La gestion des stocks est un enjeu crucial pour toutes les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes. Bien gérer son stock permet de réduire les coûts liés aux ruptures ou aux excédents de marchandises et d’assurer une continuité dans l’activité. Le tableau de gestion de stock sur Excel est l’un des outils les plus utilisés pour suivre les mouvements de produits, car il combine simplicité et flexibilité. Si vous êtes à la recherche d’une solution efficace pour suivre vos stocks, ce guide complet vous montrera comment créer un tableau de gestion de stock sur Excel, pas à pas.
Qu’est-ce qu’un tableau de gestion de stock ?
Un tableau de gestion de stock sur Excel est un fichier permettant de suivre l’évolution des produits ou matières premières en fonction de leur entrée et sortie. Ce tableau sert de registre pour tous les mouvements de stock, facilitant ainsi la gestion au quotidien.
Grâce à Excel, vous pouvez centraliser toutes les informations nécessaires à la gestion de vos stocks dans un format simple et structuré. L’objectif est d’avoir une vue d’ensemble sur vos niveaux de stock en temps réel, ce qui vous permet de prendre des décisions éclairées concernant vos commandes, vos réapprovisionnements, et même vos prévisions de vente.
Les éléments essentiels d’un tableau de gestion de stock
Créer un tableau de gestion de stock efficace commence par la définition des colonnes essentielles. Voici les éléments de base à inclure dans votre tableau Excel :
- Référence produit : Un code unique pour chaque produit afin de le retrouver facilement.
- Description : Une brève description du produit pour identifier de quoi il s’agit.
- Quantité initiale : Le stock de départ ou le nombre d’unités disponibles au début de la période.
- Entrées : Les quantités de produits ajoutées au stock, par exemple, lors des livraisons de nouveaux produits.
- Sorties : Les quantités de produits retirées du stock, que ce soit par des ventes ou des transferts vers d’autres sites.
- Stock disponible : La quantité restante après prise en compte des entrées et des sorties.
- Seuils de réapprovisionnement : Un seuil minimum pour chaque produit qui vous avertit lorsqu’il est nécessaire de passer une nouvelle commande.
- Date : La date de chaque mouvement pour suivre l’évolution du stock au fil du temps.
Comment créer un tableau de gestion de stock sur Excel ?
Étape 1 : Ouvrir un nouveau fichier Excel
Commencez par créer un fichier Excel vierge. Dans la première ligne, ajoutez les en-têtes des colonnes mentionnées ci-dessus : Référence, Description, Quantité initiale, Entrées, Sorties, Stock disponible et Date.
Étape 2 : Configurer les formules
Pour simplifier la gestion des stocks, vous devrez configurer des formules automatiques. Par exemple, pour le stock disponible, vous pouvez utiliser une formule de soustraction simple. Cela vous permettra de mettre à jour automatiquement le stock disponible chaque fois qu’un mouvement est effectué.
Étape 3 : Ajouter des fonctionnalités supplémentaires
Pour améliorer la gestion de votre tableau de stock, vous pouvez ajouter des fonctionnalités comme :
- Mise en forme conditionnelle : pour que les produits proches de leur seuil de réapprovisionnement s’affichent en rouge ou en jaune.
- Alertes automatiques : Pour être averti par e-mail lorsque le stock atteint un seuil critique.
- Suivi des fournisseurs : Si vous gérez des produits provenant de différents fournisseurs, vous pouvez ajouter une colonne pour le suivi des délais de livraison et des informations sur le fournisseur.
Étape 4 : Maintenir et mettre à jour le tableau régulièrement
Le tableau de gestion de stock doit être mis à jour à chaque entrée ou sortie de produits. Cela garantit que vous disposiez toujours d’un inventaire à jour.
Modèle tableau de gestion de stock sur Excel
Découvrez notre modèle de tableau de gestion de stock sur Excel :
Les limites d’un tableau Excel pour la gestion des stocks
Bien qu’Excel soit un excellent outil pour gérer vos stocks, il présente certaines limites, notamment :
- Pas de mise à jour en temps réel : Contrairement aux logiciels de gestion de stock, Excel ne permet pas une mise à jour automatique des stocks en fonction des ventes ou des commandes clients.
- Erreurs humaines : L’entrée manuelle des données peut entraîner des erreurs qui nuisent à la précision du tableau.
- Pas d’intégration avec d’autres outils : Contrairement à des solutions plus avancées, Excel n’est pas conçu pour s’intégrer directement avec des systèmes de gestion des ventes ou des outils de comptabilité.
Comment automatiser la gestion de stock ?
Un logiciel de stock comme Axonaut vous permet d’automatiser et optimiser l’ensemble du processus grâce à plusieurs fonctionnalités :
- Mise à jour automatique des stocks en temps réel : Chaque entrée ou sortie de produit est immédiatement enregistrée, ce qui élimine les erreurs manuelles fréquentes sur Excel.
- Alertes personnalisées sur les seuils critiques : Axonaut envoie automatiquement des notifications par email lorsque le stock d’un produit atteint un seuil minimum ou maximum, permettant un réapprovisionnement rapide ou d’éviter un surstock.
- Passage de commande facilitée : En quelques clics, vous pouvez générer et envoyer des commandes à vos fournisseurs depuis la plateforme. Cela réduit les délais et les oublis.
- Centralisation des données : Toutes les informations sont regroupées sur des tableaux de bord intuitifs : stock par produit, état des livraisons, valeur du stock, suivi des lots, dates de péremption, etc.
- Intégration avec la facturation : Axonaut permet d’associer la gestion de stock à la facturation. Lorsqu’une facture est émise, le stock correspondant est automatiquement décrémenté, assurant une cohérence totale entre les ventes et les stocks.
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