La signature électronique est un nouveau service proposé aux entreprises pour les aider dans la digitalisation et dématérialisation de leur process. Qui dit innovation, dit beaucoup de questions. Sa valeur juridique est une donnée importante pour les entreprises. Voici des détails sur son utilisation, sa conformité, sa valeur.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Parfois appelée “Signature Numérique”, la signature électronique n’est pas visuelle. C’est un mécanisme qui permettra de signer un document en ligne et aura comme valeur, les mêmes propriétés qu’une signature manuscrite. C’est un procédé dématérialisé dans lequel le signataire donne son accord (qui détient une valeur juridique) sur un document en ligne.
- Authentique : On doit retrouver la personne signataire
- Infalsifiable : Il ne doit pas être possible de falsifier ce document
- Non réutilisable : la signature n’est pas réutilisable
- Inaltérable : Comme pour le RGPD, les documents signés en ligne sont inaltérables
- Irrévocable : Elle détient une réelle valeur juridique et le signataire ne pourra le nier
Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?
Oui la signature électronique est recevable comme preuve en cas de litiges au même titre qu’une signature manuscrite. Il faut que les personnes soient clairement identifiées et que les documents soient conservés de manière à préserver son intégrité.
L’article 1316 du code civil définit la signature électronique comme « l’usage d’un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache ».
Les avantages de la signature électronique pour une entreprise
- La conservation des données : grâce à la dématérialisation, les documents peuvent être archivés.
- Un gain de temps : lors de la signature en ligne de documents (devis, contrats…), il est possible de gagner du temps pour les deux parties :
- entreprise émettrice : faire le devis > l’imprimer > l’envoyer par mail ou l’envoyer par la poste > s’assurer de la bonne réception > attendre la réponse > valider
- Entreprise cliente : d’imprimer le document > le signer > le scanner > le télécharger sur son ordinateur > le renvoyer.
- Une réduction des coûts : avec la signature en ligne des documents, toutes les étapes humaines sont supprimées, ce qui représente une meilleure productivité pour vos équipes. Elles produisent de la valeur au lieu de s’occuper des tâches administratives. De plus, les frais postaux et annexes ne sont plus nécessaires.
La signature électronique dans Axonaut
Comment cela fonctionne ?
Dans Axonaut, il est possible de cocher une case qui autorise à mettre un lien sur chaque devis généré par votre votre CRM. Ainsi, vos clients auront la possibilité de cliquer dessus.
Voici un visuel d’un devis sur Axonaut :
Afin de valider la signature en ligne, il devra effectuer plusieurs actions :
- Décliner son identité
- Rentrer son numéro de téléphone
- Il recevra un code sur le numéro de téléphone renseigné
- Rentrer le code dans l’interface
- Le devis sera signé en ligne
- Vous recevrez un mail vous précisant la signature en ligne de votre devis
- être lié de façon univoque à la personne qui signe
- permettre d’identifier clairement le signataire
- être créé par des données de création de signatures électroniques que le signataire puisse, en toute confiance, garder sous son contrôle exclusif
- être lié aux données signées de sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable et identifiable
Découvrez en vidéo comment Axonaut vous permet de signer vos documents commerciaux :
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