Comme vous le savez, il existe de nombreuses règles autour de la facturation. La conservation des factures et des documents fait d’ailleurs partie des règles importantes à connaître. En effet, étant un document comptable essentiel, la facture est le premier justificatif demandé lors des contrôles. Dans cet article, nous vous aidons à bien comprendre son importance et connaître la durée des conservations des factures clients pour ne commettre aucune erreur !
Délai conservation facture : pourquoi est-ce important ?
Une facture permet de prouver qu’un échange commercial a eu lieu entre votre entreprise et une autre entité. Le nombre d’échanges commerciaux pouvant être nombreux, il est souvent difficile de les classer et de les garder. C’est pourtant essentiel ! Pourquoi est-ce important de respecter le délai de conservation d’une facture ?
- La première raison est que cela peut vous donner droit à une réduction sur la TVA. Les factures seront une preuve pour vous donner droit à une telle réduction.
- L’administration fiscale peut exercer un contrôle. Les factures étant des documents comptables elles doivent être conservées dans un délai inscrit dans la loi, il pourra donc vous être demandé de fournir ce document. Si vous ne respectez pas cette obligation de conservation des factures, des sanctions pourront être prises contre votre entreprise.
Il peut y avoir différents types de contrôle fiscal : un contrôle fiscal sur place ou à distance. Vous êtes notifié lorsqu’il a lieu et vous êtes tenu d’envoyer les pièces comptables nécessaires. Un contrôle fiscal peut durer au maximum 6 mois et environ 3 mois pour les petites entreprises qui ne dépassent pas un certain seuil de chiffres d’affaires.
Conservation documents entreprise : les durées à respecter
La conservation des documents en entreprise varie en fonction de son rôle :
- Pour les documents commerciaux et civils, il y a différents cas de figure. Par exemple, pour les documents bancaires (talons de chèque, relevé bancaire etc.) ainsi que les documents de transport de marchandises, un délai d’archivage de 5 ans est nécessaire. En revanche, les documents de déclaration de douane nécessitent un archivage de 3 ans par exemple.
- Les documents fiscaux comme les impôts sur le revenu et sur les sociétés ou les taxes sur le chiffre d’affaires par exemple demandent une conservation de 6 ans.
- Pour les pièces comptables, les règles sont plus simples à suivre.
Le délai de conservation d’une facture
Quel est le délai de conservation d’une facture ? Combien de temps une entreprise doit garder ses factures ? D’après l’article L123-22 du Code de commerce, la durée de conservation des factures pour une entreprise est beaucoup plus long que les autres documents.
En effet, pour l’archivage des livres et registres comptables (grand livre, livre d’inventaire etc.), la durée de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable.
C’est le même cas de figure pour les pièces justificatives c’est-à-dire les bons de commande ainsi que la conservation des factures fournisseurs par exemple : la durée d’archivage des factures pour une entreprise sera de 10 ans à partir de la clôture comptable également.
Tableau de la durée de conservation des documents en entreprise : le récapitulatif !
Pour être sûr de ne louper aucune information, nous vous proposons un tableau de durée de conservation des documents en entreprise :
Comment assurer la conservation d’une facture en entreprise ?
Vous l’avez désormais bien compris : vous devez conserver vos factures pour un délai minimum de 10 ans. Cependant, comment assurer en toute conformité la conservation d’une facture en entreprise ? Nous répondons à cette question ci-dessous !
La conservation des factures papier
Si votre entreprise émet ou reçoit des factures papier, vous pouvez les conserver au format papier ou les numériser. Il est cependant important de suivre des règles strictes de conservation.
Pour faciliter la conservation des factures papier pour votre entreprise, il est autorisé de numériser vos factures et les stocker sur un support informatique. Vous devez cependant reproduire à l’identique cette facture et la conserver au format PDF.
Cependant, la conservation des factures papier peut vite devenir un casse-tête pour les entreprises car cela augmente les risques de les perdre dans de multiples dossiers et elles ont plus de chances de subir des dommages (eau, tâches etc.) par exemple.
La conservation de la facture électronique
Pour la conservation de la facture électronique, sa gestion sera facilitée avec un logiciel de facturation en ligne. En effet, vous n’aurez plus à penser à la numérotation, aux mentions obligatoires etc. : tout sera automatisé ! Vous gagnerez ainsi du temps et gagnerez en fluidité dans la relation avec vos clients.
L’archivage des factures électroniques doit rester sur un logiciel de facturation agréé et la garder au format papier ne sera pas valide pour l’administration française. Ils pourront donc vous demander de communiquer la version électronique. Cela est d’autant plus important de se doter d’un logiciel agréé : ce type de logiciel conserve vos données et vous pouvez les récupérer directement depuis l’interface. En cas de contrôle, vous serez protégé !
L’archivage des factures électroniques a une durée maximale de 3 ans et elles peuvent être conservées sur tout support au choix de l’entreprise au-delà de ce délai.
De plus, l’administration fiscale fixe une autre obligation sur la conservation de la facture. En effet, les entreprises doivent les stocker sur un serveur qui est situé sur le territoire français ou dans un autre état de l’Union Européenne. Si ce n’est pas le cas, vous devrez le signaler à l’administration fiscale. Des logiciels comme Axonaut vous garantissent d’archiver vos factures sur différents serveurs en France pour une protection optimale de vos données comptables.
Conservation facture : quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
Dans le cas où une entreprise ne respecte pas le délai de conservation d’une facture, elle prend le risque de faire face à plusieurs sanctions. Quelles sont les sanctions en cas de non-respect ?
- Si vous ne pouvez pas présenter vos factures clients lors d’un contrôle, vous serez amené à régler une pénalité de 50% des montants facturés.
- Dans le cas de non-présentation des factures fournisseurs, vous ne pourrez pas bénéficier de déduction de charges.
- Lors d’un contrôle, s’il est constaté que vous n’avez pas conservé des documents comptables, vous pouvez risquer un rejet de comptabilité de la part de l’Administration fiscale. Cela signifie que votre déclaration comptable n’a plus de valeur et deviendra “nulle”. Ainsi, l’Administration fiscale trouvera d’autres moyens de procéder à la vérification de votre chiffre d’affaires.
Des sanctions qui peuvent être lourdes pour une entreprise. Il est donc préférable de bien se préparer face aux contrôles. Cela passe notamment par l’adoption d’outils nécessaires pour respecter la durée de conservation des factures clients et fournisseurs. Découvrez en quoi un logiciel de facturation agréé peut vous aider dans cette tâche !
Assurez-vous d’être conforme : adoptez un logiciel de facturation !
Combien de temps une entreprise doit garder ses factures ? Comment les conserver ? Ce sont des questions essentielles pour mener à bien votre comptabilité ! Pourtant, sans automatisation ou de système dédié, des erreurs ou des oublis peuvent vite arriver. Pour s’assurer d’être conforme, adopter un logiciel de facturation agréé se révèle vite être une nécessité.
En tant que logiciel de facturation français conforme, Axonaut vous assure de :
- Conserver et archiver vos données dans les délais demandés par la législation.
- Sécuriser vos données sur trois serveurs répartis en France dans plusieurs zones géographiques différentes.
- Garantir l’inaltérabilité des factures. Cela veut dire que vos données seront conservées dans leur état d’origine sur nos serveurs. Ainsi, l’ensemble de l’historique des mouvements sur les paiements et les factures sera facilement accessible directement depuis Axonaut.
Axonaut étant un logiciel complet, il vous accompagne au quotidien pour vous débarrasser des tâches chronophages : facturation, devis, paiement en ligne, comptabilité, CRM, gestion de stock etc.
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En savoir plus sur cette thématique :
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- La facture avec remise
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