Simplifier vos factures avec le catalogue de votre offre

Simplifier vos factures avec le catalogue de votre offre

  • Publié le06/06/2023

    Temps de lecture 4 Mins

  • Publié le 06/06/2023

    Temps de lecture 4 Minutes

    Simplifier vos factures avec un catalogue, c’est possible en entrant vos références produits/services dans votre logiciel de facture.

    Pour gagner en temps et en efficacité, vous pouvez automatiser la réalisation de vos factures. En quelques clics, des documents reprenant l’intitulé des produits et/ou services souscrits, leur quantité ainsi que leur prix HT, TTC et taux de TVA appliqués sont générés automatiquement grâce à une solution de facturation.

    Il vous suffit de créer un catalogue servant de base de données pour votre facturation. Grâce à cette dernière, vos démarches de facturation initialement chronophages et sources d’erreurs sont rendues plus rapides, plus simples et engendrent moins d’erreurs.

    Simplifiez votre gestion d’entreprise, votre comptabilité et vos démarches de transmission à l’autorité fiscale et au gouvernement français en créant une base de données complète et détaillée sur votre logiciel de facturation ! Axonaut vous en dit plus sur cette pratique qui vous fait gagner du temps, de l’énergie et qui évite les erreurs.

    Pourquoi opter pour un logiciel de facturation avec un catalogue ?

    Opter pour un logiciel de facturation avec un catalogue comprend plusieurs avantages. Vos démarches sont facilitées, les erreurs sont évitées et la réalisation des factures est plus rapide.

    Comment créer un catalogue de produits/services dans votre logiciel de facturation ?

    Les démarches initiales de création d’un(e) catalogue/base de données peuvent nécessiter un investissement temporel important. Néanmoins, elles ont l’avantage de simplifier la génération de documents par la suite.

    En effet, les recherches ainsi que l’élaboration détaillée de votre offre sont des étapes essentielles à cette automatisation, laquelle est composée de :

    • La réalisation d’une liste détaillée de l’ensemble des produits et services commercialisés par votre entreprise.
    • L’élaboration d’une base de données sur un tableur afin de renseigner l’ensemble des éléments se référant à chaque produit/service : prix HT, taux de TVA appliqué, prix TTC, description du produit/service, référence (EAN-13, …) et intitulé exact du produit…
    • La détermination des quantités associées à chaque produit/service : nombre d’heures pour une prestation de services, nombre d’unités ou de lots pour les produits tangibles.
    • Le renseignement des taux de TVA associés à chaque type de produit/service : 20%, 10%, 5,5%, 2,1% ou 0%.
    • L’entrée de ces informations dans le catalogue produit de votre logiciel d’offre et de facturation.

    Ainsi, une fois que toutes ces informations sont signifiées dans votre logiciel, vous pourrez générer automatiquement, facilement et rapidement vos documents fiscaux, comptables et juridiques.

    Logiciel de facturation avec une offre détaillée : les avantages de cette création

    La création dans votre logiciel de facturation d’une offre détaillée par le biais d’un catalogue qui reprend l’ensemble de vos produits et services vous permet de diminuer les risques d’erreurs survenant durant l’émission de factures.

    Les plus fréquentes sont notamment les suivantes :

    • Une application d’un taux de TVA erroné.
    • Un oubli du taux de TVA appliqué.
    • Des discordances entre différents intitulés utilisés pour qualifier un même produit.
    • Un oubli dans le renseignement d’une description détaillée d’un service proposé.
    • Des erreurs dans les quantités facturées : sous-évaluation ou surévaluation.

    Puisqu’elles ne peuvent être modifiées après leur envoi, les factures ne doivent contenir aucune erreur. Il est alors essentiel de vous assurer de l’authenticité des informations contenues dans ces dernières.

    En effet, selon l’article 289 V du Code Général des Impôts (CGI), les factures doivent être lisibles, intègres et authentiques. En ce sens, elles doivent être compréhensibles, inchangées depuis la signature par le client et authentifiées par le client final qui reçoit le document dématérialisé.

    Détenir un catalogue reprenant l’ensemble des produits et/ou services que vous proposez dans votre logiciel de facture, pour une offre d’auto-entrepreneur ou de PME, vous permet de réaliser des factures rapidement et de diminuer le risque d’erreurs. En effet, la saisie automatique des intitulés, des références produits ainsi que des prix et taux de TVA appliqués vous permet de générer facilement des documents comptables et fiscaux conformes.

    Comment remplir automatiquement la facture à partir du catalogue ?

    Comment remplir automatiquement la facture à partir du catalogue ? Il n’y a rien de plus simple, il vous suffit, dans votre logiciel de facturation, de :

    • Renseigner les coordonnées de votre client, récepteur de la facture.
    • Entrer le début de chaque numéro d’identification ou nom de produit facturé dans chaque cellule prévue à cet effet.
    • Sélectionner chaque produit ou service pertinent dans la liste déroulante, laquelle est générée automatiquement grâce aux quelques lettres ou chiffres renseignés.
    • Laisser le reste des informations se remplir automatiquement en quelques secondes par votre logiciel d’offre et de factures en ligne.
    • Générer le document comptable correspondant.
    • Transmettre la facture à votre client pour signature.

    Imaginez-vous devoir créer une facture de 500 lignes ? Cette démarche est fastidieuse et source d’erreurs ou d’oublis. Grâce à ce système, vous n’aurez qu’à renseigner le début de chacune des références produits pour générer automatiquement l’ensemble des informations propres à chacune des composantes de votre offre.

    Ainsi, en quelques clics, votre document sera créé de manière claire et précise. Le document alors généré grâce à votre logiciel d’offre et de facturation pour auto-entrepreneur, TPE ou PME détiendra l’ensemble des mentions obligatoires, des intitulés et descriptions, des prix HT et TTC, des taux de TVA appliqués et des quantités, le tout sans aucune erreur.

    Grâce à un catalogue inclus dans votre logiciel, transformez la corvée de la facturation en une démarche de quelques clics seulement !

    En savoir plus sur la thématique :