De nos jours, l’administratif prend une part importante dans la gestion des entreprises. Les notes de frais sont régies par des règles claires, fastidieuses qu’il faut suivre. Cela signifie aussi une perte de temps significative sur ce genre de tâches qui ne sont pas à Valeur Ajoutée. C’est la raison pour laquelle, de plus en plus d’entreprises dématérialisent cette activité. Elles gagnent ainsi en efficacité, en temps et en traçabilité. L’ordinateur n’est pas soumis à la contrainte du nombre, au contraire de l’Humain. Nous avons décidé dans cet article de vous expliquer ce qu’est une note de frais et comment mieux les gérer.
Notes de frais
La note de frais est un document émis par un salarié afin de se faire rembourser les frais professionnels, dépensés dans le cadre de son travail quotidien. Il existe plusieurs types de dépense mais nous résumons ici les plus connus :
- Les déplacements : Indemnité Kilométrique, billets avion, train.
- Les frais d’hébergement : hôtel…
- Paniers repas : la note de restaurant pour des repas d’affaires, lors de déplacements lointains.
Les conditions pour se faire rembourser :
L’employeur est dans l’obligation de payer les frais professionnels de ses salariés s’ils sont justifiés. Deux options sont possibles : soit un remboursement au réel, soit un forfait convenu en amont.
Devant des abus importants de la part des salariés qui pouvaient parfois faire passer des frais personnels au lieu de frais professionnels, la loi exige plusieurs conditions afin de bénéficier d’un remboursement complet :
- Un justificatif de dépense.
- Sur ce justificatif, doit figurer l’adresse, la raison sociale, le numéro SIRET.
- Sur des indemnités kilométriques, il faut aussi associer le véhicule utilisé, c’est-à-dire les kilomètres parcourus, les chevaux fiscaux du véhicule.
Petite précision pratique concernant l’URSAAF : les notes de frais ne sont pas soumises aux charges sociales. En cas de contrôle, l’organisme souhaitera avoir des justificatifs clairs pour ne pas conclure à une fraude.
Comment mieux gérer les notes de frais ?
Il est vrai que lorsque les entreprises viennent à grandir, la gestion administrative devient vite un casse-tête chinois pour les personnes qui s’en occupent. De nos jours, des logiciels simples sont utilisés comme Axonaut et sa gestion simplifiée des notes de frais, gagner en efficacité et ne pas perdre trop de temps sur ces activités à non-valeur ajoutée. Voici quelques conseils pour mieux les gérer :
Dématérialisation et gestion électronique
Votre masse salariale est de plus en plus mobile. L’ouverture des frontières et la croissance des villes font que le business se situe partout. Pour prospérer et rester concurrentiel, vous devez envoyer vos commerciaux , vos techniciens, ouvriers sur le terrain, aller à la rencontre de vos fournisseurs : les notes de frais vont alors se multiplier. Pour mieux les gérer, nous conseillons d’opter pour une digitalisation de ces dernières. Cela vous permettra :
- De gagner du temps.
- De réduire le temps administratif sans valeur ajoutée.
- D’éliminer les erreurs humaines.
- De réduire le temps des commerciaux sur la partie administrative : plus de prospection, de relation commerciale : plus de CA !
- La possibilité de transférer via Internet des données à votre expert-comptable.
- Une vision claire et synthétisée des budgets consacrés à la mobilité et prospection au sein de votre entreprise.
Exemple d’utilisation d’un logiciel simple de gestion des notes de frais
Afin de faciliter la compréhension, nous avons décidé de vous montrer un exemple simple de comment Axonaut facilite cette gestion, en 1 clic, depuis l’application :
- Un commercial déclare une note de frais pour un restaurant avec un fournisseur
Vous recevez une alerte. Validez-la avant qu’elle rentre dans vos dépenses à régler. Vos commerciaux peuvent inclure une photo, image comme justificatif obligatoire.
Axonaut va alors générer un PDF justificatif de la prise en compte de la note de frais. Vous pouvez déclarer “payées” plusieurs notes de frais d’un coup à la fin du mois pour vos collaborateurs. Les retours clients sont unanimes : le temps passé est réduit de moitié pour cette tâche administrative sans valeur ajoutée.
En espérant que cet article vous aidera à mieux gérer cette partie administrative fastidieuse et chronophage. N’hésitez pas à laisser un commentaire si vous avez des questions.
