En France, la gestion des dépenses d’entreprise est une activité fastidieuse, chronophage et trop souvent délaissée par les entrepreneurs. La mise en place d’un logiciel de dématérialisation pour vos factures fournisseurs va permettre d’optimiser et automatiser tout cela. On vous explique comment choisir un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs et ses avantages.
En 2024, la dématérialisation des factures fournisseurs sera obligatoire pour tous les établissements assujettis à la TVA en France, une réforme qui vise à simplifier les démarches administratives. Gain de temps, gain d’argent, réduction de l’empreinte carbone… Mais comment passer le cap, avec quelle solution de gestion ?
Le passage aux factures électroniques est vivement encouragé par l’État depuis 2020. Les modalités d’application de la réforme ont été précisées dans le décret n°2022-1299 paru le 7 octobre 2022 et s’étendront de 2024 à 2026, en fonction de la taille des établissements. Si vous comptez bientôt passer à la facturation électronique, vous devrez nécessairement choisir votre logiciel. Pour retrouver tous nos articles sur le sujet, voici le lien : La gestion des dépenses d’entreprise !
MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :
L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.
Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.
Quelles dates pour la dématérialisation des factures fournisseurs ?
Commençons par le calendrier de la réforme. Le passage à la facture électronique pour les clients et le service achat va se faire de manière progressive pour permettre aux sociétés de s’adapter en douceur. Si certaines sociétés se sont déjà conformées (140 millions de factures échangées de manière dématérialisée en 2017), beaucoup restent encore sur le banc de touche.
Un calendrier progressif a d’ailleurs été fixé par le Décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 pour déployer le processus de digitalisation des documents comptables :
Quelles sont les entreprises exposées à l’obligation d’émettre des factures dématérialisées ?
Promulguée par l’Union Européenne durant le mois de janvier 2022, la France a défini son calendrier de déploiement de la facturation électronique pour les clients et les acheteurs comme vu précédemment.
Normalement mise en place dès 2023, la réforme a été reportée pour faciliter la transition. C’est donc dès 2024 que le déploiement se fera. Voici les étapes par typologie de société :
- Le 1er juillet 2024, toutes les structures devront accepter la facture électronique dès lors que le fournisseur aura l’obligation d’émettre des factures au format électronique,
- À la même date, le 1er juillet 2024, les établissements avec plus de 5 000 salariés devront aussi mettre en place l’émission de facture électronique,
- Dès le 1er janvier 2025, c’est au tour des entreprises de taille intermédiaire, ETI (250 et 5000 employés). L’utilisation d’une solution de dématérialisation sera obligatoire pour recevoir et émettre une facture électronique,
- Et enfin, les TPE, PME, et micro-entreprises, passeront au traitement des factures fournisseurs par voie électronique le 1er janvier 2026.
Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à transformer les factures entrantes papier en factures électroniques. Celles-ci devront obligatoirement respecter les différentes réglementations fiscales. Une facture papier numérisée ne constitue donc pas une facture électronique, qui quant à elle, obéit à une structure bien particulière, avec un format EDI (Échange de données informatisé).
Ce procédé permettra, à terme, de simplifier la gestion des factures (coût du papier, délai de réception et de traitement de la facture). Grâce à cela, les factures entrantes s’intègrent directement au logiciel ERP de la société, sans contrainte de saisie. La digitalisation permet également d’archiver intelligemment les factures et de les retrouver facilement.
Le processus de dématérialisation obéit à 3 phases :
- La réception de la facture en format numérique.
- La validation pour lancer le paiement de la facture.
- Et l’archivage numérique de la facture.
Quelles sont les solutions de dématérialisation de factures fournisseurs ?
Vous n’êtes pas encore passé à la facturation électronique et cherchez des solutions de dématérialisation ?
Afin de pouvoir émettre et recevoir des factures électroniques, les entreprises auront le choix entre le portail Chorus Pro et une plateforme, aussi appelée logiciel de dématérialisation des factures clients fournisseurs.
Ces plateformes de facturation électronique jouent un rôle crucial dans la digitalisation des données d’une entreprise et sont considérées comme des prestataires de services. Immatriculées par l’administration fiscale, elles suivent un strict cahier des charges pour correspondre aux exigences de l’administration.
Il existe 3 types de plateforme pour dématérialiser ses factures :
- Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire ou « PDP » : celles-ci doivent transmettre les factures émises par le fournisseur vers le client en format digital et extraire des informations spécifiques pour les transmettre à l’administration fiscale (identification du fournisseur et du client, montant HT de l’opération et montant de la TVA due).
- Le Portail Public de Facturation « PPF » : créée par l’État, cette plateforme récolte toutes les données déclaratives provenant des factures échangées en BtoB, BtoG (Business to Government) et BtoC pour les transmettre à l’administration fiscale. Il permet aux sociétés qui n’ont pas encore trouvé de solution de pouvoir saisir leurs factures en ligne. Il traite également les données pour l’e-invoicing et l’e-reporting.
- L’Opérateur de Dématérialisation (OD) : en tant que prestataire de service, l’opérateur se place comme un intermédiaire dans les échanges commerciaux entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation. Son intervention se fait en mode EDI ou via un API (Interface de programmation).
Quelle est la solution la plus adaptée à mon entreprise ?
Pour choisir un outil qui vous permettra de répondre aux attentes de votre entreprise, il convient d’auditer les besoins de celle-ci. L’objectif de ces outils est de simplifier vos tâches et de gagner en productivité et donc de vous faire gagner du temps ! Voici quelques bonnes questions à se poser avant de sélectionner un logiciel de gestion des factures fournisseurs :
- Quels sont les besoins de ma structure ?
Si vous disposez d’un service de comptabilité en interne, rapprochez-vous de vos collaborateurs pour collecter leurs besoins mais aussi pour identifier les éventuels coûts cachés. À noter qu’en fonction de la taille et du secteur d’activité de votre entreprise, les besoins ne seront pas les mêmes.
- Comment est-ce que je compte faire évoluer mon entreprise et quels seront mes besoins, à terme ?
Pour s’accorder aux perspectives d’évolution de votre société, vous devrez choisir une plateforme qui pourra évoluer avec elle et s’adapter aux nouveaux besoins de celle-ci.
- Quel budget souhaitez-vous allouer au projet ?
Si certaines plateformes proposent des fonctionnalités gratuites, celles-ci restent limitées pour gérer l’ensemble de vos besoins. Pour définir le budget adéquat, définissez vos besoins en amont.
Plateformes de dématérialisation factures fournisseurs : leurs obligations légales
Pour qu’un prestataire soit reconnu en qualité de plateforme de dématérialisation (PDP), celle-ci doit faire l’objet d’une procédure spécifique pour être immatriculée au cours d’une période de 3 ans, laquelle est renouvelable.
Cette immatriculation justifie que la plateforme soit habilitée à gérer toutes les fonctionnalités qui sont prévues par la réforme pour les deux notions suivantes :
- L’e-invoicing : le terme désigne l’émission et la réception d’une facture sous forme structurée via une plateforme de dématérialisation des factures. Ces factures doivent répondre à des normes pour être lisibles et compréhensibles par une machine.
- L’e-reporting : il vient compléter l’e-invoicing et désigne la transmission des informations qui ne peuvent pas s’intégrer dans le champ de la facturation à l’administration fiscale. Ces données peuvent être transmises par l’intermédiaire de Chorus Pro ou via un autre logiciel partenaire.
Quelles sont les entreprises concernées par le portail Chorus Pro ?
Les entreprises du secteur public ainsi que les sociétés de plus de 5 000 salariés ont pour obligation d’émettre leurs factures par l’intermédiaire du portail Chorus Pro.
Axonaut : le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs !
Afin de gagner du temps sur le traitement des factures fournisseurs, il est important de bien choisir son outil du quotidien. C’est pourquoi, nous allons voir la solution française : Axonaut !
Dans une interface simple d’utilisation, il sera possible de regrouper toutes les fonctionnalités nécessaires :
- Récupération automatique des dépenses sur vos différentes plateformes,
- Envoi et création automatique des dépenses depuis votre adresse e-mail professionnelle,
- Paiement de la facture, des dépenses directement depuis Axonaut en 1 clic,
- Mise à disposition d’un portail fournisseur pour tout regrouper,
- Connecté à Chorus Pro pour gagner du temps,
- Tenue comptable propre et en temps réel.
Le logiciel comptable Axonaut va vous servir au quotidien pour optimiser vos processus mais surtout automatiser toutes les tâches chronophages qui vous incombent.
En plus de répondre à ces problématiques, Axonaut est aussi un logiciel de gestion complet pour tous les aspects de votre société. En effet, d’autres fonctionnalités sont présentes :
- Création des factures clients conforme Factur-X,
- CRM connecté à vos e-mails et à l’agenda,
- Gestion commerciale pour centraliser tous vos contacts (prospects, clients, etc…),
- Portail comptable pour inviter gratuitement votre expert-comptable à accéder à vos données,
- Gestion de la trésorerie en temps réel via le rapprochement bancaire,
- Ressources Humaines, Stock, Campagnes Marketing, Projets…
Tous ces besoins sont centralisés sur un outil et ils sont connectés entre eux. Quand vous créez une dépense par exemple, l’écriture comptable est faite automatiquement sans action de votre part. Via le rapprochement bancaire, tout est vérifié. Toutes ces tâches sont optimisées afin de vous libérer du temps !
Comment informer ses fournisseurs du passage à la facturation électronique ?
L’obligation de dématérialisation des factures fournisseurs doit nécessairement être communiquée à l’ensemble des acteurs internes et externes de votre entreprise. Si vos fournisseurs n’ont pas encore passé le cap, il s’agira de les convaincre et de les accompagner en douceur dans votre transition digitale.
Pour ce faire, vous pouvez tout à fait rédiger un courrier sur la dématérialisation des documents informatif et pédagogique. Il peut aussi être opportun de créer un support de communication reprenant tous les bénéfices :
- Pas de surcoût supplémentaire.
- Pas d’erreurs de saisie dans les factures.
- Réduction des délais de paiement.
- Traçabilité précise.
- Réduction des litiges.
N’omettez pas d’établir un calendrier de mise en œuvre adapté.
Il n’existe pas à proprement parler de courrier type pour informer vos fournisseurs. Celui-ci est à adapter à votre activité et à vos interlocuteurs. Même si le passage à la numérisation de ces documents devient une obligation, l’idée est d’organiser son déploiement étape par étape afin d’en optimiser tous les process.
En savoir plus sur cette thématique :
- La dématérialisation des factures en cabinet d’avocat
- Les mentions obligatoires dans les factures dématérialisées
- Qu’est-ce qu’un opérateur de dématérialisation ?
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