Les notes de frais : comment ça marche ?

Les notes de frais ne sont pas un sujet excitant pour tous les entrepreneurs français et du monde entier ?. Avant que cela ne devienne un cauchemar pour la gestion quotidienne, il est important de comprendre de quoi on parle, comment les traiter, comment s’aider d’un logiciel de notes de frais, etc… On vous explique tout cela dans notre article ?

Les notes de frais et indemnités kilométriques sont un sujet délicat dans une entreprise car cela touche vos salariés et l’argent. Une bonne gestion est donc nécessaire pour éviter les erreurs et surtout les problèmes. Thème qui commence à s’alourdir avec l’embauche de nouveaux salariés.

Si cela commence à vous poser problème, c’est que vous avez besoin de changement dans la gestion quotidienne de cette activité. Mais comment mieux gérer vos notes de frais ? Nous y répondons maintenant.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais en comptabilité française est un document qui permettra à un salarié de se faire rembourser à la suite de l’avance personnelle effectuée pour le compte de son entreprise.

Sous format papier ou de plus en plus numérisé grâce au logiciel de notes de frais, elle doit contenir des informations importantes et obligatoires :

Le lieu
La date
Le motif de la note de frais
Le montant

L’aspect le plus important : toutes les notes de frais (NDF) doivent s’accompagner d’un justificatif. Il est obligatoire pour être pris en compte par la comptabilité d’une entreprise.

Quand faire une note de frais ?

Une note de frais doit être établie lorsqu’une dépense est créée par un salarié de l’entreprise et/ou le chef d’établissement (avec sa carte personnelle).

Elle concerne plusieurs types de dépense pour une entreprise que nous détaillons ici :

Les frais de repas / de bouche

Ce sont les notes de frais les plus classiques en France. Elles concernent les repas des salariés qui sont effectués dans l’intérêt de l’entreprise. Par exemple, des salariés qui travaillent loin du bureau ou sur des chantiers, des repas d’affaires avec des clients. Il est obligatoire de fournir un ticket de caisse, facture, justificatif pour tout montant supérieur à 150€.

Prenons tout d’abord, le cas des salariés :

Le panier-repas : en cas de déplacements professionnels ponctuels ou de repas de chantier. Les indemnités pourront s’élever à 6,70€ sur le lieu de travail, à 9,40€ hors locaux, et 19,10€ au restaurant. (URSSAF 2021).
Les déplacements professionnels : comme pour le dirigeant que nous allons voir ci-dessous, les salariés bénéficient des mêmes conditions de remboursement.

Concernant les frais pour les dirigeants :

Pour les invitations clients : l’entreprise doit fournir à la comptabilité un justificatif reprenant le nom des invités, leurs postes et l’entreprise. Pour bien se faire rembourser la TVA, un justificatif doit être fourni avec le numéro intracommunautaire et les différents taux de TVA.
Les repas personnels : cela va dépendre du statut de l’entreprise. En effet, celles soumises à l’IS seront à déclarer comme des avantages en nature. Celles relevant de l’IR, elles pourront être remboursées en charges sociales.

Les frais de télétravail

Ces frais n’étaient pas les plus connus avant mars 2020 mais se sont démocratisés. En effet, depuis le confinement et la mise en place du télétravail, les employeurs ont pour obligation de dédommager les salariés qui travaillent de chez eux. Forfait internet, mobile, loyer… Tous ces frais sont un coût pour le salarié et l’entreprise doit y contribuer.

Elle est généralement versée sur le salaire du salarié via un montant fixe !

Les frais d’hébergement

Comme pour les frais de repas ou de déplacement que nous verrons juste après, les frais d’hébergement sont à la charge de l’employeur si le salarié est en mission pour l’entreprise. Les critères d’éligibilité sont les suivants :

Le salarié doit être à plus de 50km de son domicile
À plus d’1h30 du domicile en transport en commun

Les frais de déplacement

Si le salarié doit effectuer un déplacement dans le cadre de ses missions et qu’il correspond aux critères cités ci-dessus, des frais de déplacement peuvent être mis en place.

Comment se faire rembourser les notes de frais ?

L’employeur a 2 moyens pour rembourser les notes de frais aux différents collaborateurs.

Le forfait

Les entreprises peuvent rembourser les salariés de la même somme, selon un barème édité par l’URSSAF. C’est le moyen de gestion le plus simple pour les entreprises car elles savent à l’avance, les frais engagés. Côté salarié, il n’aura pas à collecter tous les justificatifs.

Cependant, ce n’est pas le plus juste. Les dépenses peuvent être amenées à augmenter et donc être en défaveur du salarié. De plus, l’Administration française n’est pas la plus souple et il faudra donc suivre les possibles changements des barèmes ou autre.

Le réel

Vous êtes remboursés de ce que vous payez ! Tout simplement. Grâce aux justificatifs, tickets, le salarié sera indemnisé des montants dépensés durant ses missions.

Le point négatif est l’avance que doit mettre en place le salarié. En cas de voyages répétés, cela peut vite devenir contraignant. De plus, cela demandera une gestion de la part de l’entreprise lourde et chronophage.
Raison pour laquelle un outil de notes de frais est recommandé !

Les indemnités kilométriques

Vous ou vos salariés utilisez votre voiture personnelle dans le cadre professionnel ?

Les indemnités kilométriques sont donc à prendre en compte pour se faire rembourser les avances effectuées ainsi que l’usure générale du véhicule.

Pour tout vous expliquer, voici un article dédié :

Les indemnités kilométriques

En savoir plus sur cette thématique :