Quel est le rôle du service facturation en entreprise ?

Les factures jouent un rôle primordial dans l’économie française. Seul document valable en comptabilité, il est important de ne pas négliger le process de facturation en entreprise. L’utilisation d’un logiciel de facturation conforme peut aider à automatiser toutes les tâches chronophages. C’est pourquoi nous allons nous intéresser à quel est le rôle du service facturation en entreprise, quels sont ses impacts et ses avantages.

Le rôle de la facture est crucial !

Dans une entreprise, tous les aspects de la gestion sont importants (opérationnel, comptabilité, trésorerie, les ressources humaines). Cependant, le rôle du service facturation est un des plus importants car c’est le seul document comptable qui permet d’être payé et donc de recevoir de l’argent et ainsi constituer une trésorerie.

Comme nous le verrons par la suite, un logiciel de facturation français en ligne permettra de gagner un temps précieux sur ce processus fastidieux. En attendant, voyons pourquoi le rôle du responsable facturation doit être pris au sérieux.

La facturation est obligatoire entre les entreprises

Émettre une facture est un acte obligatoire pour toutes les sociétés françaises souhaitant être payées ! En comptabilité française, une transaction d’argent doit se faire sur justificatif (du côté client et fournisseur). Et c’est la facture qui est la pièce comptable nécessaire.

Pour plus de détails, voici les cas où il existe une obligation de facturation :

Ventes à distance,
Achats de produits, prestations de services effectués dans le cadre professionnel,
Prestations de services à destination des particuliers avec un montant TTC supérieur à 25 euros. Attention, si la demande de facture est effectuée par le particulier, client, vous êtes dans l’obligation de lui en fournir une quel que soit le montant de la prestation, bien/produit vendu,
Biens d’occasion, livraisons aux enchères, œuvres d’art, objets de collection ou antiquité.

Rien qu’avec ce point précis, nous voyons déjà l’importance de la facturation dans une entreprise et le rôle d’une facture. Le responsable de la facturation est donc un élément majeur afin de contrôler le cadre budgétaire de son établissement. En cas de défauts, des problèmes de trésorerie, comptabilité peuvent vite devenir fatals pour une petite structure.

Période fiscale

Période détestée des experts-comptables, des entrepreneurs et du service facturation d’un établissement professionnel, quelle que soit l’activité, la période comptable et fiscale est pourtant essentielle dans la vie d’une organisation.

Le responsable facturation assure la bonne tenue des comptes annuels de la société. Son objectif est de contrôler, vérifier toutes les informations saisies afin d’éviter les erreurs et ainsi produire les documents comptables qui serviront à développer l’organisation. La clôture des comptes annuels ne doit pas être vue comme une peine pour l’ensemble des parties prenantes. Le but est d’assurer notamment le suivi des chiffres pour préparer l’avenir.

Plan budgétaire et comptable de son établissement

Entreprendre, c’est prévoir, anticiper ! Le travail d’un chef d’entreprise ne se résume pas qu’à l’exécution de son métier. Il doit aussi gérer l’avenir. Comment, où, quand investir ? Raison pour laquelle, il lui faut réaliser un plan budgétaire et comptable de son établissement. Ce dernier est créé à partir de la comptabilité et gestion de sa structure en fonction des données rentrées. C’est pourquoi le rôle du responsable facturation est si important. Via les informations sur la firme :

De comptabilité et gestion,
De commerce,
Des ressources humaines,
Sur le côté comptable et fiscal.

Il pourra sortir un plan et ainsi mettre en place des actions concrètes pour croître, investir, fermer une activité non rentable, etc…

Rôle du service facturation en entreprise

Dans toutes les structures françaises, le traitement des factures n’est pas la tâche la plus aisée et aussi la plus appréciée. De l’établissement au paiement des factures, de nombreuses étapes, normes, mentions obligatoires sont à prendre en compte. C’est pourquoi le rôle du service facturation est essentiel. Voyons pourquoi.

Mentions obligatoires factures

Comme nous l’avons vu, le responsable facturation assure une étape importante dans la vie d’un établissement mais d’autres tâches, obligations lui incombent : les mentions obligatoires dans les factures.

En effet, pour être valable, la facture client doit comporter des mentions obligatoires. Les voici :

Date d’édition,
Numéro de la facture (ordre chronologique, sans trou),
L’émetteur,
Le client,
Prestations de service et/ou marchandises, biens, articles,
Quantité, dénomination et prix unitaire HT,
Rabais, remises et ristournes,
Conditions de paiement,
TVA,
Montant HT et TTC en euro.

De nouvelles normes apparaissent selon les années. En 2019 par exemple, ce sont rajoutées :

Numéro de bon de commande,
L’adresse de facturation si différente de l’adresse de livraison,
Numéro de TVA,

En 2022, un nouveau texte de loi en apporte de nouvelles :

Numéro SIREN,
L’adresse de livraison des biens,
La catégorie de l’opération,
L’option pour le paiement de la TVA.

Si les normes ne sont pas respectées, des sanctions juridiques sont envisageables allant de ;

75 000 euros et 1 an de prison pour une personne physique,
375 000 euros maximum pour une personne morale.

Combien de temps conserver les factures ?

Afin de tenir une comptabilité propre et en cas de contrôle, la conservation des factures est obligatoire pendant 10 ans. D’autres documents comptables sont aussi à conserver et la gestion peut vite devenir fastidieuse. Voici les détails :

Documents commerciaux et civils, documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèque), documents de transport de marchandises, le délai d’archivage est de 5 ans,
Pièces fiscales (IS, IR, taxes, chiffre d’affaires, on passe à 6 ans,
Pièces de déclaration de douane détient un délai de 3 ans,
Pour les pièces comptables, que cela soit pour le client ou encore les factures fournisseurs, le délai est de 10 ans.

C’est pourquoi nous vous conseillons de conserver et archiver toutes les pièces de votre établissement au format numérique afin de les stocker et y accéder rapidement.

Pour tout savoir sur le sujet, voici un article dédié : Conservation facture entreprise !

Facture papier ou facture numérique ?

Malgré l’arrivée des nouvelles technologies, les entrepreneurs français sont à la traîne en ce qui concerne la dématérialisation des factures clients ou fournisseurs. La majorité utilise encore le format papier ou Excel pour établir ces papiers essentiels ou pour gérer d’autres aspects (commercial, social). D’ailleurs, sachez que la factur-X interdit la les factures papiers. Pour tout savoir sur le sujet, voici un article complet : les avantages de la facturation en ligne !

Importance de la facture électronique

A partir du 1er janvier 2024, toutes les sociétés françaises facturant la TVA devront se mettre à la facturation électronique. Le rôle du responsable facturation prend encore plus d’ampleur et d’importance au sein de toutes les structures économiques. Le traitement des factures devra se faire selon les nouvelles normes : factur-X !

L’Administration française se lance dans cette nouvelle réforme afin de lutter contre la fraude à TVA qui coûte des milliards d’euros à la France, chaque année. Mais aussi pour faciliter la vie des entreprises dans la gestion quotidienne. En utilisant les factures électroniques, les établissements B2B devraient gagner du temps avec la mise en place de nombreux automatismes, et cela dans tous les process de traitement des factures.

Pour cela, des outils de gestion de la facturation existent, compatibles avec la nouvelle réforme et nous vous en détaillons un ci-dessous afin de faciliter le rôle du service facturation.

Logiciel de factures pour une meilleure gestion

Chez Axonaut, la facturation est une étape essentielle pour les entreprises et nous en sommes conscients. C’est pourquoi, nous proposons le meilleur logiciel de facturation français pour les TPE et PME.

Certaines factures essentielles comme les acomptes, les intermédiaires, les soldes, les factures récurrentes sont compliquées à gérer au quotidien. En utilisant une solution de facturation électronique professionnelle comme Axonaut, vous automatisez tout le traitement des factures :

Édition,
Paiement,
Relance, suivi des impayés.

Aussi, vous êtes assuré de respecter les dernières règles en vigueur (date, numéro de facture), les nouvelles législations comme la facturation électronique.

Devis, factures, comptabilité mais pas que… En effet, Axonaut est un outil complet tout-en-un. Sur une même interface simple d’utilisation, il sera possible de gérer :

La gestion commerciale avec un CRM intégré et connecté à vos emails et agenda,
Les stocks,
Des campagnes marketing (emailing, SMS),
Les projets.

Comme nous venons de le voir, le responsable facturation assure un poste primordial dans un business. Peu importe l’activité, le métier, le service facturation est chargé d’effectuer le suivi de toutes les sommes qui transitent dans une société, enregistrer tous les mouvements. Il assure des informations fiables et professionnelles aux décideurs afin d’investir, mettre en place des actions.

En savoir plus sur la thématique :