Pour une entreprise, un besoin de trésorerie signifie qu’elle ne dispose plus de suffisamment de liquidités pour payer ses fournisseurs et salariés en temps et en heure. Ce décalage entre les entrées et les sorties de trésorerie est aussi appelé le besoin en fonds de roulement (BFR).
Il existe plusieurs causes : pas assez de marge commerciale, défaillance de paiement client, variation saisonnière de l’activité, délais de paiement trop importants etc.
Pour éviter de vous retrouver dans une telle situation, nous vous donnons des conseils concrets à mettre en place pour vous assurer de la pérennité de votre activité (+ un modèle gratuit !)
Comment calculer le besoin de trésorerie ?
Pour définir précisément votre besoin de trésorerie, la meilleure solution est de créer un tableau en suivant les étapes suivantes :
- Estimer les entrées de trésorerie : estimation des ventes futures en fonction de votre historique de ventes, les commandes en cours, les délais clients. N’oubliez pas d’intégrer les autres sources de revenus comme les prêts. Cela sera à réaliser sur la période de votre choix.
- Evaluer les sorties de trésorerie : frais généraux (salaires, loyers, assurances etc.), dépenses variables, investissements, délais de paiements fournisseurs.
- Regrouper ces résultats dans deux colonnes différentes.
- Calculer la différence entre les encaissements et les décaissements prévus. Vous obtiendrez alors un solde prévisionnel.
- Ajouter les soldes prévisionnels pour chaque période pour obtenir le besoin de trésorerie global.
Ce tableau demande d’être à jour régulièrement pour connaitre au jour le jour l’état de la trésorerie de votre entreprise. Nous vous proposons d’ailleurs un modèle Excel pour le mettre en place également :
Comment financer les besoins en trésorerie ?
Lorsque vous avez un besoin de financement, votre entreprise a plusieurs solutions. Nous vous conseillons de diversifier les sources de financement pour éviter des déconvenues. Il en existe plusieurs en fonction de votre situation :
- Prêt de trésorerie : une banque prêt une certaine somme d’argent avec des taux d’intérêt en plus du remboursement de l’emprunt.
- Facilité de caisse : c’est un crédit de trésorerie proposé par la banque pour gérer de façon plus souple votre trésorerie. C’est un plafond fixé par la banque. La banque vous donne ainsi l’autorisation d’être à découvert pour une durée courte (15 jours en continu en général).
- Escompte commercial : vous proposez une réduction sur la facture d’un client en échange du paiement comptant ou avant la date de paiement prévu. Vous comblez ainsi plus facilement un trou temporaire dans votre trésorerie, sans avoir à réaliser des démarches administratives conséquentes.
- Découvert autorisé : si le décalage se répète, votre entreprise peut avoir recours à un découvert avec un maximum autorisé. Cela fonctionne comme la facilité de caisse mais la banque vous accorde un délai plus long. Vérifiez cependant les frais qui peuvent varier. En effet, votre banque peut vous appliquer des agios et des taux de découvert variables.
- Affacturage : votre entreprise transmet ses créances à une société de factoring ou un factor. Mettre en place un contrat d’affacturage permet de lutter contre les impayés trop importants.
- Avance de trésorerie : souvent confondu avec l’affacturage, l’avance de trésorerie est un moyen de financer un besoin de trésorerie ponctuel. Vous ne cédez pas ici toutes vos factures à une société externe, vous demandez un prêt ponctuel pour financer une facture. Si vous avez besoin d’un financement urgent, l’avance de trésorerie vous permet d’obtenir de l’argent rapidement.
Prévoir un financement de trésorerie : les clés d’une bonne gestion financière
Pour prévenir d’un besoin de trésorerie urgent pour votre entreprise, prévoir la mise en place de plusieurs actions pourront assurer la pérennité de votre activité. Nous vous les détaillons ci-dessous :
Créer un plan de trésorerie prévisionnel
Un plan de trésorerie prévisionnel est un tableau qui regroupe l’ensemble des encaissements et décaissements de l’entreprise sur une période donnée. Vous pourrez ainsi calculer le solde de trésorerie et plus facilement prévoir si un besoin de trésorerie urgent devait arriver.
Cela vous permet également d’évaluer l’impact d’un investissement sur votre trésorerie (matériel informatique, espace de travail etc) et éventuellement le décaler à plus tard pour éviter de créer un trou dans votre trésorerie.
Suivre les indicateurs clés
Pour s’assurer de la stabilité financière de votre entreprise, un entrepreneur se doit de garder un œil sur les indicateurs clés. Avec la digitalisation des process, vous pouvez visualiser en un seul coup d’œil et prendre des décisions stratégiques plus rapidement et facilement. Quelques exemples de statistiques à suivre :
- Chiffre d’affaires : il représente total de ventes réalisées pendant son exercice comptable. Pour son interprétation, vous devrez le mettre en perspective avec la moyenne de votre secteur d’activité et observer son évolution dans le temps.
- Seuil de rentabilité : cela correspond au niveau de chiffre d’affaires hors taxe à atteindre pour ne pas perdre d’argent. Si son résultat est positif, cela signifie que votre entreprise réalise des bénéfices.
- Capacité d’auto financement (CAF) : c’est le montant de ressources internes qu’une entreprise peut librement utiliser pour ses investissements après avoir couvert toutes ses charges et impôts. Une CAF élevée indique une bonne capacité d’investir pour favoriser la croissance de l’entreprise.
- Fonds de roulement net global (FRNG) : il englobe l’argent disponible après le paiement de ses dépenses courantes. Cet indicateur témoigne de la capacité de l’entreprise à couvrir ses dépenses courantes.
Anticiper les décalages de paiement
Une trésorerie en bonne santé veut également dire éviter le plus possible les décalages entre les entrées et les sorties de trésorerie. C’est parfois tout un travail d’équilibriste à trouver qui n’est pas facile. Nous vous donnons quelques conseils à mettre en place :
- Analyser la solvabilité de vos clients : pour limiter les risques d’impayés, vérifiez la solvabilité de vos clients. Plusieurs outils gratuits comme Infogreffe ou encore la plateforme avis-situation-sirene.insee.fr vous aideront à obtenir des informations.
- Définir des conditions de paiement claires : mieux vaut prévenir que guérir ! Dans vos échanges ainsi que dans vos documents (devis, factures, contrats), précisez les délais de paiement avec vos clients. Une communication fluide avec vos clients peut vous épargner plusieurs relances.
- Facturer rapidement : un logiciel de facture vous aidera à automatiser la création de factures et retrouver l’ensemble des mentions obligatoires automatiquement. Vous pourrez gagner du temps et obtenir votre dû plus facilement. De plus, un logiciel comme Axonaut propose la signature électronique. Cela vous permet d’engager votre client en quelques clics et passer à la facturation beaucoup plus rapidement. C’est un gage supplémentaire de réduire vos délais de paiement !
- Proposer des remises : si un client vous paie rapidement, n’hésitez pas à lui accorder une remise. Cela encourage les bons payeurs et favorise la fidélité de vos clients actuels. En revanche, vous devez être tout aussi intransigeant avec les mauvais payeurs en faisant respecter les pénalités de retards. Dans un premier temps, préférez donc les délais de paiements courts si vous n’avez pas fait affaire avec un client.
- Offrir des modes de paiements facilités : pour éviter un besoin de trésorerie, se montrer flexible sur les méthodes de paiement encourage un paiement plus rapide. En effet, proposez plusieurs options de paiements et favoriser le paiement en ligne. Connecté à un logiciel de facture comme Axonaut, votre client pourra régler en quelques clics et vous serez prévenu immédiatement.
- Suivre régulièrement vos factures : malgré vos dispositions, il arrive que votre entreprise doive faire face tout de même à des impayés. Pour minimiser leur impact sur votre trésorerie, automatisez les relances et personnalisez les contacts avec vos clients. Il s’agit parfois de simples oublis !
- Négocier les contrats avec vos fournisseurs : si vos délais clients doivent être courts, vos délais fournisseurs pourront être plus longs. Tentez de négocier des délais de 30 jours et faites intégrer des clauses de renégociations des conditions de paiement.
Travailler avec un expert-comptable
Un expert-comptable vous aidera à créer un plan de trésorerie et identifier les situations à risques. Il saura vous conseiller sur comment réduire votre besoin de trésorerie grâce son expertise.
Tout un travail d’analyse vous sera également proposé : durée de rotation des stocks, dettes à long terme, le chiffre d’affaires, dates d’échéances etc.
Optimiser la gestion du stock
Vous devez trouver le juste milieu pour éviter le décalage trop important entre le paiement de votre stock à un fournisseur et la sortie de ce stock.
Un outil de gestion de stocks vous permettra de vous prévenir lorsqu’un produit atteint un certain seuil critique et d’avoir une visibilité automatiquement sur le stock qu’il vous faut.
Préparer la saisonnalité de votre activité
Une activité saisonnière peut être compliqué à gérer et est un risque important pour votre trésorerie. Anticiper la saison plus creuse est possible grâce à plusieurs actions :
- Ajuster les niveaux de stocks en fonction des prévisions de demandes saisonnières pour éviter trop de stocks ou ruptures.
- Négocier des délais de paiements flexibles avec les fournisseurs.
- Identifier les coûts variables et les réduire pendant les périodes de faible activité. Nous vous conseillons également d’investir pendant les périodes de forte activité.
- Créer une réserve de trésorerie pendent la période la plus active.
- Effectuer des campagnes de marketing pendant les périodes de faible activité.
Adopter un logiciel de de gestion de trésorerie
Un logiciel de trésorerie comme Axonaut vous accompagnera pour avoir une visibilité complète de votre trésorerie et assurer la pérennité de votre activité sur plusieurs volets :
- Vérifiez les entrées et sorties de trésorerie en temps réel. Connectez votre compte bancaire et rapprochez les factures et dépenses de la ligne bancaire.
- Consultez des statistiques dédiées en temps réel : créances clients, dettes fournisseurs, chiffre d’affaire, prévisionnel de trésorerie etc.
- Suivez vos dépenses et ajoutez-les en quelques clics.
- Relancez automatiquement vos factures.
- Soyez prévenu lorsque votre stock atteint un certain seuil et vérifiez l’état de votre stock en temps réel.
- Créez des devis et factures en quelques clics à l’image de votre entreprise.
