Les factures clients sont essentielles dans la vie d’une entreprise. Par contre, sa gestion peut être fastidieuse et chronophage. Il est donc important de savoir comment centraliser ses factures clients ? Quels sont les avantages de la centralisation des factures dans un logiciel de facturation en ligne ? Nous verrons aussi rapidement le sujet du traitement des factures fournisseurs. C’est parti !
Comment centraliser ses factures clients ?
Partons d’un constat simple : le nombre de facture à traiter en moyenne par les TPE et PME françaises est de 80 par mois. Outre les bénéfices apportés par un logiciel de facturation français en ligne, il est important de savoir comment centraliser les factures clients afin de gagner du temps.
Aujourd’hui la meilleure solution pour centraliser ses factures est l’utilisation de logiciel de facturation, fini les factures papiers. Il va permettre de supprimer de nombreuses étapes dans la réalisation et le traitement d’une facture :
- Création du document avec l’ensemble des mentions obligatoires,
- Envoi de facture,
- Recouvrement des factures impayées,
- Échanges comptables.
Mais aussi de respecter les nouvelles normes concernant la facturation électronique. En effet, Factur-X va devenir la nouvelle règle de facturation à partir du 1er janvier 2024 pour toutes les entreprises françaises facturant la TVA. Pour en savoir plus sur le sujet, voici un dossier complet : Factur-X, c’est quoi ?
Voyons en détail quels sont tous les avantages obtenus grâce à la dématérialisation des factures et à la centralisation pour que le processus de traitement des factures ne soit plus un calvaire.
Quels sont les avantages de la centralisation des factures ?
Maintenant que nous avons vu comment gérer les factures clients dans une entreprise, il est important de savoir quels sont les avantages de la centralisation de la facturation. En effet, cela peut vous convaincre de sauter le pas.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Un entrepreneur, chef d’entreprise ou un salarié n’a pas de temps à perdre sur la gestion des factures. Il doit se concentrer sur son métier, son savoir-faire pour apporter du business à la société. C’est pourquoi il est important de digitaliser au maximum ce process chronophage.
Utiliser un logiciel de facturation conforme permet de centraliser les factures clients et donc de gagner du temps. Voici les différents avantages.
Respecter les mentions obligatoires des factures
En France, le processus de traitement des factures est normé par l’administration fiscale. Elle doit respecter des règles de facturation qu’on nomme : mentions obligatoires ! Les voici :
- Date d’émission de la facture,
- Numéro de facture (ordre chronologique sans trou),
- Statut juridique, dénomination sociale et adresse, capital, SIRET, numéro d’identification TVA,
- Adresse des prestations ou de livraison des biens (si différente du siège social),
- Les coordonnées du client : dénomination sociale, adresse, numéro TVA, SIRET,
- Produits, articles, biens, prestations vendues avec descriptifs,
- Rabais ou remises si existants,
- Les différents taux de TVA,
- Prix total hors taxe et montant total avec TVA,
- Frais de transport si existant,
- Date d’échéance,
- Taux de pénalité de retard,
- Conditions d’escompte.
De nouvelles normes sont apparues en 2018, 2019 et 2022 :
- Durée de garantie légale de conformité,
- Numéro de commande,
- SIRET et numéro de TVA intracommunautaire,
- La catégorie de l’opération,
- L’option pour le paiement de la TVA.
Voici un modèle de facture créé par Axonaut où toutes les mentions obligatoires sont affichées sans action de votre part. Ainsi, vous serez toujours sûr de la conformité de vos factures.
Conservation des factures obligatoires
Sachez aussi qu’il existe un délai légal de conservation des factures clients. En effet, il faut conserver ses factures au format numérique sur une période de 10 ans.
C’est pourquoi il est fortement conseillé de conserver et archiver toutes les pièces comptables de votre société au format numérique pour un archivage et stockage rapide. Le tout dans un logiciel de facturation.
Meilleure gestion de la facturation
La gestion de la facturation en entreprise est chronophage. De l’édition de la facture, son envoi, jusqu’à son paiement, de nombreuses étapes sont nécessaires. Cependant, elles peuvent être automatisées pour gagner du temps.
Tout d’abord, la création d’une facture. Étape essentielle pour toutes les entreprises et surtout passage obligatoire. En effet, la facture est un document obligatoire en comptabilité et fiscalité française.
Relance des impayés facilitée
Utiliser une solution de dématérialisation des factures aura aussi un impact sur la gestion des impayés, sur les retards de paiement. Et les TPE et PME en ont besoin quand on sait que c’est la 1ère cause de faillite de ces entreprises.
Par exemple, via le logiciel de facturation en ligne Axonaut, il est possible de mettre en place la relance automatique des impayés. Vous pouvez configurer dans l’outil une règle indiquant que X jours après la date d’échéance, un envoi automatique de relance se fasse. Cela sans action de votre part.
Vous aurez un tableau dédié avec l’ensemble des impayés, le statut des relances. Bien entendu, des modèles d’e-mail sont personnalisables. Et si vous souhaitez faire les relances à la main, c’est aussi possible. L’outil s’adapte à vos besoins et votre fonctionnement.
Meilleure visibilité
Le rôle d’un chef d’entreprise, c’est avant tout de prévoir, anticiper. Avoir des factures éparpillées, perdues fait perdre du temps mais aussi de la visibilité. Centraliser ses factures permet d’obtenir des statistiques claires sur l’état de santé de votre entreprise.
En utilisant un logiciel de facture, tout est centralisé sur une interface unique et simple d’utilisation. Tout est catégorisé :
- Facture d’acompte,
- Facture de solde,
- Facture en attente de paiement
- Facture impayée,
- Facture payée.
La gestion sera facilitée et votre expert-comptable vous dire merci. Plus d’échange concernant : où est la facture X ?, où sont les justificatifs ? Sur Axonaut, vous pouvez lui donner un accès gratuitement à un portail comptable pour qu’il vienne récupérer toutes les informations nécessaires à la création des bilans, comptes de résultat…
Passons maintenant au traitement des factures fournisseurs.
Centraliser ses factures fournisseurs
Intéressons-nous rapidement à la centralisation des factures fournisseurs qui restent une plaie pour l’ensemble des entreprises. En effet, vous avez compris l’intérêt de la centralisation des factures clients mais il en est de même pour le traitement des factures fournisseurs.
La gestion des factures fournisseurs représente aujourd’hui une perte de temps non négligeable. En effet, le traitement d’une facture fournisseur comprend plusieurs étapes :
- Récupération de la facture,
- Stockage dans l’endroit de votre choix,
- Le paiement de la facture,
- Son archivage.
Pourquoi faire compliqué quand on peut automatiser tout cela ? En effet, en utilisant un processus de traitement des factures fournisseurs via un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, le gain de temps sera important. Prenons un exemple concret avec Axonaut.
Récupération automatique des factures fournisseurs
Sur ce dernier, il sera possible de mettre en place un envoi automatique des factures fournisseurs dans votre solution de dématérialisation des factures fournisseurs. Il suffit de transférer votre e-mail avec la pièce jointe sur expense@axonaut.com pour que la dépense se génère automatiquement sans action de votre part. Vous aurez alors une dépense en attente de création et elle n’attendra que votre validation. Axonaut lira automatiquement tous les champs et préremplira les informations (possible via la technologie OCR). Vous n’aurez plus qu’à valider ! Le processus de traitement des factures sera optimisé.
Paiement des factures fournisseurs automatisé
Passons maintenant au paiement des factures fournisseurs. C’est là aussi un acte compliqué, chronophage et qui fait perdre du temps. Vous devez vérifier si tout est en ordre, allez sur le site de votre banque (qui n’est pas très ergonomique…), mettre en place les prélèvements, vérifier que le paiement est bien passé. Comme pour l’envoi automatique, il est possible de supprimer ces étapes en utilisant le meilleur logiciel de gestion des dépenses français : Axonaut !
Il sera bientôt possible de payer les factures fournisseurs directement depuis Axonaut. En 1 clic seulement, vous pourrez payer votre facture directement depuis l’outil sans avoir à aller sur le site de votre banque. Comme nous l’avons
Portail comptable pour fluidifier les échanges
Les périodes comptables et fiscales sont autant craintes par les chefs d’entreprise, le service comptabilité que les experts-comptables. C’est pourquoi il faut mettre au plus tôt une gestion des factures fournisseurs automatisée et optimisé. Vous éviterez toutes les questions : “où est le ticket de caisse qui correspond à cette dépense ?”, “votre fournisseur vous a envoyé le mauvais justificatif, il faut refaire la demande”…
Le portail comptable Axonaut est la solution pour améliorer et fluidifier l’ensemble des échanges avec votre expert-comptable. Sur une interface mise à disposition gratuitement, il pourra lui-même venir récupérer toutes les informations nécessaires à la confection des documents comptables : bilan, compte de résultat, liasse fiscale, déclaration…
Axonaut, solution de dématérialisation des factures fournisseurs
Axonaut est la solution de gestion des factures fournisseurs pour les TPE et PME. Dans une interface simple d’utilisation et abordable, toutes les données seront enregistrées, traitées et archivées. L’objectif est de vous libérer du temps afin de se concentrer sur l’essentiel, votre métier.
Le traitement des factures fournisseurs ne devrait pas être un problème mais un allié dans votre gestion quotidienne afin de prendre les bonnes décisions sur de futurs investissements, des choix stratégiques sur votre société.
Comme nous avons pu le voir, centraliser ses factures fournisseurs et clients est un enjeu primordial pour les entreprises. Gain de temps, meilleure organisation et visibilité, optimisation. De nombreux avantages existent et cela ne doit pas être considéré comme une contrainte mais comme un investissement.
C’est pourquoi il est important d’utiliser une solution de gestion centralisée des factures comme Axonaut ! Vous pouvez tester gratuitement ce collecteur automatique de facture et obtenir une offre exceptionnelle en utilisant ce lien :
En savoir plus sur la thématique :
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