Comment organiser sa prospection commerciale ?

Une des préoccupations d’un entrepreneur est de booster son chiffre d’affaires. Pour mener à bien cette mission, une des premières questions à se poser est : comment organiser sa prospection commerciale ? Découvrons dans cet article quelles sont les étapes pour mettre en place une organisation ficelée et quels outils vous seront utiles dans cette tâche cruciale.

Quelles sont les étapes de la prospection commerciale ?

organiser sa prospection commerciale avec les cycles commerciaux et les opportunités

Élaborer un plan bien défini vous permettra d’optimiser l’efficacité de la prospection commerciale dans votre entreprise. Pour vous aider, découvrons quelles sont les étapes de la prospection commerciale ?

Définir vos objectifs

Avant de débuter toute action envers des clients potentiels, il faudra définir des objectifs clairs pour votre entreprise et mener à bien une campagne de prospection.

Ainsi, vous pouvez décider de fixer des objectifs chiffrés sur votre équipe de commerciaux. Quel est le chiffre d’affaires souhaité sur un an pour chaque commercial ? Combien de prospects qualifiés ? Quel est le taux de conversion clients attendu ?

Cela dépendra bien entendu de vos attentes concernant le développement du chiffre d’affaires de l’entreprise.

Créer une base de données fiable

Avec cette deuxième étape, nous rentrons davantage dans le vif du sujet ! Pour définir les prospects à contacter, il faudra créer une base de données fiable. Qu’est-ce que cela veut dire en pratique ?

Le modèle de fiche de prospection commerciale idéal doit contenir les informations nécessaires pour entamer une approche avec le prospect :

Le nom et prénom.

Un numéro de téléphone et/ou un email, cela dépend du type de contact que vous souhaitez établir.
Son adresse.

Les caractéristiques principales que vous jugez importantes : est-ce un client btob ? btoc ? son secteur d’activité ? D’où vient le contact ? etc.

Les échanges en cours avec le client.

Quand on débute ou non dans la prospection client, on peut penser que le choix naturel est le fichier Excel. Cependant, il peut vite montrer ses limites !

En effet, avec un ou plusieurs fichiers Excel, la centralisation de l’ensemble des informations essentielles peut être compliquée surtout quand on est plusieurs à travailler sur un même plan de prospection commerciale.

Un logiciel CRM va vous permettre d’importer l’ensemble des données en quelques clics et de les retrouver sur une seule et même interface. Il devient donc plus facile d’avoir accès aux informations, de voir quand un membre de l’équipe travaille dessus et de centraliser toute l’information. Par exemple, si un mail a été envoyé à tel prospect, vous pouvez le savoir en un seul coup d’œil sur une fiche dédiée à chaque client.

De plus, un logiciel de gestion commerciale laissera moins de place à l’erreur humaine ! Dans une stratégie commerciale, vous prendrez certainement des rendez-vous. Un logiciel CRM vous permettra de connecter votre agenda et d’avoir des rappels pour éviter une mauvaise impression de la part du prospect et ainsi louper une vente. De manière générale, ce type d’outils vous permet d’automatiser les actions et ne plus être bloqué sur un fichier prospection.

Vous pourrez également créer des catégories clients et trier plus facilement pour avoir une liste de prospects à contacter en fonction de vos objectifs.

Mettre en place la campagne de prospection

Pour définir le type de campagne de prospection, il faudra réfléchir avant à votre cible et à votre budget. Vous pouvez décider de privilégier le téléphone, l’emailing, les réseaux sociaux (social selling) ou encore de la publicité sur Google en mettant en place un formulaire de contact.

En fonction du type de prospection commerciale, un outil dédié pourra vous accompagner au mieux dans cette tâche.

Cela peut être un outil qui automatise l’envoi des emailings ou prospecter plusieurs personnes automatiquement sur Linkedin.

Par téléphone, vous pouvez désormais avoir des outils directement disponibles sur votre ordinateur et connectable à votre logiciel pour avoir une trace de l’historique. Par exemple, cela peut ouvrir automatiquement la fiche du client quand il vous appelle pour connaître directement les échanges qui ont eu lieu ou encore appeler directement depuis la fiche sans avoir à chercher son numéro.

Préparer votre message

Encore une fois cela dépend du type de campagne de prospection choisi ! Cependant, bien organiser sa prospection commerciale passe par une bonne préparation de son message.

Commencez par rassembler des idées sur le message global que vous souhaitez passer. Pour un emailing comme pour un appel téléphonique, le message se doit d’être clair et concis. Inutile de s’étaler sur l’offre proposée, vous pourriez perdre l’attention de vos clients potentiels. C’est d’ailleurs un bon test pour savoir si un prospect est intéressé : il vous demandera plus d’informations et même le prix si vous avez réussi à le convaincre !

Le titre d’un mail est à ne pas négliger, il se doit d’être court et percutant pour favoriser les taux d’ouverture.

N’oubliez pas dans un email non plus que la présentation, les visuels ont une place importante. Un effort sur la mise en page donnera envie à vos clients de lire votre email et donc de prendre connaissance de vos services. Des outils marketing pourront vous aider si vous n’êtes pas un artiste dans l’âme !

Organiser votre prospection

Une fois une campagne lancée, comment bien organiser sa prospection commerciale ? Créer des cycles commerciaux et des opportunités d’affaires vous permettront de suivre en temps réel les actions réalisées pour conquérir de nouveaux clients.

Une opportunité commerciale vous permet de détecter un client en particulier qui pourrait augmenter votre chiffre d’affaires. Une fois l’opportunité créée dans un logiciel de gestion commerciale, vous pourrez la déplacer dans un cycle commercial.

Qu’est-ce qu’une opportunité d’affaire ?

Quant au cycle commercial, ce sont des étapes que vous allez définir dans votre modèle de plan de prospection. Vous pourrez passer une opportunité d’une étape à une autre en fonction des actions réalisées.

Qu’est-ce qu’un pipe commercial ?

Étudier les statistiques

Pour vérifier l’efficacité de votre prospection commerciale, étudier les statistiques commerciales sera une étape essentielle. Il existe plusieurs indicateurs qui devront particulièrement attirer votre attention :

Les devis créés par chaque commercial suite à l’intérêt d’un client.

Le chiffre d’affaires réalisé par chaque commercial sur une période donnée.

Le taux de conversion. Cela représente la division entre le nombre d’opportunités gagnées et le nombre d’opportunités totales. Définir un taux de conversion “idéal” dépendra de plusieurs facteurs comme le secteur d’activité, la saisonnalité ou encore le produit.

Le nombre de jours moyen pour conclure une vente.

Le nombre d’échanges moyen pour signer une vente.

Combien de temps une opportunité reste dans une étape. Cela vous permettra de modifier une étape dans le pipe commercial si elle n’est pas efficace ou porte préjudice au taux de conversion.

De manière générale, cela vous permettra d’avoir une vision globale et d’agir sur une des actions si besoin.

Fidéliser vos clients existants

Acquérir un client c’est bien mais fidéliser ses clients actuels c’est mieux ! En effet, acquérir de nouveaux clients coûte beaucoup plus cher que conserver ses clients actuels. Comment fidéliser ses clients ?

Certaines entreprises décident de mettre en place des programmes de parrainage ou d’affiliation. Cela marche sur le système du bouche à oreille : une entreprise recommande votre solution à un prospect. En échange, ils obtiennent une réduction par exemple.

Vous pouvez également décider d’envoyer des offres promotionnelles à certaines périodes de l’année à vos clients.

Dans tous les cas, il faudra veiller à la satisfaction de vos clients en vérifiant bien les avis et en leur demandant également via des questionnaires. Cela vous permet de prendre plus efficacement la température et de mettre en place des actions pour éviter une insatisfaction croissante.

Comment améliorer sa prospection commerciale en b2b ?

Vous avez du mal à faire décoller vos ventes ? Nous vous donnons quelques pistes d’amélioration sur votre prospection commerciale en b2b !

Avoir un site internet puissant

Selon des chiffres sur un article d’Appvizer, 70% du parcours du prospect b2b s’effectue en ligne. Une présence sur Internet et plus particulièrement un site internet est donc très important pour réussir à attirer des prospects qualifiés.

Néanmoins, il faut que votre site internet soit bien structuré et surtout qu’aucune “error 500” ne pointe le bout de son nez quand un client veut consulter une page !

Personnaliser les messages

Afin de mieux organiser votre prospection commerciale, personnaliser vos messages est important ! Pourtant, c’est une erreur qui peut être assez courante parmi les commerciaux. Qui n’a jamais reçu d’ailleurs un mail avec “Bonjour [prénom]” ?

Pour cela, choisissez des filtres précis sur vos clients et adaptez votre message en fonction de votre cible. N’hésitez pas à leur adresser un message qui répond à une problématique actuelle.

Mieux comprendre les prospects

Avant, les professionnels BtoB se concentraient sur l’approche produit pour vendre mieux. Avec l’arrivée d’internet et des multiples profils consommateurs, l’heure est désormais à la compréhension du client et ses attentes !

N’hésitez pas à leur poser des questions sur leur habitude de consommation, sur leur profil etc par exemple pour adapter vos messages. Des outils comme Google Analytics vous donnent des statistiques sur vos clients pour mieux orienter votre communication.

Mieux comprendre mes prospects avec la méthode des 4C

Faire attention aux avis clients

Lorsque des commerciaux entament une approche avec un client potentiel, il y a de fortes chances pour qu’il vérifie votre réputation ! Il ira donc voir les avis Google et/ou sur les plateformes d’avis.

Ainsi, il faudra veiller à bien répondre aux avis positifs comme négatifs. Bien entendu, vous passerez plus de temps sur les avis négatifs car il faudra leur répondre en donnant un détail de l’historique des échanges avec le client et voir avec lui directement pour améliorer sa situation. Cela le poussera ensuite à changer son avis.

Ne pas négliger les réseaux sociaux

D’après une étude, 57% des clients btob demandent des recommandations sur les réseaux sociaux pour un produit. Le processus d’achat passe de plus en plus par les réseaux sociaux et ne pas avoir de présence dessus est un point négatif pour une entreprise.

De plus, la prospection commerciale est devenue désormais commune sur les réseaux sociaux et permet de contacter les gens plus facilement. Cela permet de montrer le quotidien d’une entreprise et de la rendre plus humaine également, ce qui facilite la prise de décision lors d’un achat.

Adopter un CRM

Améliorer et organiser sa prospection commerciale passe également par l’adoption d’un outil adapté. Un logiciel de gestion commerciale ou CRM vous aidera à automatiser votre prospection.

En effet, en connectant vos emails ainsi que votre agenda, plus aucune information ne vous échappera ! Vous pourrez voir l’historique des échanges ainsi que les rendez-vous passés et à venir. Le logiciel vous rappellera quand un rendez-vous aura lieu également.

Grâce aux cycles commerciaux, vous pourrez voir en un coup d’œil où vous en êtes dans votre prospection et mieux suivre votre campagne de prospection.

Améliorer la relation avec vos clients cela veut aussi dire mieux les connaître ! En créant des filtres, le logiciel pourra vous générer des statistiques automatiquement pour savoir quel secteur est le plus représenté dans votre base client, quelle région, quel canal d’acquisition etc.

En bref, un logiciel CRM est gage d’organisation de votre travail pour avoir plus de chances d’avoir des contacts fluides avec vos clients.

Type de prospection commerciale

Bien organiser sa prospection commerciale passe par la définition en amont d’un type de prospection ou plusieurs ! Chacun comporte des avantages et inconvénients à prendre en compte en fonction de vos objectifs.

La prospection commerciale par téléphone

La prospection téléphonique reste des moyens les plus connus pour accroître la vente de services ou produits.

Cette méthode est encore privilégiée car elle permet aux commerciaux d’avoir une réaction en direct en fonction du discours. Elle permet aussi de personnaliser davantage les messages que par email en fonction des retours par téléphone. C’est également un moyen plus rapide de poser des questions à la cible et connaître leurs attentes. Dans le cadre d’une vente btob, cela peut être efficace car votre cible peut passer beaucoup de temps au téléphone et il y a donc plus de chances qu’elle réponde.

Même si elle reste encore efficace, malheureusement cette méthode est de plus en plus mal vue. En effet, elle peut être jugée comme insistante ou oppressante. Souvent, les commerciaux qui ont recours à ce moyen se voient demander d’envoyer un email plutôt.

Si vous souhaitez choisir cette option, il faudra donner l’impression au prospect à l’autre bout du fil qu’il n’est pas qu’un numéro ! Posez donc des questions ciblées qui retiendront son attention et proposez un suivi à la fin de votre appel.

La prospection commerciale par email

C’est un des modes de prospection les plus appréciés avec plus de 50%. Pour retenir l’attention des futurs clients, commencer par se doter un outil d’emailing sera le meilleur moyen de bien vérifier vos résultats. En effet, ce type d’outil vous permet de filtrer votre base client en fonction des objectifs de votre campagne. Par exemple, vous souhaitez cibler uniquement vos clients de la région Occitanie ? Il pourra le faire et vous pourrez davantage personnaliser votre message.

Parce que oui, cibler son message est la clé d’une campagne emailing réussie ! Un tel outil vous permettra également de voir rapidement les statistiques comme le taux d’ouverture. Sachant que la moyenne de taux d’ouverture est de 20%, vous pouvez vous baser sur cette métrique pour juger de la réussite de votre campagne. C’est évidemment à relativiser en fonction de vos objectifs ou encore de votre secteur d’activité.

Avec cette option, il faut être attentif à bien personnaliser son message et surtout attirer l’attention de votre auditoire avec des visuels par exemple.

La prospection commerciale par les réseaux sociaux

A la question “comment améliorer sa prospection commerciale en b2b ?”, la réponse est de plus en plus par les réseaux sociaux et plus particulièrement Linkedin.

En effet, Linkedin est un des moyens de rendre sa marque plus visible et se différencier de la concurrence. En partageant votre expertise/expérience, les prospects auront davantage confiance et auront plus envie d’acheter vos produits ou services.

En bref, un compte personnel vous permettra de partager votre expertise et de partager plus vos retours d’expérience. Quant à la page entreprise, vous pourrez transmettre les valeurs de l’entreprise pour rediriger les internautes vers votre site internet.

Pour prospecter plus efficacement, Linkedin Sales Navigator vous permettra de créer des listes de prospects qualifiés avec un ensemble de critère pré définis.

Découvrez ce webinaire pour devenir un pro dans la prospection sur Linkedin :

La prospection commerciale sur le terrain

Pour être encore davantage au contact du client, il existe une méthode encore plus efficace que le téléphone : la prospection commerciale sur le terrain.

Elle peut être un avantage une stratégie commerciale car cela rend la marque plus humaine, plus accessible. Avec l’arrivée d’internet, cette méthode tend cependant à disparaître.

Pour organiser sa prospection commerciale terrain, les commerciaux devront par exemple mettre en place une cartographie commerciale c’est-à-dire définir avec précision les zones qui demandent un développement du chiffre d’affaires. Cela leur permettra d’organiser précisément leur tournée.

La prospection commerciale via les évènements professionnels

Ce type de prospection commerciale vous permet d’être davantage visible et de voir des prospects très ciblés. En effet, lors de ces évènements, ce sont des prospects intéressés a minima par votre secteur d’activité et dans une démarche de poser des questions et se renseigner.

Pour être remarqué dans un salon avec plusieurs exposants, se démarquer est également important avec des éléments distinctifs sur son stand par exemple.

Le publipostage

Le publipostage consiste à poster des courriers de publicité. Elle fait partie des plus vieilles méthodes de prospection existantes.

Elle est encore utilisée car c’est un moyen de cibler beaucoup de monde avec un message très personnalisé. De plus, dû à l’abondance de contenu en ligne, un lecteur portera plus son attention sur une offre physique qui semble plus rare.

Cependant, il est difficile d’estimer les retours de ce type de campagne : combien sont passés à l’achat ? Combien ont lu la publicité ?

Contrairement à la prospection téléphonique ou au terrain, cette méthode demande peu d’interactivité et il est donc difficile d’avoir des retours précis de sa cible.

Pour tout savoir concernant la gestion de la relation prospect, voici un article détaillé :

Gestion de la relation prospect : comment l’améliorer ?

Le CRM : votre meilleur allié pour une prospection commerciale efficace !

Pour organiser sa prospection commerciale, un CRM sera votre meilleur allié ! En effet, il vous permettra de centraliser vos données et mieux suivre vos ventes.

Axonaut, logiciel de gestion commerciale 100% français, met à la disposition des commerciaux plusieurs fonctionnalités qui optimise la recherche de nouveaux clients :

Connexion de votre agenda sur une interface pour un rappel automatique de vos rendez-vous. Vous ne pourrez plus louper aucun rendez-vous client !

Centralisation de vos emails sur une plateforme. Cela permet à l’ensemble de l’équipe de connaître l’historique des échanges pour mieux communiquer en interne comme en externe.

Retrouver toutes les informations sur vos clients sur une fiche client : numéro, email, champs personnalisés. Le discours par email ou au téléphone pourra être plus personnalisé !

Créer des cycles commerciaux personnalisés pour suivre vos ventes avec plus d’efficacité.

Fixer des objectifs concrets avec des statistiques créés automatiquement en temps réel : chiffre d’affaires, objectifs des commerciaux, taux de conversion etc.

Je crée une période d’essai gratuite !

En savoir plus sur cette thématique :