A la création de son entreprise et dans sa gestion, beaucoup de documents sont échangés. Cela peut être des documents commerciaux, comptables, fiscaux ou encore sociaux ! Se pose donc rapidement la question de : quels sont les documents à conserver précieusement ? Combien de temps les conserver ? Découvrez notre article dédié !
Les documents commerciaux
Lorsque vous effectuez des échanges commerciaux avec des entreprises ou des particuliers, vous créez ou recevez des documents commerciaux.
Dans les documents commerciaux, vous retrouverez plusieurs documents dont les durées de conservation peuvent varier :
- Pour les contrats conclus par voie électronique, la durée de conservation de ce type de documents est de 10 ans.
- Les documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires) sont à garder pendant 3 ans a minima.
- Si vous réalisez des transactions qui nécessitent des déclarations en douane, ces documents doivent être conservés pendant 3 ans.
- Quant aux documents établis pour le transport de marchandises, ils doivent être conservés 5 ans cette fois-ci.
- Les polices d’assurance doivent être conservées pour une durée de 2 ans à partir de la résiliation du contrat.
- En ayant recours à un avocat, il faudra conserver les dossiers d’un avocat pour une durée de 5 ans.
Les documents comptables
Une entreprise doit obligatoirement justifier ses échanges commerciaux avec des pièces justificatives. Il ne suffit cependant pas de les éditer, il faut également les conserver pour une durée bien déterminée !
C’est d’autant plus important que ces pièces comptables peuvent vous être demandées lors de contrôles fiscaux. Contrairement aux documents commerciaux, l’ensemble des documents comptables doivent être conservés pour une durée de 10 ans.
Parmi ces documents, vous retrouverez :
- Les livres et registres comptables.
- Vos factures clients et fournisseurs.
- Les bons de commande et bons de livraison.
Pour en savoir plus sur la conservation des factures, consultez notre article dédié :
Les documents fiscaux
Quand on est un entrepreneur, il vaut mieux éviter de s’attirer les foudres de l’Administration fiscale. Pour qu’un contrôle fiscal se passe au mieux, il faudra conserver et présenter l’ensemble de vos documents fiscaux. Pour ce type de documents, la règle est simple : une conservation minimum de 6 ans.
Les documents concernés sont par exemple l’impôt sur le revenu, sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ou la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Les documents sociaux
Pour les documents sociaux, il existe plusieurs délais de conservation à bien prendre en compte.
Dans cette catégorie, il y a notamment les statuts de votre société. C’est un document essentiel pour l’ensemble des entreprises. Il contient des informations sur la raison sociale, le siège de votre entreprise ou encore le capital social. Il permet donc d’établir qu’une société a été constituée. Sa conservation est déterminée pour une durée de 5 ans à partir de la radiation de la société.
Cette catégorie comprend également les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…). Tout comme les pièces comptables, vous êtes tenu de les conserver pour une durée de 10 ans minimum.
Les documents de gestion du personnel
En grandissant, vous êtes amené à intégrer un processus de recrutement dans votre entreprise. Recruter de nouveaux collaborateurs s’accompagne aussi de la gestion de cette partie administrative.
Vous devrez donc établir un registre unique du personnel, des contrats de travail ainsi que des bulletins de paie. Ces documents justificatifs devront être conservés pour une durée de 5 ans.
Comment conserver vos documents de manière sécurisée ?
Comme vous l’avez vu plus haut, un entrepreneur doit conserver un certain nombre de documents. Il devient donc rapidement facile de s’y perdre et surtout d’égarer certains documents ! Cependant, ces documents doivent être conservés dans un certain délai sous peine de sanctions. Ainsi, comment y parvenir facilement et surtout de manière sécurisée !
En choisissant un logiciel qui permet la gestion électronique des documents (GED) comme Axonaut, vous pourrez :
- Centraliser l’ensemble de vos documents sur une seule et même plateforme.
- Présenter rapidement et facilement les documents lors d’un contrôle.
- Conserver vos documents en toute sécurité : les logiciels de gestion garantissent la conservation de vos documents sur des serveurs sécurisés.
- Transmettre vos documents en quelques clics à votre comptable ou à vos clients !
En savoir plus sur cette thématique :
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- Axonaut – Yousign : Signature électronique de vos documents !
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