La facturation est un élément essentiel de la gestion d’entreprise, mais des erreurs peuvent survenir : faute de frappe, oubli, coquille sur le prix… Lorsque cela se produit, il faut apporter des modifications à ce document légal, en respectant la réglementation. Cet article vous guide à travers la notion de facture rectificative. Vous découvrirez son importance et comment l’utiliser conformément à la loi en fonction de votre situation.
Qu’est-ce qu’une facture rectificative ?
Une facture rectificative est émise pour corriger une erreur ou une omission sur une facture initiale. En France, il est formellement interdit de simplement supprimer un document comptable : une procédure précise encadre cette pratique. Mieux vaut la respecter, car les amendes peuvent vous coûter très cher !
Pour être sûr de ne pas vous tromper, utilisez un logiciel de facturation professionnel.
Que dit la loi ?
Une fois créée, une facture ne peut plus être modifiée. En cas d’erreur, ça n’est pas autorisé de remplacer le document erroné par un nouveau : il ne doit pas y avoir d’interruption dans la numérotation des factures.
Il est cependant possible de rectifier une facture en suivant quelques règles définies par la loi :
- Vous pouvez produire une nouvelle facture en remplacement de la précédente. Le document doit faire mention de la facture initiale, et indiquer clairement son annulation.
- Si une remise est accordée au client après paiement, vous devez rédiger une note de crédit incluant le numéro et la date de la facture initiale.
La facture rectificative reprend bien entendu le même format que n’importe quelle autre facture : en-tête avec logo, identité de l’entreprise, mentions obligatoires (date d’échéance du règlement, date d’émission, prix unitaire, dénomination…), coordonnées du client, etc.
Dans quel cas émettre une facture rectificative ?
Faire une maladresse, ça peut arriver, mais il est important de pouvoir proposer un correctif.
La facture rectificative peut être émise dans divers cas de figure :
- une erreur sur le montant.
- un taux de TVA incorrect.
- des détails du client erronés.
- une correction de la description du produit ou service.
- une modification des conditions de paiement.
- une faute d’orthographe ou de syntaxe.
- un ou plusieurs oublis.
- des mentions légales manquantes ou incorrectes.
- des retours ou annulations.
- des réclamations ou litiges.
Cette liste n’est pas exhaustive, mais vous permet de comprendre que la facture rectificative peut être nécessaire plus souvent que prévu !
Voyons ensemble comment réagir lorsque vous devez corriger une facture.
Comment éditer une facture en fonction de la situation ?
La procédure pour émettre une facture rectificative est différente selon le moment auquel vous découvrez qu’il y a un problème. Plus vous vous y prenez tôt, mieux c’est ! Dans tous les cas, tâchez de communiquer avec votre client et de l’informer rapidement de toute modification ou correction qui pourrait le concerner.
Modifier une facture avant l’envoi au client
Vous avez créé et enregistré une facture pour votre client, mais vous ne l’avez pas encore envoyée et vous apercevez une erreur ? Pas de souci, vous pouvez simplement générer un nouveau document en utilisant votre devis initial.
C’est invisible pour le client, car vous lui transmettez seulement la version corrigée.
Si vous utilisez un logiciel de facturation conforme, celui-ci va créer pour vous une nouvelle version actualisée. Vous n’avez pas besoin de gérer la numérotation et vous respectez à coup sûr les normes en vigueur.
Corriger une facture après envoi
Si vous vous rendez compte de votre erreur après avoir envoyé la facture, mais qu’elle n’a pas encore été réglée, réagissez le plus rapidement possible. Commencez par prévenir votre client pour éviter qu’il ne mette en place le règlement. Éditez ensuite une facture rectificative qui modifie les éléments incorrects, et transmettez-la au client.
Cette nouvelle facture doit avoir un numéro différent : une même référence ne peut pas renvoyer à deux factures distinctes.
La facture rectificative doit aussi faire mention de celle qu’elle remplace. Pensez donc à inclure l’indication « Annule et remplace la facture numéro XXX ».
Rectifier une facture déjà payée
Si le montant de la facture est réglé avant que vous ne corrigiez les données problématiques, c’est un peu plus complexe. Vous devez émettre une facture d’avoir, également appelée note de crédit.
Ce document annule la facture d’origine et indique un montant négatif, correspondant au total initial.
La facture d’avoir a, elle aussi, son propre numéro. Il peut s’insérer dans la numérotation des factures classiques ou être distinct, mais toujours sans interruption.
Elle doit comporter les renseignements suivants :
- les mentions obligatoirement présentes sur une facture classique.
- les informations de la facture de base (numéro et date notamment).
- la notion « Avoir » dans l’intitulé.
- l’indication « Net à déduire » en lieu et place de « Net à payer ».
Si aucune directive contraire n’est incluse dans les conditions de vente, la durée de validité d’une facture d’avoir est de 5 ans (Art. L 110-4 du Code de Commerce).
Comment récupérer la TVA suite à une facture rectifiée ?
Lorsqu’une facture est rectifiée, cela peut avoir des implications sur la TVA. Si vous êtes redevable de la taxe sur la valeur ajoutée et que vous vous êtes déjà acquitté de la TVA correspondant à la facture d’origine, voici la marche à suivre pour la récupérer :
- Se faire rembourser la TVA : si vous comptez demander un remboursement de ce que vous avez versé à tort, le montant hors taxe et la TVA correspondante doivent être explicitement mentionnés sur la facture d’avoir. Cette transparence est essentielle pour éviter tout malentendu ou litige ultérieur avec l’administration fiscale.
- Ne pas récupérer la TVA : dans certaines situations, vous pourriez décider de ne pas demander le reversement de la TVA. Dans ce cas, la facture d’avoir doit clairement indiquer que la remise est accordée sans taxe. Cela signifie qu’aucun ajustement de la TVA n’est nécessaire, simplifiant ainsi le processus.
À noter : si vous avez déjà déclaré et payé la TVA de la facture initiale, n’oubliez pas d’intégrer le montant de la facture d’avoir dans la section 3B « régularisations » de votre prochaine déclaration fiscale. La déduction de TVA doit quant à elle figurer à la ligne 21 de cette même déclaration.
En comptabilité, vous pouvez faire des erreurs, le tout est de les corriger correctement ! La facture rectificative est là pour ça.
Pour vous épargner toutes ces modifications chronophages, équipez-vous d’un logiciel agréé. Il ne vous empêchera pas de faire des fautes de frappe, mais vous assurera d’avoir toutes les mentions légales présentes sur vos documents. Et vous serez assuré de respecter la réglementation. C’est aussi un gain de temps considérable pour gérer toutes les problématiques de numérotation, de calcul…
En savoir plus sur cette thématique :
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