Un entrepreneur doit gérer une multitude de tâches au quotidien. La gestion des dépenses d’entreprise en fait partie. Souvent délaissé au profit de la partie commerciale, les devis et factures, ce n’est pas l’activité préférée des chefs d’entreprise.
Ce guide complet sur la gestion des dépenses a pour objectif de vous montrer son importance dans la vie d’une entreprise, et comment l’utilisation d’un logiciel de dépenses permet d’automatiser toutes les tâches chronophages.
La gestion des dépenses en entreprise est un véritable enjeu car chronophage, délaissée. Pourtant un bon suivi des dépenses va créer des opportunités. En effet, la rationalisation, l’optimisation, l’automatisation va permettre d’y voir plus clair et même de gagner de l’argent.
L’objectif étant de réinvestir cela dans la croissance de votre activité ! Gérer un budget au quotidien peut être chronophage si on ne connaît pas les meilleures pratiques. Voyons tout cela ensemble.
Qu’est-ce que la gestion des dépenses en entreprise ?
Avant de découvrir les meilleurs processus de gestion des dépenses, il est important de savoir de quoi on parle. Pour cela, intéressons-nous à la définition de la dépense d’une entreprise.
Cela concerne tous les frais engendrés par l’établissement dans le cadre de son activité. 2 catégories de dépense existent :
- Les dépenses fixes : frais prévus en amont,
- Les dépenses variables : frais qui arrivent selon l’activité et les actions mises en place.
Quels sont les types de dépense les plus courants ?
Comme nous venons de le voir, il existe deux grandes catégories de dépenses : les fixes et variables. Mais à l’intérieur de celles-ci, on va retrouver des types de dépenses.
- Dans les frais fixes : loyer, les abonnements (internet, téléphone), les assurances, frais d’entretien, frais bancaires, les impôts et taxes, les frais de personnel, les cotisations patronales et sociales,
- Dans les frais variables : les matières premières ou dépenses liées à la réalisation de votre métier et qui dépend de l’activité, frais de transport, notes de frais et indemnités kilométriques, prestataires, sous-traitance…
Les charges fixes et les charges variables vont pouvoir s’optimiser afin d’améliorer la gestion des dépenses de l’entreprise.
Comment optimiser le suivi des dépenses ?
Dans une petite entreprise, c’est souvent l’entrepreneur qui gère la dépense. Dans une structure plus importante comme une PME ou ETI, c’est un DAF, directeur financier va s’occuper de la politique de dépense.
L’objectif de chacun est d’améliorer le suivi des dépenses pour réduire les coûts, comprendre les dépenses qui sont un investissement, préparer les budgets, etc…
Créer une politique de dépenses dans l’entreprise
Attention, ici, nous ne souhaitons pas alourdir le processus de gestion des dépenses de votre entreprise. La politique de dépenses doit être vue comme une opportunité d’amélioration.
Elle se définit comme l’ensemble des règles de gestion des dépenses :
- Comment régler les dépenses professionnelles ? Carte bancaire d’entreprise professionnelle ou notes de frais ?
- Quel budget moyen est alloué aux événements (repas, hébergement, location de voiture)
- À qui faire la demande en interne si des questions subsistent ?
- Quels sont les fournisseurs à privilégier ?
L’objectif de créer une politique de dépense en entreprise va permettre de créer un cadre et ainsi :
- Optimiser la gestion des dépenses professionnelles,
- Mettre en place un processus de gestion des dépenses commun, compréhensible par tous les salariés,
- Avoir un contrôle des dépenses interne,
- Analyser les types de dépense courante pour une comptabilité propre et des données chiffrées sur les habitudes de dépense,
- Avoir un document uniquement, facilement modifiable et accessible en cas de changements internes ou légaux (sur le barème des indemnités kilométriques par exemple).
Pourquoi mettre en place une gestion des dépenses ?
L’objectif de cette partie est de vous montrer tous les avantages liés à la mise en place d’une politique des achats en entreprise. En effet, comme pour les avantages de la facturation en ligne, il existe aussi des bénéfices pour le côté fournisseur.
Maîtrisez votre budget
Un entrepreneur à la tête d’une entreprise a le devoir d’anticiper, prévoir et aussi de maîtriser son budget, les différents coûts. Le processus de gestion des achats va permettre ceci avec des outils de gestion dédiés par exemple.
Organiser votre budget va permettre de savoir où il va, quels types de dépense sont les plus représentés dans les dépenses mensuelles, ou totales.
Optimisez la gestion des dépenses en entreprise
Engager une dépense d’entreprise c’est bien, mais dépenser sans retour sur investissement peut s’avérer catastrophique. Via le processus de gestion des dépenses, une optimisation rapide va s’opérer.
Vous saurez où va l’argent, dans quels postes, quels types. Et ainsi vous pourrez les optimiser en fonction de ce qui fonctionne ou non.
Ne soyez pas surpris par les événements extérieurs
Avec les processus de budget, de prévisionnel, vous serez préparé au minimum pour les événements extérieurs qui ne dépendent pas de votre volonté.
La vie d’une entreprise n’est pas un long fleuve tranquille. Les aléas sont constants et il faut être bien préparé pour y résister. Avoir des budgets prévisionnels, une trésorerie de sécurité est essentiel pour faire face aux imprévus. Une bonne gestion interne va permettre de prévenir tous ces éléments.
Obtenez des documents comptables propres
Discuter avec des investisseurs, votre banque, les différents fournisseurs est votre quotidien. Le faire via des bilans prévisionnels propres, des budgets, contenant des données chiffrées et structurées augmentera vos chances de réussite.
En effet, cela va aider votre argumentaire dans toutes les demandes :
- Bancaires,
- Investissements,
- Fournisseurs,
- Etc.
Les demandes de prêts, les demandes de fonds privés se font aujourd’hui sur des documents précis concernant les finances de l’entreprise. L’analyse des dépenses par ces organismes est systématique pour prouver la bonne santé financière de votre structure.
Facilitez la vie des salariés
Un autre objectif d’un chef d’entreprise est d’assurer des bonnes conditions de travail à ses salariés. Outre les obligations légales, il doit mettre tous les moyens nécessaires à la réalisation de leurs tâches quotidiennes.
En mettant en place une politique, les salariés auront une base à laquelle se référer avec toutes les conditions, normes. Vous pouvez leur fournir des cartes bancaires professionnelles à moindre coût pour éviter qu’ils avancent l’argent directement.
Dématérialisation des factures fournisseurs
La dématérialisation des factures fournisseurs est le process de passer des factures papiers à la facturation électronique. Tout sera dématérialisé pour une meilleure productivité, un meilleur suivi et surtout être en règle avec les nouvelles normes concernant les factures électroniques.
Le processus de suivi et de contrôle des dépenses ne peut se faire sans dématérialisation des factures fournisseurs. Quand on sait que le coût d’une facture varie entre 10€ et 15€, passer au format numérique est important.
En effet, il est important de savoir comment classer ses factures fournisseurs pour automatiser cette tâche chronophage, sans valeur ajoutée.
Voici un article dédié :
La digitalisation de la gestion des dépenses se démocratise de plus en plus avec l’apparition de nouvelles technologies comme :
- L’OCR (la reconnaissance intelligente de caractères),
- La récupération automatique des factures fournisseurs.
Tous les automatismes créés font gagner un temps précieux et délestent les chefs d’entreprise d’une tâche sans valeur ajoutée.
Un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs comme Axonaut est un véritable atout pour tous les types d’entreprises, quelles que soient leurs tailles, l’activité.
Système de gestion des dépenses : Axonaut
Un système de gestion des dépenses est le nouvel allié des entrepreneurs. En effet, un outil de dématérialisation des factures comme Axonaut va permettre d’automatiser toutes les tâches chronophages liées aux frais, achats.
Les entreprises doivent gérer leurs dépenses au quotidien tout en gagnant du temps. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de gestion fournisseur Axonaut est tout indiquée avec ses fonctionnalités dédiées :
- Création des dépenses depuis un ordinateur ou application mobile,
- Transfert automatique des factures en PJ d’un e-mail vers Axonaut,
- Contrôler la dépense avant sa comptabilisation,
- Technologie OCR pour auto-remplir les champs,
- Dépense liée directement au répertoire des fournisseurs,
- Possibilité de créer et envoyer des commandes fournisseurs depuis l’application,
- Notes de frais avec possibilité de validation par un manager,
- Indemnités kilométriques connectées à l’URSSAF et GoogleMaps.
Gérer ses dépenses ne sera jamais plus compliqué avec le meilleur logiciel de gestion des achats français. Tout est centralisé, automatisé et comptabilisé sans action de votre part.
Si vous souhaitez plus de conseils sur ce sujet ou sur le monde des entrepreneurs, n’hésitez pas à visiter notre blog.
En savoir plus sur cette thématique :
- Tout savoir sur le paiement fournisseur
- Comment ça marche ? Les dépenses dans Axonaut
- La reconnaissance optique de caractères (OCR) : c’est quoi ?
- Ajouter une dépense dans Axonaut
- Le prévisionnel de trésorerie dans Axonaut
- Comment ça marche ? Les ressources humaines dans Axonaut
- Comment ça marche ? Le menu Pilotage/Trésorerie
