Quand on est entrepreneur, on doit être partout à la fois : au téléphone avec un client, répondre à un email ou vérifier qu’une facture soit bien envoyée. La question de l’automatisation des tâches arrive vite sur la table pour passer plus de temps sur les tâches à valeur ajoutée. Les outils de gestion commerciale pourront être de véritables alliés au quotidien ! Dans cet article, nous répondrons donc aux questions suivantes : quels sont les outils de gestion commerciale ? Comment les choisir pour qu’ils soient adaptés à mon activité ?
Qu’est-ce qu’un outil de suivi gestion commerciale ?
Pour essayer d’y voir plus clair, commençons par répondre à la question suivante : qu’est-ce qu’un outil de suivi gestion commerciale ? Les outils de gestion commerciale vous permettent d’automatiser les tâches relatives à la recherche et la gestion de vos clients, prospects et fournisseurs.
En effet, la gestion commerciale est un processus important dans votre entreprise. Il vous permet de mieux comprendre votre prospect et votre client ainsi que son parcours d’achat. Cela vous permet donc de mettre en place des actions efficaces pour optimiser au mieux les ventes dans votre entreprise. Néanmoins, encore faut-il avoir les outils nécessaires pour optimiser au mieux le suivi de vos prospects et clients ! En effet, ce type d’outils vous permettront d’automatiser des tâches très chronophages et d’être plus efficace en ce qui concerne la relation avec vos clients.
Il existe plusieurs logiciels de gestion qui vous permettront de mener à bien cette mission :
- Un outil de gestion des achats et de la relation fournisseur.
- La gestion de la comptabilité : factures, devis, bons de commande, bons de livraison, suivi de règlement des factures et relances.
- La gestion des stocks et livraisons clients.
- La centralisation des demandes clients via le ticketing.
- La gestion des campagnes marketing (emails, SMS).
- La gestion de la relation client (GRC ou CRM).
Le premier outil pour organiser cette partie sera le CRM. Pour une entreprise, conjuguer gestion commerciale et CRM sera le combo gagnant. Quelles sont donc les principales fonctionnalités des outils de gestion commerciale et administratif ?
Les principales fonctionnalités d’un logiciel CRM
Tout d’abord, un logiciel CRM signifie Customer Relationship Management en anglais ou GRC (Gestion de la Relation Client) en français. Que veut dire concrètement CRM ? En quelques mots, cela sera votre meilleur allié pour automatiser des tâches de gestion commerciale et optimiser la relation avec vos clients. Découvrez les principales fonctionnalités d’un logiciel CRM.
Retrouver ses clients sur une seule et même interface
Quand il s’agit de retrouver facilement une information et rapidement, cela peut être difficile dans une même équipe et quand on est seul également ! En effet, quand on ne possède pas un seul outil dédié, on peut noter les informations sur un post-it, sur un carnet, sur son téléphone, Excel ou encore un autre logiciel. En bref, l’information peut facilement se perdre et la relation client peut en pâtir.
Avec un logiciel CRM, vous disposez d’une seule interface pour noter l’ensemble des éléments. Encore mieux : une seule fiche client récapitule l’ensemble des actions effectuées sur le client, facilitant la communication. Vous pouvez ainsi mieux retrouver les devis factures, les informations sur le client, le nombre de vente etc. Il suffit d’un coup d’œil pour mieux anticiper et améliorer la relation avec le client !
Centraliser ses échanges et vos rendez-vous sur une plateforme
La gestion des rendez-vous et des échanges avec un client fait partie des questions essentielles pour une relation client de qualité. Qui n’a jamais oublié un rendez-vous car il était mal noté ou pas noté du tout ?
Avec un outil de gestion commerciale, vous pouvez connecter votre agenda principal sur la plateforme et avoir un rappel automatique pour ne rien oublier. Ainsi, vous avez un rappel sur votre agenda ainsi que sur votre logiciel ! Il y a donc beaucoup moins de chances de louper une opportunité.
C’est le même principe pour les emails ou encore les commentaires sur un appel. Les retrouver sur une même interface vous permet de retrouver l’historique et de savoir exactement où vous en êtes quand vous souhaitez effectuer une action sur un client. C’est également plus confortable pour votre interlocuteur de ne pas recommencer les explications par exemple et il sera plus à même de vous écouter.
Mieux s’organiser pour faire décoller ses ventes
La prospection, un sujet au cœur des préoccupations d’un entrepreneur. Et pour cause : on ne sait pas toujours par où commencer ni comment s’organiser !
Pour développer ses ventes, un outil CRM vous permettra de créer des cycles commerciaux personnalisables de A à Z. Un cycle commercial contient les différentes étapes par lesquelles votre prospect va passer pour devenir un client dans votre entreprise. Dans ces cycles, vous pourrez créer des opportunités commerciales qui indiquent la probabilité de signature d’une vente. Vous pourrez voir l’ensemble des actions réalisées sur ce client du devis à la vente !
Cela vous permettra de savoir rapidement où vous en êtes et de mesurer l’efficacité de votre activité commerciale.
Personnaliser en fonction de votre activité
Chaque activité et même entreprise a son propre “jargon”, ses propres métriques. Pour adapter au maximum votre logiciel de gestion il existe les champs personnalisés.
Cette fonctionnalité vous permettra de créer et filtrer les informations pour gagner encore plus de temps. Par exemple, vous avez besoin de savoir d’où viennent vos clients ou encore de les classer selon des critères plus précis. C’est possible ! C’est un moyen par exemple de faire des campagnes emailings plus ciblées.
Partager vos fichiers en quelques clics
Un outil de gestion commerciale vous permet de ranger au mieux l’ensemble de vos documents. Plus besoin de chercher le contrat X ou le contrat Y dans les nombreux fichiers Drive de l’entreprise.
Il vous suffit de télécharger un document sur une fiche client, cliquer sur une icône d’envoi et un message vous est directement proposé. Retrouver et envoyer vos documents devient plus facile et sécurisé !
Suivre votre activité commerciale en temps réel
Dans la prospection commerciale, il est également nécessaire de bien analyser les résultats pour pouvoir adapter sa politique commerciale et marketing si nécessaire. Ainsi, vous pourrez savoir :
- Combien d’échanges il aura fallu à un commercial avant qu’un prospect devienne client,
- Le CA pour chaque commercial, pour chaque client et type de produit,
- Le taux de conversion.
Avec un logiciel CRM, vous pouvez consulter des indicateurs clés à n’importe quel moment.
Les principales fonctionnalités d’un outil de gestion des achats et de la relation fournisseur
Gérer la relation avec vos clients est primordial pour développer vos ventes et votre chiffre d’affaires. Néanmoins, développer une bonne relation avec vos fournisseurs est tout aussi vital pour la bonne santé de votre entreprise. Ainsi, il est important de l’organiser au mieux pour vous y retrouver et ne pas avoir de mauvaises surprises !
Tout comme pour les clients, à partir d’un outil de gestion des achats, chaque fournisseur aura droit à sa fiche dédiée. Cela vous permettra donc d’avoir accès à des données sur une seule interface en un seul coup d’œil : ses coordonnées, le total de vos dépenses, les commandes fournisseurs en cours ou terminées, les échanges etc.
En parlant de dépenses, ce type d’outil de gestion commerciale vous permettra de les saisir plus facilement. En effet, privilégier un outil de gestion avec un OCR vous fera gagner un temps précieux au quotidien ! Il vous suffira de prendre une photo de votre dépense et le système reconnaîtra automatiquement l’ensemble des caractères.
Les principales fonctionnalités d’un outil de gestion de comptabilité
La comptabilité, un autre poste important mais très chronophage pour un chef d’entreprise ! Pour optimiser la gestion de votre entreprise, ce pôle de compétences devra être automatisé au maximum en faisant confiance à un outil de gestion de comptabilité.
Quand on parle de comptabilité, le premier sujet qui arrive sur la table est bien entendu la facturation ! Avec un logiciel de facturation, l’ensemble de vos données clients seront connectées et vous n’aurez plus besoin de perdre du temps et surtout il y aura moins de risques d’erreurs et d’oublis. Vous n’aurez donc plus besoin de recréer une facture de zéro à chaque fois, de vérifier les conditions obligatoires ou l’ajout de documents. De plus, un logiciel de facturation vous garantit la conformité aux futures lois sur la facturation électronique.
Comme beaucoup d’entreprises, vous avez peut-être l’habitude d’entamer la relation commerciale avec le devis. Sachez, qu’à l’image de la facture, vous pouvez automatiser sa création et même le transformer en un seul clic en factures.
Afin d’assurer la relance de vos factures et devis, un outil de gestion de comptabilité vous rappelle les dates d’échéances et de relancer en un seul clic grâce à des emails déjà configurés dans votre espace.
Les principales fonctionnalités d’un outil de gestion de stocks
Si vous travaillez dans une société qui gère du stock au quotidien, il est important d’avoir un œil en temps réel sur cette métrique au risque de mettre en péril la santé de votre entreprise.
Avec un outil de gestion de stocks, vous pouvez connaître en temps réel l’état de votre stock, la dernière entrée et sortie et automatiser l’entrée et la sortie de vos stocks. En effet, si vous passez une commande fournisseur pour réapprovisionner votre stock, il sera incrémenté automatiquement. La même logique s’appliquera pour les factures : la sortie de stock se fera automatiquement. Un gain de temps énorme !
Un panneau de livraison clients vous permettra d’avoir une visibilité sur l’ensemble des commandes clients en cours, qui ont du retard ou qui restent à facturer par exemple.
Les principales fonctionnalités d’un outil de ticketing
Mettre en place des process bien définis pour la vente de vos produits est important pour faire décoller vos ventes. Oui mais voilà l’acquisition coûte cher et conserver vos clients est tout aussi important !
Un outil de ticketing vous permet de centraliser l’ensemble des données clients sur une seule plateforme. Vous pourrez donc répondre plus facilement et classer les tickets en fonction de leurs demandes ou leurs priorités.
Ce type d’outil vous permet également d’analyser clairement le type de questions fréquentes que vous recevez, quel client vous écrit le plus etc. Vous pourrez ainsi par exemple créer des articles qui expliquent davantage comment fonctionne telle ou telle partie.
Les principales fonctionnalités d’un outil marketing
Dans la liste des outils de gestion commerciale, un logiciel marketing est important si vous avez défini une stratégie d’acquisition par email ou SMS. Ce type d’outil permettra de personnaliser davantage le message tout en automatisant l’envoi à toute une liste de contacts.
En effet, grâce à des champs personnalisés, vous pourrez décider d’envoyer des emails à un type de client et personnaliser votre message.
A la suite de l’envoi de vos campagnes marketing, vous pourrez consulter les taux d’ouverture et voir quel message a mieux fonctionné que d’autres.
Quels sont les avantages d’un outil de suivi gestion commerciale ?
Les fonctionnalités des outils de gestion commerciale vous aident à automatiser davantage les tâches chronophages dans la gestion de votre entreprise. C’est un allié considérable dans l’augmentation de la productivité de votre activité ! Découvrons concrètement quels sont les avantages d’un outil de gestion commerciale en ligne :
- Avoir une vision plus claire des actions menées et donc mieux gérer ses clients, prospects et fournisseurs pour une relation client optimisée.
- Mieux organiser et personnaliser la gestion commerciale de ses prospects.
- Répondre plus rapidement aux clients et plus efficacement grâce à la centralisation des données.
- Voir en temps réel les chiffres clés sur l’activité commerciale de votre entreprise et adapter votre stratégie pour la gestion de votre entreprise.
Comment choisir votre outil de gestion commerciale en ligne ?
Choisir des outils de gestion commerciale permet donc d’automatiser et optimiser la gestion de votre entreprise. Vous avez désormais compris les avantages mais cependant vous ne savez pas par où commencer dans la sélection de vos prochains logiciels d’entreprises. Nous vous donnons 7 points clés pour vous aider dans cette tâche !
1) Choisir en fonction de la taille de votre entreprise
Dans vos recherches, le premier point à prendre en compte est de choisir en fonction de la taille de votre entreprise. En effet, une structure de 10 salariés maximum n’a pas les mêmes besoins et attentes qu’une entreprise de 50 salariés.
Si vous êtes dans une TPE, vous aurez besoin de moins de fonctionnalités et surtout de davantage de facilité d’utilisation. Payer plus de fonctionnalités juste au cas où entraînera un surcoût inutile pour votre entreprise.
Ainsi, choisir un outil adapté à la taille de son entreprise avec les fonctionnalités essentielles est la clé d’une utilisation facilitée.
2) Identifier les besoins de votre entreprise
Ensuite, travailler sur l’identification des besoins de votre entreprise est une étape à ne pas négliger. Si vous ressentez le besoin de choisir des outils de gestion commerciale, il faudra clairement formuler vos attentes et objectifs.
Pour faire simple, vous pourrez vous poser la question suivante :”quels sont les problèmes ai-je besoin de résoudre dans ma structure ?” :
- Vous ne savez pas mesurer l’efficacité de votre politique de prospection
- Les informations ne sont pas centralisées et les équipes ont des difficultés à communiquer
- Vous avez beaucoup d’impayés et vous avez des difficultés à les relancer efficacement
- Vous passez beaucoup de temps à éditer des factures ou des dépenses
- etc.
Cette liste vous permettra de déterminer avec clarté les fonctionnalités nécessaires pour vous et vos collaborateurs. Pour communiquer plus efficacement avec l’équipe commerciale d’une solution de gestion commerciale, vous pouvez établir un cahier des charges qui permet de définir vos besoins à l’écrit.
3) Opter pour des outils faciles à utiliser
Gérer son entreprise au quotidien est déjà un défi au quotidien, autant donc opter pour des outils faciles à utiliser ! Ils se doivent de vous accompagner au quotidien sans que vous ayez besoin de beaucoup de semaines à vous former. Chaque membre de l’équipe devra trouver les informations rapidement et que cela soit intuitif. Comment s’assurer de cela avant de souscrire à un abonnement ?
Les logiciels de ce type proposent souvent des périodes d’essai sur une certaine période. N’hésitez pas à les tester avant pour bien vous en assurer !
4) Définir un budget
Définir un budget est un point essentiel pour ne pas vous concentrer sur des outils trop chers pour vous. D’ailleurs, dans la définition d’un budget, il est important de savoir qu’un prix élevé n’est pas gage de meilleure qualité ! En effet, les meilleurs logiciels de gestion sont ceux qui répondent au mieux aux besoins de votre entreprise.
Autre point à bien vérifier auprès des éditeurs de logiciels : les frais supplémentaires. Un logiciel peut proposer des services qui ne sont pas compris dans un abonnement et pourtant sont importants pour vous. Renseignez-vous bien pour ne pas retrouver des coûts cachés sur vos factures !
5) Opter pour un outil en ligne (ou pas)
Sur le marché très vaste des outils de gestion commerciale, vous retrouverez deux types d’outils : les logiciels en ligne et sur serveur. On peut donc se poser cette question : doit-on opter pour un outil en ligne ou pas ?
En ligne, vous aurez accès à l’ensemble des informations partout avec un réseau internet. Cela demande également un moindre coût au niveau de l’installation et de l’abonnement. En revanche, un logiciel sur serveur demande des frais d’installation et surtout de maintenance.
6) Tester la réactivité du service client
Qui n’a jamais fait appel à un service client d’un service/produit ? Parce qu’il peut arriver de les contacter pour une raison ou une autre, tester la réactivité du service client dès le début est une étape importante.
Afin de savoir s’ils sont disponibles pour leurs clients ou ouverts aux améliorations, n’hésitez pas à les solliciter pendant votre période d’essai.
7) Vérifier la connexion avec d’autres outils
A l’heure du choix de vos outils de gestion commerciale, il est important de vérifier la connexion avec d’autres outils. En effet, vous utilisez déjà des outils nécessaires à votre fonctionnement. “Chambouler” l’ensemble de votre organisation pour un outil pourrait mettre en péril la bonne santé de votre entreprise.
N’hésitez donc pas à faire une liste des logiciels que vous utilisez déjà et vous renseigner sur l’interconnexion entre les outils. Est-ce qu’un développement informatique sera nécessaire ? Est-ce que des tutoriels sont disponibles ?
Axonaut : logiciel de gestion commerciale 100% français
Grâce à nos conseils, choisir des outils de gestion commerciale et administratif sera plus facile. Cependant, vous pouvez avoir peur de vous retrouver avec beaucoup d’outils et donc multiplier les coûts. Au niveau interne, vous pouvez avoir le même souci : perdre l’information et donc dégrader la relation avec les clients. Choisir un outil tout-en-un sera donc un véritable avantage pour vous et votre budget !
Utilisé par plus de 30 000 utilisateurs, Axonaut est un logiciel de gestion commerciale et CRM 100% français et tout-en-un qui propose plusieurs fonctionnalités pour vous aider dans la gestion de votre entreprise au quotidien :
- Gestion de vos contacts (clients, prospects, fournisseurs).
- Organisation de votre prospection (cycles commerciaux, opportunités).
- Création de devis et factures en quelques clics.
- Connexion de vos emails et agendas.
- Gestion des entrées et sorties de stocks automatisée.
- Création de dépenses (OCR)
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