La relation commerciale est primordiale dans la gestion d’une entreprise et sa pérennité ! Les devis sont le premier document commercial échangé entre votre prospect et vous. Il se doit d’être professionnel, sécurisé, à l’image de votre entreprise. Pour faciliter les échanges, il est possible d’utiliser la signature électronique des devis, documents ! Facile, abordable et apportant un réel atout par rapport à la concurrence, il est important de l’intégrer dans votre logiciel de devis en ligne français ! Dans cet article, nous vous détaillons les avantages de la signature numérique et comment signer un devis rapidement et facilement !
La signature électronique : définition
Qu’est-ce que la signature électronique ? La définition de la signature électronique (ou numérique) est la possibilité de faire signer un document en ligne.
C’est un acte dématérialisé dans lequel le signataire, généralement le prospect ou le client, donne son accord sur un document en ligne émanant d’une entreprise. Elle représente donc la concrétisation d’un accord entre une entreprise et un client. De manière générale, on peut retrouver ce procédé dans plusieurs types de structures (les notaires, les assurances, les entreprises B2C etc.).
Pour s’assurer de sa conformité avec la législation française, la signature de devis en ligne comprend 5 caractéristiques :
- Irrévocable : la valeur juridique des documents signés est identique et ne peut être remise en question.
- Authentique : l’identité du signataire doit être présente.
- Non réutilisable.
- Inaltérable : les documents qui seront signés en ligne ne seront pas modifiables.
- Infalsifiable.
Que vaut un devis signé ?
Si vous n’avez pas l’habitude de faire signer un document, vous vous posez certainement les questions suivantes : que vaut un devis signé ? Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
De manière générale, un devis signé engage les différentes parties. En effet, le professionnel s’engage à réaliser la prestation et le client à régler le montant convenu. Il n’est donc pas possible d’annuler un devis signé par le client. Votre entreprise pourra même demander des dommages et intérêts en cas de litige dans le processus de signature.
Contester une signature électronique ne sera également pas possible car elle détient la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Cela signifie qu’elle est valable devant la justice et recevable en tant que preuve pour tout litige ! L’article 1316 du code civil indique d’ailleurs que « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».
Afin de s’assurer de la légalité de la signature numérique, il existe plusieurs garanties :
- Les certifications européennes et internationales (eIDAS, UETA ou encore eSIGN).
- L’horodatage des e-signatures. Cela signifie que la date et l’heure d’un événement sont enregistrées automatiquement.
- Le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
- L’hébergement exclusif en France.
- Le chiffrement des données : HTTPS et TLS.
- La convention de preuve signature électronique : comme son nom l’indique, elle démontre l’existence d’un accord entre les deux parties et peut être utilisée dans le cadre d’un litige devant les tribunaux.
Légale, sûre, conforme et simple ! La signature électronique des devis permet à toutes les entreprises de gagner du temps dans les process commerciaux et de proposer à leurs clients, une expérience simple et efficace contrairement à la signature manuelle.
Les avantages de la signature électronique
Les avantages de la signature électronique sont multiples. Dans un premier temps, la signature numérique permet de gagner du temps sur la gestion administrative. Avant, vous deviez imprimer votre devis, le signer, le scanner, le renvoyer etc. Ces étapes sont désormais supprimées ! Il vous suffit de rédiger en ligne, de l’envoyer en un seul clic et passer à l’étape suivante. Le prix d’une signature électronique est généralement minime par rapport à toutes ces démarches !
Si vous avez peur de perdre en contact client, ce processus s’adapte à vos besoins. À distance, vos clients pourront donc signer seulement avec une connexion internet. Ils n’auront plus besoin d’utiliser du papier, un scanner ou encore une enveloppe. La signature électronique ne réduit pas la proximité avec vos clients car vous pourrez faire signer en face-à-face avec un stylet ou un stylo.
Elle viendra même améliorer la relation client car les délais seront bien plus réduits et vous refléterez davantage une image dynamique. Cela vous permettra donc de vous démarquer de la concurrence et avoir in fine un meilleur taux de conversion.
En effet, l’un des avantages de la signature électronique est que le client a moins de chance d’oublier votre proposition et peut signer immédiatement. Pour votre entreprise, cela signifie que vous pouvez passer à la facturation plus rapidement. Votre trésorerie ne s’en portera que mieux !
Un autre argument de taille : la signature électronique permet l’amélioration de la productivité des équipes. Connectée à une solution de facturation électronique, la signature de devis en ligne rend vos équipes commerciales plus efficaces. En effet, ils passent moins de temps à chercher les données et à rédiger les devis. Étant donné que le suivi des devis est automatisé, ils passeront moins de temps à relancer les documents et à obtenir les signatures.
Enfin, un devis signé électroniquement est beaucoup plus sécurisé qu’une signature manuscrite. En effet, vous avez plus de chance de perdre ou abîmer un support papier. C’est également plus sécurisé grâce aux données chiffrées qui ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. La convention de preuve de signature électronique garantir également une protection supplémentaire en cas de conflit.
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Comment signer un devis en ligne ?
Pour savoir comment signer un devis efficacement, l’adoption d’un logiciel de devis comme Axonaut sera la clé ! Il vous permet de faire signer facilement tous les documents PDF que vous proposez à vos clients à distance pour ne plus perdre de temps sur la gestion de vos contrats.
Comment signer un devis par mail avec Axonaut ? Il suffit de suivre ces quelques étapes :
- Éditer et envoyer le devis par email sur votre espace Axonaut.
- Votre client recevra un lien vers le portail client : une interface sécurisée qui permet de signer vos devis et documents en un seul clic.
- Il pourra cliquer sur “signer en ligne” directement et confirmer la signature par SMS.
- De votre côté, vous recevrez une notification de lecture et le document sera conservé automatiquement dans votre logiciel. Pour plus de sécurité, les serveurs Axonaut sont uniquement basés en France.
À la fin de ce processus simple, vous n’aurez plus qu’à passer à la facturation qui sera également automatisée. En effet, Axonaut vous permet de passer du devis à la facture en un seul clic sans avoir à ressaisir l’intégralité des informations.
En conclusion, la signature électronique des devis vous permet d’automatiser la gestion de vos contrats. Couplée à un logiciel de devis comme Axonaut, vous pourrez envoyer vos documents et les faire signer en un seul clic. Il vous garantit également de les retrouver automatiquement sur votre interface.
En savoir plus sur cette thématique :
- Comment vérifier l’authenticité d’une facture ?
- Quelles sont les différences entre les factures et les devis ?
- La signature électronique des devis avec Yousign
- Le logiciel de facture électronique
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