Nouvel article dans notre série : Comment facturer ? Aujourd’hui on va s’intéresser aux factures dites : facture d’acompte, solde, facture partielle, facture d’avancement ! L’utilisation d’un logiciel de facturation pourra vous accompagner via une automatisation lors de la création. Regardons cela ensemble !
La facture est un document obligatoire dans toutes les prestations réalisées en B2B. Si un client vous en fait la demande, vous êtes dans l’obligation d’en fournir une. Mais de nos jours, la facturation peut avoir différentes formes et comme vous le savez, les règles de facturation sont assez strictes. En plus des mentions obligatoires, il existe différents types de facture :
La gestion de sa facturation est essentielle pour éviter les retards de paiement, les impayés. Entre les factures de situation les factures intermédiaires, l’émission de la facture de solde, cela peut vite devenir compliqué. De plus, les règles changent. Au moment de l’émission de la facture, il faut être sûr des normes en vigueur. Cela va aussi dépendre de votre activité. Dans le bâtiment, ce ne sont pas les mêmes que pour les entreprises de services.
Dans la majorité des cas, la facturation B2B se fait selon un processus clair :
Devis > Commande > Facture
Cependant, l’étape “Facture” peut s’avérer plus complexe avec l’utilisation de facture d’acompte, de solde, d’avancement. Outre la gestion qui devient plus complexe, cela peut aussi avoir un impact sur votre Trésorerie, des retards de paiement.
La facture d’acompte est la plus utilisée en France. Son concept est simple : recevoir rapidement une partie du montant de la facture finale après l’acceptation du devis. Utilisé fréquemment par les entreprises du BTP ou les prestations de service pour avoir de la trésorerie et améliorer le BFR : Besoin en fonds de roulement ! En effet, ces sociétés doivent en amont de la prestation, dépenser pour des matières premières par exemple.
Attention : dans la législation française, et après attestation de comptable, les factures d’acompte ne génèrent pas de chiffre d’affaires. La facture comptable ne se comptabilise pas, c’est le règlement qui fera l’objet d’un enregistrement comptable chez le client et le fournisseur. Ainsi, au moment de la réception du paiement en banque, vous devrez comptabiliser le paiement dans le compte 4191.
Plus connues par les vendeurs de marchandises, ces factures partielles sont utilisées lorsque des paiements échelonnés sont prévus. Elle fonctionne de la même manière que les factures d’avancement. La facture partielle règle une partie de la facture totale. Elle arrive entre la facture d’acompte et la facture de solde. Il peut y avoir autant que nécessaire.
Cependant, notez bien que les factures partielles protègent plus les entreprises. En effet, lors d’un problème juridique, il faudra faire 1 procédure par facture. La facturation partielle n’est pas la plus connue car les entrepreneurs confondent souvent cette dernière avec les acomptes. L’objectif reste le même : obtenir le paiement d’une facture avec des paiements partiels.
Vous avez déjà fait construire une maison, rénover un appartement ou eu affaire avec les métiers du bâtiment ? Ce type de facture d’avancement doit vous parler.
Ces factures de situation vont être émises selon une temporalité prédéfinie. Généralement, c’est en fonction de l’avancement des travaux. La société facture pour permettre d’acheter les matériaux nécessaires sans devoir sortir de la trésorerie.
La facture de solde va clôturer la prestation et/ou les marchandises vendues. Il récapitulera aussi les acomptes déjà versés.
Une facture de solde est un document émis par un fournisseur à la fin d’une transaction commerciale, afin de réclamer le paiement final du solde restant dû par le client. Elle indique le montant total à payer, les détails des produits ou services fournis, ainsi que les conditions de paiement convenues. La facture de solde est généralement émise lorsque toutes les livraisons ou les travaux ont été achevés, et qu’il ne reste plus aucun règlement à effectuer. La commande est clôturée !
Une facture de solde est dans la majorité des cas, utilisée pour clôturer le chantier.
Comme nous pouvons le voir, les process de facturation peuvent être longs et chronophages. Une même prestation, ou un seul chantier peut amener à de multiples documents, plusieurs factures. Et les réaliser au quotidien peut vite devenir fastidieux.
Votre but est d’aider votre structure, vos employés et vous-même à gagner du temps et/ou mieux utiliser le temps. La recherche du chiffre d’affaires et la fidélisation doivent être votre priorité !
La digitalisation des entreprises permet aujourd’hui de réduire les tâches chronophages, administratives et centraliser toutes les informations d’un client dans une interface unique et simple d’utilisation. Voici ce que vous pouvez retrouver dans une fiche client sur le CRM Axonaut :
Un logiciel de facturation comme Axonaut, couplé à un CRM, vous facilitera la gestion, évitera les erreurs humaines. Vous bénéficierez d’une solution unique pour :
Pour vous convaincre de l’utilisation d’un logiciel de facturation, voici quelques avantages :
La facturation en ligne avec la législation en vigueur est un sujet compliqué, avec des règles “trop” nombreuses. Établir une facture n’est pas une tâche agréable. Il faut donc optimiser l’émission de la facture. Pour cela, il existe de nombreuses possibilités.
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