communiquer un message parlant à ses prospects.
Dans un premier temps, vous pouvez poser les bases de votre “client type” : sexe, âge ainsi que la catégorie socio professionnelle.
Petit à petit, il faudra affiner la “carte d’identité” de ce qu’on appelle votre persona afin d’avoir un message très personnalisé qui parle à un certain groupe de personnes qui partage les valeurs ou les besoins de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un persona ? C’est une carte d’identité qui définit plus clairement votre cible marketing : sa situation familiale, économique, ses valeurs et engagements, ses loisirs, sa personnalité, son lieu d’habitation etc. Par exemple, si vous êtes une marque de produits de beauté, il faudra définir si votre cible préfère un maquillage discret ou voyant, le type de peau etc.
Un outil de gestion commerciale pour les tpe sera un véritable atout pour bien connaître votre client. En effet, un logiciel CRM vous aidera à centraliser l’ensemble des données sur vos clients et voir quel type de clients est le plus présent dans votre base de données en filtrant. Vous pouvez même connecter un questionnaire à remplir sur votre site par exemple directement à votre CRM pour recueillir des informations sur votre client. L’ensemble des informations seront présentes automatiquement sur la plateforme pour mieux adapter votre message.
Établir un plan d’action commercial
Établir un plan commercial vous permettra de mettre en action ensuite toute la partie prospection. En effet, un plan commercial définit l’ensemble des objectifs, des actions et des moyens à mettre en œuvre pour développer les ventes.
Pour établir un plan d’action commercial efficace, commencez par bien rappeler votre objectif. Par exemple, vous souhaitez faire x euros de chiffres d’affaires sur l’année ou développer un marché sur un secteur précis etc. Chaque membre ira dans la même direction pour remplir cet objectif.
La deuxième étape consistera à analyser la concurrence. Cela passera donc par connaître l’offre proposée par vos concurrents directs et en quoi vous vous différenciez. Il est également important que vous définissiez vos faiblesses par rapport aux concurrents également. Pour cela, la méthode marketing SWOT pourra vous aider à bien délimiter chacun des paramètres.
Enfin, indiquer à chaque membre de l’équipe le rôle qu’il aura pour remplir les objectifs fixés. Pour plus de clarté, vous pourrez créer un tableau avec les informations suivantes : les objectifs à remplir, les actions à mettre en place, le budget alloué, les deadlines ainsi que les équipes impliquées.
Tout au long du processus, un outil de gestion commerciale pour les TPE vous permettra de garder un œil sur les indicateurs clés qui mesurent l’efficacité de votre stratégie : taux de conversion, chiffre d’affaires par commercial, nombre d’échanges avant la conclusion d’un contrat etc.
Prospecter efficacement
Une fois un plan d’action défini, il est justement temps de passer à l’action ! Vous pourrez ainsi passer à la phrase de prospection. Cela consiste à contacter vos prospects en définissant une liste de personnes à contacter dans votre liste. Cela peut passer par de la publicité en ligne ou encore les réseaux sociaux.
Créer des cycles commerciaux et des opportunités dans un logiciel de gestion vous permettra de mesurer plus facilement l’efficacité de votre stratégie. De plus, cela permettra de matérialiser un parcours type client qui augmentera les chances de convertir.
En effet, un cycle commercial définit les différentes étapes par lesquelles un prospect passe pour devenir un client. Dans chaque étape du cycle ou pipe commercial, une opportunité montre à combien pourrait s’élever le montant du contrat avec ce client.
Comparatif logiciel devis facture TPE SAS
De nombreux logiciels de devis et factures existent aujourd’hui sur le marché. Cependant, ils ne sont pas tous adaptés à la taille d’une TPE. Dans cet article, nous avons créé un comparatif de logiciels de devis et factures uniquement pour les TPE !
Ainsi, voici les 3 éditeurs de logiciels de devis et factures pour les TPE sont :
- Axonaut : c’est une solution de gestion tout-en-un pour les TPE. Son objectif est de vous faire gagner du temps au quotidien en vous débarrassant des tâches chronophages. C’est un logiciel 100% français basé à Toulouse avec plus de 30 000 utilisateurs.
- Sinao a pour but d’aider les TPE et PME à gérer leur comptabilité plus facilement.
- Sellsy Facturation est un logiciel français qui propose toute une gamme de fonctionnalités pour gérer la partie administrative des PME et TPE.
Axonaut : la solution 100% française & conforme pour les TPE
Axonaut est un outil de gestion commerciale pour les TPE conçu pour vous aider à vous concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. Fini de passer du temps sur la gestion de vos devis et factures et le paiement de ces derniers !
Pour commencer, vous pourrez créer des devis et factures à l’image de votre entreprise (logo, couleurs, police etc.) afin de vous démarquer de vos concurrents et marquer l’esprit de vos futurs clients.
Dans le processus de vente, Axonaut vous permettra d’automatiser la gestion de vos devis pour démarrer du bon pied la relation avec vos clients. En effet, vous pourrez créer et envoyer des devis en quelques clics. Il sera également possible de les faire signer en ligne : plus besoin d’imprimer vos documents et de les envoyer car tout sera automatisé !
Tout comme les devis, créer et envoyer une facture sera tout aussi facile. En effet, vous pourrez transformer un devis en facture en un clic, créer des factures d’abonnements générées automatiquement à la fréquence de votre choix ou encore créer des factures d’acomptes et soldes facilement.
La trésorerie étant évidemment le nerf de la guerre, Axonaut vous aide à relancer vos factures impayées par mail ou courriers et suivre l’ouverture de vos devis et factures pour ne louper aucune information. Pour éviter les factures impayées, une solution est le paiement en ligne sécurisée de vos factures. Proposez le simplement avec Axonaut et la connexion avec Stripe, GoCardless ou encore Paypal.
Pour les professionnels en déplacement, Axonaut est également disponible via une application IOS et Android.
Pour répondre à vos questions, n’hésitez pas à contacter le service client français disponible et réactif 🙂
Sinao : la gestion de votre comptabilité
La promesse de Sinao ? Proposer un logiciel de comptabilité simple pour les TPE !
En effet, grâce à cet outil, vous pourrez :
- Créer rapidement des devis et factures,
- Transformer les devis en factures,
- Relancer les impayés,
- Générer des factures d’acomptes.
Cet éditeur propose plusieurs abonnements dont une version gratuite très limitée avec peu de fonctionnalités et une possibilité de créer peu de factures. Pour suivre vos impayés et vos règlements clients, sachez également que le paiement en ligne via CB n’est compris dans aucun abonnement.
Sellsy Facturation : le logiciel de gestion pour les TPE et PME
Avec Sellsy Facturation, vous aurez à votre disposition toute une gamme de fonctionnalités pour gérer de A à Z votre facturation :
- Création de devis et factures avec un tracking d’ouverture,
- Transformation des devis en factures,
- Création de factures récurrentes,
- Règlement de vos factures en ligne
Ce logiciel propose beaucoup de fonctionnalités ce qui conviendra mieux à des PME qui recherchent des logiciels plus complets et complexes.
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