Optimiser son temps, limiter les tâches chronophages, mettre en place des automatisations simples. Tout entrepreneur doit tendre vers cette philosophie, pour mieux gérer son entreprise. Les avantages de la facturation en ligne sont nombreux et permettent d’améliorer la gestion quotidienne !
En effet, l’utilisation d’un logiciel de facturation en ligne facilitera votre gestion avec des automatisations : meilleure organisation, gain de temps, meilleur suivi…
La facturation en ligne va permettre beaucoup d’avantages que nous vous détaillons ci-dessous :
Quels sont les avantages de la facturation en ligne ?
Généralement les entrepreneurs disent :
“Je gère ma partie Commerciale et Facturation sur Word et Excel”
La majorité des entrepreneurs qui démarre l’aventure utilisent Excel & Word dans leur gestion quotidienne. Outils très puissants et simples d’utilisation, ils conviennent à un démarrage mais auront des limites si vous souhaitez structurer votre activité !
En utilisant un logiciel de factures en ligne, vous gagnerez en agilité et en temps ! Découvrons ensemble quels sont les avantages d’un logiciel de factures en ligne ?
Gain de temps & automatisation des tâches chronophages
L’édition des Devis & Factures est une tâche chronophage. Essentielle pour votre Trésorerie, cette activité ne doit pas être négligée. Facturer en ligne vous offrira des process rapides, flexibles et surtout automatisés. Votre logiciel de facturation s’adaptera à vos besoins et spécificités :
- Factures récurrentes / Abonnement
- Paiement en ligne des factures
- Acomptes
- Délai de paiement
- Envoi automatique des factures
Par exemple, si vous facturez chaque mois un client avec le même montant, votre logiciel de facturation permettra de créer, d’envoyer, de vous faire payer directement en ligne. Les automatisations effectuées permettront un gain de temps et donc un focus plus important sur votre métier !
Vient aussi rapidement la question des délais de paiement, des impayés. Chaque entreprise a déjà eu à faire aux impayés. Cette tâche est très chronophage et aussi stressante pour les entrepreneurs.
L’utilisation d’un logiciel de facturation dans la majorité des cas vous permettra d’automatiser la relance des impayés.
En effet, vous pourrez indiquer facilement au logiciel que si une facture n’est pas payée à une date précise alors un e-mail ou courrier sera envoyé aux clients pour relance. Et cela 1,2 ou 3 fois avec des messages différents.
Et c’est pourquoi un logiciel en ligne peut améliorer votre quotidien. En effet, vous accéderez à :
- Une vue d’ensemble sur l’état des factures payées et impayées,
- Une vue d’ensemble sur votre trésorerie
Centralisation de toutes vos données
La clé du succès pour se concentrer sur l’essentiel : le chiffre d’affaires, c’est l’organisation ! Se structurer via un logiciel de gestion et de facturation vous apportera un meilleur suivi et un gain de temps.
Centraliser ses données, ses informations commerciales, de facturation sur 1 interface unique et simple d’utilisation est essentiel et un avantage de la facturation en ligne.
Plus besoin de rechercher dans différents fichiers, les informations de vos prospects, clients : adresse de facturation, de livraison, la TVA, les remises, les modalités…
C’est un double avantage :
- Centralisation et meilleure gestion de l’information, donc un gain de temps non négligeable
- Baisse des erreurs et des interventions humaines réduisant ainsi les doublons, les délais de paiement. Tout l’enjeu de l’automatisation de Devis & Factures !
Autre atout non négligeable : la sécurité des données ! Elles sont basées en France sur des serveurs différents. Vous y aurez accès n’importe où et n’importe quand.
Conforme aux lois sur la Facturation & sans erreurs !
En France, la facturation est régie par des règles strictes et qui évoluent avec le temps.
En 2018, la loi de facturation oblige les entreprises à utiliser un logiciel de facturation. Le but étant de contrer les fraudes à la TVA
En 2019, 3 nouvelles mentions obligatoires sont mises en place :
- Le numéro de bon de commande de l’acheteur
- La mention du Numéro de TVA de l’acheteur
- L’adresse de l’entreprise facturée si différente de l’adresse de livraison
Les avantages de la facturation en ligne en utilisant un logiciel de facturation permettra à votre entreprise d’être conforme avec toutes ces règles sans vous en soucier. En effet, opter pour la facturation en ligne, vous ne serez plus contraints de faire des mises à jour.
De plus, la loi ordonne aux entreprises qui facturent de respecter des règles sur l’édition de la facture :
- Des mentions obligatoires : dates, TVA, délais de paiement…
- Archivage des factures : les entreprises doivent conserver durant 10 ans les factures en cas de contrôle de l’Administration Fiscale
- Numérotation des factures claire : les numéros des factures doivent se suivre (chronologique, continu, sans écart)
- Interdiction de supprimer des factures
Attention : tous les manquements, fraudes sur les factures sont passibles de lourdes sanctions financières qui varient en fonction de la faute, de la récidive…
Le fait pour un entrepreneur de ne pas se soucier des contraintes légales, facturer en toute sérénité, lui fera gagner un temps important. Et dans le quotidien d’un chef d’entreprise, ça n’a pas de prix !
Un logiciel de factures en ligne met à disposition des modèles de devis et factures qui comportent l’ensemble de ces règles (mentions obligatoires, TVA, pénalités…). Il vous suffira de compléter les informations de la vente réalisée.
Les erreurs humaines sont inévitables. Avec un logiciel de gestion qui permet la facturation, ces dernières sont réduites. L’application reporte, calcule les données sans erreurs.
Personnalisation de vos Devis & Factures
Lors d’un premier échange, de l’envoi du premier devis ou de la facture, l’apparence compte. Il est toujours plus agréable d’envoyer un document dont on est fier !
Avec un logiciel de factures, il sera possible en amont de paramétrer le look de vos Devis & Factures.
Votre logo, votre charte graphique, vos CGV, conditions particulières seront paramétrables. Vos documents refléteront votre image de marque, l’image de votre entreprise !
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