Le bon de livraison fait partie des documents essentiels dans la livraison de marchandises. Comment créer ce document important (et les erreurs à éviter) ? Quelles sont les mentions légales ? Nous répondons à vos questions dans notre article dédié !
Bon de livraison : définition
Un bon de livraison, ou également bordereau de livraison, est un document émis par un fournisseur au client. Il vient préciser le contenu d’une livraison et est généralement précédé par un bon de commande.
Bien que non obligatoire, l’utilité du bon de livraison n’est plus à démontrer. En effet, accompagné d’une facture, il vous permet d’exiger le paiement de marchandises livrées et ainsi éviter les impayés. En cas de litige, ce document vous protège également si le client indique que sa commande n’a pas été reçue.
Pour résumer, il vous permet de prouver que les marchandises ont bien été livrées et réceptionnées. Il devra être établi en deux exemplaires : un pour l’acheteur et un autre pour le vendeur. Ainsi, chacun garde une copie du bon de livraison en cas de réclamation.
Concernant la conservation du bon de livraison, ils devront être conservés pendant une durée de 10 ans. Cela concerne d’ailleurs l’ensemble des pièces justificatives comme les bons de commande ou les factures clients et fournisseurs. C’est donc un document comptable essentiel à conserver lors d’un contrôle fiscal par exemple.
Les différences entre un bon de livraison et un bon de commande
Alors que le bon de commande client (ou bulletin de commande) est créé par l’acheteur, cela revient au fournisseur d’établir le document de livraison.
De plus, ces deux documents ne sont pas créés au même moment : remplir le bon de commande fournisseur arrive avant la livraison des biens et sert à démontrer les besoins de l’acheteur. A la confirmation de commande, le vendeur crée le document et fera ensuite signer le bon de livraison. Cela constitue une preuve de la réception de la marchandise ou des produits livrés pour le vendeur et l’acheteur.
La signature du bon de commande permet de conclure la vente également. Le vendeur se voit obligé de livrer la marchandise et l’acheteur s’engage à la réceptionner.
Bon de livraison et facture : la différence
La principale différence réside dans l’objectif de ces documents : le bon de livraison confirme la livraison physique tandis que la facture demande le paiement.
Les deux documents sont importants dans le processus de vente, car ils fournissent des informations essentielles pour suivre les transactions, gérer les comptes clients et effectuer le suivi financier.
La différence entre bon de livraison et bon de réception
C’est quoi un bon de réception ? C’est un document fournit par le fournisseur prouvant que les marchandises ont bien été reçues par l’acheteur.
Le bon de réception contient généralement :
- Les informations du clients et du fournisseur.
- Le numéro de la commande.
- Le numéro et le montant de la facture.
- La quantité reçue.
- Le total HT.
La différence dépend donc du document remis au fournisseur ou à l’acheteur. En effet, l’exemplaire conservé par le fournisseur devra s’intituler “bon de livraison” alors que le destinataire devra conserver un document intitulé “bon de réception”.
Ces deux documents justifieront de la bonne réception des marchandises commandées.
Le bon de livraison pour une prestation de service
Si vous proposez des services, vous souhaitez justifier de la réalisation de la prestation et ensuite lancer la facturation. Pour le justifier, vous devrez créer un bon d’intervention. Il est principalement utilisé dans le cadre de travaux, de maintenance ou encore de réparation.
Quant au bon de livraison, il est réservé à la livraison des marchandises ou de biens.
Comment faire un bulletin de livraison ?
Bon de livraison : les mentions obligatoires
Pour être conforme, un bon de livraison a plusieurs mentions obligatoires comme :
- Les informations sur le vendeur : raison sociale, numéro SIREN et RCS, adresse etc.
- L’identité de l’acheteur.
- Le numéro de la commande.
- La description détaillée et la quantité des articles.
- Les prix correspondants.
- La date de livraison.
- La signature du client. La valeur juridique du bon de livraison repose sur sa signature. Si la livraison n’est pas conforme aux attentes du client, il devra inscrire une réserve sur le document. Cela consiste à préciser le problème comme une erreur, un bien abîmé ou encore manquant etc.
Nos conseils pour éviter les erreurs !
Document commercial important, il est essentiel de bien le rédiger pour éviter les litiges. Nous vous donnons quelques astuces pour remplir un bon de livraison sans erreur :
- Utilisation de modèles standard : Ces modèles devraient inclure tous les champs nécessaires, tels que la date, l’adresse du client, la liste des produits commandés ou services, les quantités, etc. Cela vous permettra d’automatiser la création et d’éviter qu’un élément important soit manquant.
- Utilisation de codes à barres ou de scanners : Si votre entreprise gère un grand volume de produits, l’utilisation de codes à barres ou de scanners peut réduire considérablement les erreurs de saisie manuelle.
- Communication avec le client : Avant de finaliser un bon de livraison, communiquez avec le client pour confirmer les détails de la livraison, y compris l’adresse et les horaires convenus. Vous pouvez également renseigner les délais de livraison sur vos conditions générales de vente (CGV) pour prévenir vos clients au préalable et vous protéger en cas de réclamation.
- Contrôle de la qualité : Mettez en place un système de contrôle de la qualité pour inspecter les produits ou services avant leur livraison. Cela permet de détecter et de corriger d’éventuelles erreurs avant qu’elles n’atteignent le client.
- Automatisation : Si votre entreprise a la capacité de le faire, envisagez d’automatiser le processus de création de bons de livraison à partir de systèmes de gestion des stocks ou de gestion des commandes. Cela réduit considérablement le risque d’erreurs humaines.
Modèle bon de livraison gratuit
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Nous mettons à votre disposition plusieurs exemplaires de bon de livraison Word. Cela vous évitera ainsi d’en recréer un à nouveau à chaque envoi de colis par exemple.
Bon de livraison Excel ou en ligne ?
Lorsqu’on commence son entreprise, le premier réflexe est d’utiliser Excel. En effet, créer un bon de livraison sur Excel est largement utilisé et familier pour beaucoup de personnes, ce qui peut faciliter son utilisation. Le coût pour créer des documents commerciaux est également minime.
Cependant, cet outil peut vite présenter de nombreuses limites : la création manuelle des bons de livraison dans Excel prend plus de temps et est sujette aux erreurs humaines.
Il est également plus difficile d’automatiser leur processus et d’assurer un suivi quand votre entreprise se développe et obtient plus de commandes.
En créant un bon de livraison en ligne avec un logiciel de gestion dédié, vous misez davantage sur l’efficacité et la rapidité. En effet, vous pourrez automatiser leur création, suivre plus facilement l’état de votre stock ou passer à la facturation plus rapidement.
Grâce à la dématérialisation de vos documents, vous pourrez également consulter vos documents à tout moment et de n’importe où avec une connexion Internet, ce qui n’est pas le cas avec un fichier Excel. Il sera ainsi beaucoup plus facile de les faire signer et d’avoir une trace sur un logiciel dédié qui facilite la conservation.
L’adoption d’un logiciel dédié peut représenter un coût d’investissement au départ et nécessite du temps de formation. Néanmoins, il vous permettra de gagner un temps précieux sur l’édition de vos documents administratifs au quotidien et réduira les erreurs pour une relation client de qualité !
Créer des bons de livraison en ligne vous permet donc d’automatiser la gestion de vos stocks et ainsi optimiser la relation avec vos clients.
Avec le logiciel de facturation Axonaut, plusieurs fonctionnalités vous permettent d’automatiser cette partie :
- Création en un clic de vos bons de livraison et bons de commande fournisseurs.
- Suivi des livraisons sur un tableau de bord dédié.
- Création de vos dépenses automatisées grâce à un système de reconnaissance de caractères (OCR).
- Paiement de vos fournisseurs en un clic.
- Gestion de votre état de stock.
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