Les notes de frais et indemnités kilométriques sont une dépense pour l’entreprise. Elles sont dans la grande majorité utilisées par les salariés d’une entreprise qui avancent les frais pour se faire rembourser par la suite. Pour automatiser la gestion des notes de frais et IK, les entreprises peuvent/doivent mettre en place des automatisations qui sont possibles avec un logiciel de notes de frais. On vous explique tout ce que vous devez savoir dans cet article !
Notes de frais
En comptabilité française, une note de frais est un document classique papier ou numérisé qui regroupe l’ensemble des dépenses avancées par le salarié pour le compte de la société dans laquelle il travaille.
L’entreprise a pour obligation de rembourser les dépenses si elles sont justifiées. Elles peuvent englober plusieurs types de dépenses (déplacement, logement, réception…).
L’un des aspects les plus importants en ce qui concerne les notes de frais : les justificatifs. En effet, il est obligatoire de produire un justificatif afin d’être éligible au remboursement. Sans justificatifs, la dépense ne sera pas validée en comptabilité et donc difficile de se faire rembourser.
Pour en savoir plus sur les règles concernant les notes de frais, voici un guide dédié :
Indemnités kilométriques
L’indemnité kilométrique est une note de frais spécifique car elle concerne uniquement les véhicules personnels des salariés qui l’utilisent pour des déplacements professionnels.
Attention, les déplacements domicile-travail ne peuvent être compris dans les indemnités kilométriques.
Ces notes de frais sont très réglementées, régies par l’Administration fiscale. Plusieurs critères vont rentrer en compte dans la constitution et le calcul des IK.
Tout d’abord, les principaux :
- La longueur des trajets en kilomètres
- les CV, la puissance fiscale du véhicule utilisée
Ensuite, l’Administration fiscale prend aussi en compte :
- le carburant
- l’entretien du véhicule
- l’usage des pneus et l’usure générale
- l’assurance de la voiture
Comme pour les notes de frais classiques, les salariés devront faire la demande auprès du chef d’entreprise, manager avec les informations suivantes :
- le motif, justificatif
- la distance
- la date de l’IK
Pourquoi deux indemnités kilométriques identiques peuvent avoir un montant différent ?
Question récurrente des entrepreneurs :
Comment un salarié peut faire 2 trajets identiques (kilomètres, carburant, date) et que le montant soit différent ?
Réponse : les joies de l’Administration française 🙂
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