En France, les entreprises sont tenues d’établir des factures lorsqu’une vente / prestation est réalisée. L’utilisation d’un logiciel de factures permet un gain de temps et plus de sérénité dans cette tâche. La facture doit suivre des règles de facturation claires, non équivoques. Mais comment numéroter une facture ? Quelles sont les règles en vigueur en termes de numérotation de factures, quelles règles de numérotation d’une facture s’appliquent ?
Comment numéroter ses factures ?
La numérotation des factures françaises est régie par des règles strictes, établies par le Code Général des Impôts (CGI) et le Code de Commerce (CDC). Nul n’est censé ignorer la loi ! Les règles de facturation doivent donc être connues des chefs d’entreprise ! Mais comment numéroter des factures en France ? La numérotation de votre facture devra donc suivre les règles suivantes.
Quelles sont les règles pour numéroter les factures ?
En matière de numérotation de facture, les règles sont assez simples (définies par le Code Général des Impôts) et font partie des mentions obligatoires d’une facture :
- Le numéro doit être unique : respect de l’unicité des numéros de facture.
- Pas de trous dans les numéros : suite ininterrompue.
- Suite chronologique dans le temps (temporel) : Une facture 5 ne peut pas avoir été établie à une date plus ancienne que la facture 4 par exemple.
- Il est interdit de supprimer / modifier des factures ! Pour l’annuler, il faut faire un avoir. Le compteur des numéros des factures et avoirs peut être identique.
- Le démarrage des numéros de la facture est à votre convenance tant que la suite chronologique est respectée.
- Il est possible de remettre à plat vos numéros de facture à la fin d’un exercice comptable. Il est préférable de numéroter à l’année et non au mois.
- Les normes s’appliquent à toutes les entreprises, quelle que soit l’activité.
Comment numéroter sa facture ?
Nous venons de voir les règles de numérotation d’une facture. Tant que vous respectez ces dernières, les préfixes des numéros, la personnalisation est à votre convenance.
Voici plusieurs exemples pour vous aider dans votre personnalisation des numéros de facture :
Un préfixe de temps : généralement utilisé avec les dates (année, mois, numéro…) + suite chiffre : 2020-08-001 > 2020-08-002 > 2020-08-003…
Une suite séquentielle : méthode la plus simple avec une suite de numéro : 001 > 002 > 003 dénommés séquence
Les numéros de vos factures doivent se suivre mais il existe quelques exceptions dans le cas de gestions d’entreprises particulières.
Prenons des exemples concrets pour mieux vous accompagner. Vous avez une boutique physique mais aussi un site internet. Vous allez pouvoir personnaliser les numéros en fonction des 2 sites où sont éditées les factures :
- Pour la boutique physique, première facture : BP001 > BP002.
- Pour votre site internet, première facture : S003 > S004.
Pas de problèmes numéroter votre facture 🙂 les numéros se suivront bien, la numérotation sera bien temporelle et chaque numéro de facture sera unique.
Les factures sont un sujet sensible auquel il faut prêter attention dès le départ.
Comment débuter la numérotation de vos factures ?
Chez Axonaut, nous vous conseillons bien entendu, d’utiliser un logiciel de facturation agréé qui permettra d’automatiser cette tâche importante. Voici nos conseils pour bien démarrer la numérotation de ses factures.
Tout d’abord, il faut estimer en amont le nombre de factures que vous allez éditer par jour, semaine ou mois. En effet, connaître l’estimation moyenne, votre volume de facture permet de mieux choisir la numérotation de sa facture. Outre le fait que la numérotation d’une facture soit une règle, cela peut vous aider dans la gestion quotidienne et surtout comptable. Par exemple, si vous faites plus de 100 factures/mois et qu’un client vous donne juste le numéro de facture, il sera plus facile de la trouver via ce numéro. 2023-02-02-05 signifie que la facture a été éditée le 2 février 2023 et qu’il s’agit de la 5ème facture de ce jour.
Comme nous l’avons vu et en cas de boutique physique couplée à un site internet, l’utilisation de préfixe permet un meilleur suivi au quotidien et comptable.
- Pour la boutique physique : Facture n°BP001 > Facture n°BP002
- Pour votre site internet : Facture n°S003 > Facture n°S004
- Bien différencier vos clients : C-2023-1 pour un client particulier par exemple et B-2023-1 pour un client professionnel
Nous vous conseillons aussi de bien paginer vos pages si la facture se fait sur plusieurs pages.
Les règles à savoir concernant les factures
Les factures sont régies par des règles assez strictes de l’administration fiscale, en voici d’autres à prendre en compte :
- Il est interdit de supprimer une facture émise.
- Il est interdit d’avoir une facture avec le même numéro qu’une autre, deux factures identiques.
- Émettre une facture est obligatoire pour toutes les entreprises vendant des biens/prestations.
- La date d’émission de la facture est obligatoire.
- Le seul moyen d’annuler une facture est d’effectuer un avoir.
- Vous devez conserver votre facture pendant une période donnée.
- Les fausses factures sont punies par la loi.
- Indiquer toutes les mentions obligatoires d’une facture.
Un logiciel de facture pour automatiser et sécuriser
En matière de numérotation de facture, l’État a mis en place des règles et des amendes pour non-respect. Il faut donc ne pas les négliger et mettre au plus tôt, un logiciel de facturation agréé en place. Grâce à un outil, plusieurs automatismes seront possibles :
- Gestion automatique pour numéroter sa facture
En effet, lors de la mise en place d’un système de facturation en ligne, il est obligatoire de renseigner le prochain numéro pour pouvoir éditer une facture.
–> Les avantages
- Une numérotation distincte, un numéro unique pour chaque facture, pas de trous dans votre numérotation.
- Pas d’erreur de numérotation.
- Pas d’erreur sur les factures d’acomptes, les factures proforma.
- Une comptabilité améliorée.
Votre comptable vous dira merci ! Utiliser un outil de facturation permet de donner un accès gratuit à votre expert-comptable pour qu’il vienne lui-même récupérer tous les documents comptables nécessaires à l’édition du bilan, compte de résultat, résultat fiscal, etc…
Numérotation de facture pour les freelances, micro-entreprises
Que vous soyez un freelance, auto-entrepreneur, micro-entreprise, ce sont les mêmes règles en matière de numérotation d’une facture qui s’appliquent à tout le monde.
Il n’y a donc pas de distinction entre les formes juridiques, statuts juridiques sur les règles de numérotation et sur le numéro de la facture.
Concernant la numérotation des Devis ?
Si numéroter votre facture est contraignant, le numéro des devis est beaucoup plus souple. En effet, concernant la numérotation des devis, c’est différent.
La seule contrainte à laquelle vous devez réfléchir, c’est votre organisation ! Il est plus logique de suivre un numéro chronologique, séquentiel pour vous y retrouver facilement. Sachez qu’un logiciel de devis peut vous aider comme pour les factures. Généralement, les deux sont couplés pour vous faire gagner du temps !
Aussi les bons de commande, de livraison, de réception, d’intervention ne sont pas normés.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les règles concernant les devis, voici notre article dédié :
En savoir plus sur la thématique :
- La définition de la facture acquittée
- Comment numéroter un devis ?
- Facture d’avoir : comment l’établir ?
- Facture acquittée : définition et modèles gratuits
- Les règles de facturation en France
- Faire payer vos devis avec Axonaut
- Peut-on rompre le devis ?
- Devis entreprise : tout ce qu’il faut savoir !
- Comment faire une fausse facture ? Exemple et tutoriel
- Comment numéroter mes devis/factures sur Axonaut ?
