Comment choisir son logiciel de facturation ?

Publié le 09/09/2020 • Mis à jour le 16/12/2024

Que vous soyez Entrepreneurs, Chefs d’Entreprise, Artisans, Directeurs administratifs, vous éditez des factures quotidiennement. C’est une tâche chronophage, sans valeur ajoutée et qui prend un certain temps. C’est la raison pour laquelle, utiliser un logiciel de facturation en ligne est important. Mais comment choisir son logiciel de facturation ? Quels sont les critères à prendre en compte ? Découvrons tout cela ensemble !

Cet article va aborder tous les points important pour choisir votre prochain logiciel de comptabilité. En effet, le choix du logiciel de facturation est déterminant pour faciliter la gestion interne de la société mais aussi pour faciliter la comptabilité et les échanges avec l’expert-comptable. Mais comment orienter son choix ? Comment bien choisir son logiciel de facturation en ligne ? Cet article a pour but de vous aider dans la recherche en vous expliquant les critères importants.

Facture électronique : obligation dès le 1er juillet 2024

Avant de parler des différents critères à aborder, il est important de parler de la nouvelle norme qui arrive en France.

L’utilisation d’un logiciel de facturation va devenir obligatoire pour toutes les entreprises françaises à partir du 1er juillet 2024 avec l’arrivée des factures électroniques.

En effet, la réforme de la facturation électronique se met en place petit à petit. Dès 2017, elle est entrée en vigueur pour les sociétés facturant les collectivités. Et dès le 1er juillet 2024, la législation s’étend aux entreprises B2B. Voici le calendrier de déploiement de la facturation électronique :

Calendrier réforme facturation électronique

À partir du 1er juillet 2024, l’obligation de recevoir des factures électroniques sera applicable à toutes les entreprises, si votre fournisseur est tenu d’émettre de telles factures. Par exemple, si vous facturez une grande entreprise comme EDF, la SNCF ou Total (avec au moins 5 000 employés), vous devrez accepter le format de facture électronique et votre logiciel devra être adapté en conséquence.

Le même jour, le 1er juillet 2024, les grandes entreprises, employant plus de 5 000 personnes, seront obligées d’émettre des factures électroniques.

L’extension de cette obligation se fera progressivement. Ainsi, à partir du 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaire, c’est-à-dire celles ayant entre 250 et 5 000 employés, devront également se conformer à cette règle. Elles seront tenues de recevoir et d’émettre des factures sous format électronique.

Enfin, à partir du 1er janvier 2026, la réforme s’appliquera également aux TPE, PME et micro-entreprises, qui devront elles aussi accepter et émettre des factures électroniques.

Les critères pour choisir son logiciel de facturation

Si vous cherchez à optimiser vos processus financiers, il est crucial de savoir comment choisir son logiciel de facturation. L’outil idéal doit non seulement s’adapter aux besoins de votre entreprise, mais aussi faciliter la création et la gestion des factures, la gestion des clients, tout en étant ergonomique et au bon prix. Voici un guide détaillé pour vous aider à choisir votre logiciel de facturation.

Pour bien choisir son logiciel de facturation français, il faut se poser des questions par rapport à son métier, ses besoins et aussi ses spécificités métiers !

La première question à se poser lorsque vous recherchez un logiciel de facturation : Quelles sont les fonctionnalités de base que je désire ?

Un logiciel adapté à vos besoins

Chaque entreprise a des besoins spécifiques en matière de facturation. Il est donc important de choisir un logiciel qui s’adapte à votre secteur d’activité, à la taille de votre société, au volume de vos factures et à vos besoins en matière de conformité.

Gestion des paiements directement dans votre logiciel de facturation : Un critère important est la possibilité de pouvoir gérer les paiements automatiquement depuis son logiciel de facturation. En effet, la synchronisation, réconciliation bancaire est un réel atout pour certains logiciels. Cela vous assure un meilleur suivi financier de votre activité. De plus, cela vous évite de passer trop de temps à vérifier les différents paiements.

Gestion des impayés et relance automatique : Dès qu’une facture est dépassée et que le paiement n’a pas été enregistré, le logiciel vous signalera l’impayé. Le processus de relance va jusqu’à la lettre recommandée de mise en demeure envoyée depuis l’outil. À tout moment, grâce au tableau de bord vous pouvez visualiser le montant total de vos impayés. Nous vous invitons à lire cet article sur la relance des impayés.

Parce que votre société est unique et doit le rester ! Votre identité de marque se définit par votre logo, votre charte graphique. Lorsque vous envoyez des documents, factures, vous communiquez vers l’extérieur. C’est la raison pour laquelle, votre logiciel de facturation doit vous permettre de personnaliser vos factures à l’effigie de votre organisation.

Devis, factures, facilement !

Vous nous direz que c’est la base ! Mais attention car ce n’est pas toujours le cas. Un bon logiciel de facturation c’est aussi celui qui vous permettra de générer en amont des devis. Par la suite, ce devis pourra se transformer en facture, en 1 clic depuis l’interface de votre logiciel. Un bon logiciel de facturation pour son entreprise doit simplifier le processus de création de factures. Il doit permettre l’édition rapide des factures, l’automatisation des factures récurrentes et la gestion des taxes et remises.

Faciliter la relation commerciale

Le logiciel en ligne doit également faciliter la gestion de vos clients, la gestion commerciale. Il devrait vous permettre de suivre les paiements, les relances et de gérer les informations client de manière efficace.

Afin de réaliser des factures, vous avez besoin de clients. Mais avant de les facturer, il va falloir gérer toute la partie commerciale. La gestion de vos prospects et clients est une tâche importante qui amènera à une facturation prochaine. Avoir un seul outil pour la gestion des factures et des usagers est un atout considérable. En effet, vous allez pouvoir en 1 seul clic, générer la facture du client à partir des informations présentes dans sa fiche commerciale. Le gain de temps procuré est très important surtout lorsque vous devez gérer un nombre de consommateurs important.

Simplicité d’utilisation et ergonomie

L’interface du logiciel doit être simple, facile à utiliser et intuitive. Une bonne interface facilite la navigation, réduit le temps de formation et augmente l’efficacité.

Un prix adapté à votre entreprise

Le coût est un facteur clé à considérer. Les prix des logiciels de facturation varient en fonction des fonctionnalités, du nombre d’utilisateurs, et de la politique de tarification de l’entreprise. Mais payer cher n’est pas souvent un signe de qualité. Et au contraire, quand votre logiciel de comptabilité est gratuit, cela signifie que vous êtes sûrement le produit. Vos données, toutes les informations comptables sont susceptibles d’être revendues.

Un service client à votre écoute

Avoir un problème dans sa gestion quotidienne est récurrent. C’est pourquoi, le support client est crucial. Assurez-vous que votre choix offre un support rapide et efficace en cas de problèmes.

Privilégiez les logiciels SaaS, sur le cloud

Enfin, considérez le format du logiciel. Il peut être basé sur le cloud, ce qui permet un accès à distance, ou installé localement sur votre ordinateur.

Toutefois, nous vous conseillons d’opter pour une solution de facturation sur le cloud. Cela permet d’avoir un accès 24h/24h, 7/7, depuis n’importe où. Les mises à jour se font automatiquement. De plus, la sécurité de vos données est garantie et les règles concernant le RGPD sont respectées.

Un accès dédié à votre expert-comptable

Votre outil de facturation doit vous aider au quotidien mais aussi fluidifier, faciliter les échanges avec votre expert-comptable. C’est pourquoi la fonctionnalité du Portail Comptable par Axonaut est tant plébiscitée.

L’expert-comptable détient un espace personnalisé, gratuit avec l’ensemble des données comptables de la société. Ainsi, il peut récupérer toutes les informations utiles à la conception des bilans, comptes de résultat, TVA…

Se poser les bonnes questions

Chez Axonaut, nous nous sommes penchés sur la question et nous vous apportons dans cet article quelques éléments de réponse.

Gratuit ou payant : Souvent tentés par le gratuit, nous le déconseillons sur ce sujet. En effet, vos informations doivent rester confidentielles. Les organismes gratuits ne garantissent pas la sécurité des données que vous transmettez. De plus, des périodes d’essai sont incluses afin que vous testiez les différents outils. N’hésitez pas quand vous devez faire votre choix ! Axonaut propose 15 jours de période d’essai.
Cloud, en ligne ou non : Souhaitez-vous utiliser le logiciel lors de vos déplacements ou non ? Préférez l’outil qui vous permettra de gagner du temps en toutes circonstances !
Accès à un service client de qualité : Comme dans tout logiciel, regardez en amont la qualité du service client proposé. Cela devra être un critère déterminant dans votre choix.
Est-il certifié pour le 1er Janvier 2018 : la réglementation en vigueur oblige les entreprises à s’équiper d’un logiciel certifié. Word et Excel ne seront plus tolérés !

Un logiciel de facturation efficace

Plus que des mots, nous préférons vous montrer en vidéo l’efficacité d’Axonaut. En 3 clics, vous pouvez réaliser une facture personnalisée, en ajoutant des remises, un acompte…

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation est un outil numérique essentiel pour toute entreprise, peu importe sa taille ou son secteur d’activité. En automatisant et simplifiant le processus de facturation, un logiciel de facturation permet d’économiser du temps, d’éviter les erreurs et d’améliorer l’efficacité des opérations commerciales.

Concrètement, un logiciel de facturation est conçu pour générer, envoyer, suivre et gérer les factures de manière électronique. Il assure l’exactitude des détails de facturation, l’application correcte des taxes et des remises, et garantit que les transactions sont conformes à la réglementation fiscale.

De plus, un logiciel de facturation peut s’intégrer à d’autres systèmes d’entreprise, comme les systèmes comptables ou les systèmes de gestion de la relation client (CRM), pour une gestion optimisée des finances et des relations clients. Certains logiciels de facturation offrent également des fonctionnalités d’analyse et de rapport qui peuvent aider les entreprises à comprendre leurs revenus et à planifier leur croissance future.

L’utilisation d’un logiciel de facturation est de plus en plus indispensable, notamment avec l’arrivée de l’obligation de facturation électronique dans de nombreux pays. Choisir le bon logiciel de facturation peut donc être un atout majeur pour optimiser la gestion financière de votre entreprise.

Est-il obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation ?

L’utilisation d’un logiciel de facturation est-elle obligatoire ? Et si oui, comment choisir le bon pour votre entreprise ? Ces questions sont essentielles pour toute entreprise cherchant à optimiser son processus de facturation. Ce guide vous aidera à répondre à ces questions et à comprendre l’importance de choisir le logiciel de facturation qui correspond le mieux à vos besoins.

Tout d’abord, l’utilisation d’un logiciel de facturation n’est pas toujours obligatoire, mais elle est fortement recommandée. Pourquoi ? Parce que le logiciel de facturation offre une multitude d’avantages. Il facilite le suivi des factures, minimise les erreurs, améliore l’efficacité, et assure la conformité fiscale.

Mais alors, comment choisir son logiciel de facturation ? Plusieurs critères doivent être pris en compte. Votre secteur d’activité, la taille de votre entreprise, le nombre de clients, le volume de facturation, et bien sûr, votre budget. Il est important de choisir un logiciel qui s’intègre facilement à vos autres systèmes d’entreprise et qui est évolutif avec vos besoins.

Ensuite, pensez à vérifier les fonctionnalités du logiciel. Certaines fonctions comme l’automatisation de la facturation, la gestion des remises et des taxes, l’édition de rapports financiers et l’intégration avec les outils de comptabilité sont essentielles.

Enfin, prenez en compte la facilité d’utilisation et le support client. Un logiciel facile à utiliser permet d’économiser du temps et des efforts, tandis qu’un bon support client assure une aide rapide en cas de problèmes.

En résumé, bien qu’il ne soit pas toujours obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation (d’ici la facture électronique, le 1er juillet 2024), cela peut être un atout majeur pour votre entreprise. La clé est de choisir un logiciel qui correspond à vos besoins et à vos attentes.”

Le choix du logiciel de facturation est primordial pour tous les types d’entreprise. Véritable cerveau d’une société, il centralise toutes les données tout en automatisant les tâches chronophages. Vérifiez bien en amont que les fonctionnalités proposées répondent à vos besoins.

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