D’après une étude de Quadient, une entreprise sur trois n’a pas entendu parler de l’évolution législative concernant la facturation électronique B2B.
Et pourtant en France, des changements au niveau de la facturation électronique B2B sont à prévoir dès 2024 ! Pour vous aider à y voir plus clair, cet article répondra aux questions suivantes : Qu’est-ce que la facturation électronique ? Quels sont ses avantages et comment la mettre en place ?
MODIFICATION DE LA LOI FINANCES :
L’article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier d’application de la facturation électronique.
Les grandes entreprises et ETI devront adopter un logiciel à partir du 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises seront concernées dès le 1er septembre 2027.
Facturation électronique entre entreprises privées : le vocabulaire à connaître !
Avant même d’aborder la question de l’implémentation de cette nouvelle norme, il convient de donner une définition des différents termes autour de la facture électronique.
En effet, la mise en place de la facturation électronique entre professionnels est synonyme d’envois de factures PDF. Cependant, créer et envoyer une facture électronique va bien au-delà du PDF. Qu’est-ce que la facturation électronique exactement ?
Pour qu’une facture soit considérée comme électronique, elle se doit d’être émise, transmise et reçue au format électronique. Une facture doit respecter l’ensemble de ce processus. Dans le cas où il s’agit par exemple de la numérisation d’une facture papier au format PDF, il s’agit d’une facture dématérialisée.
Au passage à la nouvelle réglementation, les factures papier et PDF seront interdites. Pour mieux comprendre la facture électronique, il convient de mieux comprendre ses deux formats :
- Les factures “au format structuré” composées uniquement de données structurées. En clair, ce sont des données lisibles par des robots comme le format XML.
- Les factures “au format mixte”. Ces factures regroupent des données structurées et un PDF lisible à l’écran par l’homme. Le standard le plus connu reste Factur-X.
Lorsqu’on parle de facturation électronique B2B, vous pouvez vous retrouver face à deux termes également : l’e-invoicing et l’e-reporting. Pour l’e-invoicing ou e facture, elle correspond tout simplement à une facture électronique.
Quant à l’e-reporting, c’est un dispositif qui garantira la transmission de plusieurs mentions obligatoires de vos factures à l’administration fiscale. Cela a pour but de faciliter le traitement des factures et lutter contre la fraude à la TVA.
Quand va être déployée la facturation électronique dans le secteur privé ?
La question de la facture électronique (e facture) a été abordée plusieurs fois par le gouvernement au cours de ces dernières années. En août 2015, l’article 222 était un premier pas vers l’obligation de la facturation électronique entre professionnels. Cependant, c’est l’article 3 de l’ordonnance du 15 septembre 2021 qui a réellement dessiné les contours de cette nouvelle obligation.
En effet, entre 2024 et 2026, la facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Pour permettre à l’ensemble des entreprises françaises de se préparer correction, un calendrier de facturation a été créé :
- La date du 1er juillet 2024 marquera le début de la mise en place de cette nouvelle obligation. En effet, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir les factures au format électronique.
- Pour les grandes entreprises, elles devront également transmettre l’ensemble de leurs factures sous ce format.
- À partir du 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront être conformes à ce nouveau dispositif.
- Enfin, à partir du 1er janvier 2026, la facturation électronique sera obligatoire pour les TPE, les petites et moyennes entreprises (PME) ainsi que les micro-entreprises.
Ce calendrier a d’ailleurs été confirmé lors d’une conférence presse en août 2022 par le ministère de l’économie.
L’instauration progressive de la facturation électronique B2B a pour but de résoudre plusieurs problématiques à l’échelle des institutions mais également au niveau de la vie quotidienne des professionnels.
Les avantages de la facturation électronique
Depuis quelques années, les nations européennes proposent des lois pour mettre en œuvre la facturation électronique entre professionnels ou dans le service public. L’Italie est d’ailleurs la première nation européenne à étendre cette obligation dans le secteur privé.
La lutte contre la fraude à la TVA
Au niveau européen, elle a été impulsée par une nécessité de lutter contre la fraude à la TVA. En effet, en 2019, l’Union Européenne estimait que le montant de la fraude à la TVA était de 134 milliards d’euros. A l’échelle de la France, même constat : 15 milliards d’euros de fraudes enregistrés en 2019. Des chiffres alarmants pour les autorités !
Le recours à la facturation électronique dans le secteur privé entraînera une diminution des fraudes car l’administration fiscale pourra contrôler plus facilement l’ensemble des données, notamment via des portails dédiés comme Chorus Pro pour le secteur public.
Une gestion administrative simplifiée pour les entreprises
Le déploiement de cette mesure est aussi motivé par le besoin de simplification des démarches administratives. En effet, depuis quelques années, l’Etat met en place plusieurs plateformes pour garantir la dématérialisation des démarches administratives et la centralisation des informations. D’après le gouvernement, cela représentera un gain pour l’économie d’au moins 4,5 milliards d’euros.
Concernant la gestion quotidienne des tâches administratives, une plateforme de factures électroniques vous permettra de gagner beaucoup de temps. En automatisant la saisie de factures, vous passerez moins de temps sur la saisie pure et dure de vos données et vous pourrez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier. Ces mêmes tâches pouvant être rébarbatives, l’automatisation et la digitalisation permettront de limiter également les erreurs humaines.
C’est également un allié de taille dans la lutte contre les impayés, première cause de faillite des entreprises en France. Vous aurez une meilleure visibilité sur les impayés en temps réel pour les relancer facilement et surtout les logiciels de facturation électronique proposent le paiement en ligne. Cette fonctionnalité permet à vos clients de payer plus facilement sur un espace sécurisé.
Sur le thème de la sécurité, ces solutions sont conformes à la loi anti fraude à la TVA de 2018. Elles garantissent l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation ainsi que l’archivage des données.
De plus, toutes ces fonctionnalités vous permettront de vous diriger vers un objectif supplémentaire : connaître plus facilement l’activité de votre entreprise. En effet, vous pourrez connaître en temps réel la santé de votre entreprise grâce à des statistiques détaillées. Cela facilitera ainsi le pilotage de votre entreprise pour prendre les bonnes décisions.
Avec l’obligation de la facturation électronique, le choix d’un système de facturation électronique s’imposera à votre entreprise.
Facturation électronique B2B : les changements à prévoir
La facturation électronique pour les TPE arrivera à partir de 2026. Pour bien se préparer à cette nouvelle organisation, nous listons pour vous les changements à prévoir pour votre entreprise !
Choisir une plateforme de facturation électronique conforme
Pour répondre à cette nouvelle norme sur la facturation électronique b2b, un des plus grands changements à effectuer sera d’effectuer la transition vers un logiciel de facturation.
Tout d’abord, il faudra s’assurer de la conformité du ou des logiciels. Pour cela, vous pouvez leur poser directement la question ou bien vérifier le site internet.
D’ailleurs, un élément important à prendre en compte sera la qualité du service client. N’hésitez pas à leur poser des questions directement pour tester leur réactivité !
Vous pouvez également être tenté par un logiciel gratuit. Nous vous conseillons de porter une attention particulière sur ce point : les organismes gratuits ne garantissent pas toujours la sécurité des données transmises.
Enfin, la question la plus essentielle : les fonctionnalités. N’hésitez pas à décrire précisément vos besoins et les fonctionnalités de base que vous souhaitez pour votre entreprise. Pour vous aider dans cette démarche, nous vous présentons quelques fonctionnalités essentielles au bon fonctionnement de votre organisation :
Retrouver vos données clients facilement
Si vous intégrez l’ensemble de votre base client dans votre outil de facturation, il deviendra beaucoup plus facile de retrouver l’information. En effet, à la création d’une facture, l’ensemble des informations client apparaîtront et il ne sera plus nécessaire de les chercher. Cela sera également plus rapide pour créer une facture car les données seront toutes connectées entre elles.
Proposer des paiements en ligne
Pour lutter contre les impayés, une des solutions est de proposer le paiement en ligne à vos clients. En connectant une solution de paiement à votre logiciel, vos clients pourront payer facilement et rapidement. Couplé à un logiciel de facturation électronique pour votre TPE, micro entreprise, encore plus de chances donc de recevoir un paiement facilement et d’avoir une trésorerie au top de sa forme !
Gestion des factures et des devis
Gérer ses factures avec un logiciel de facturation c’est bien mais avec les devis c’est encore mieux ! En effet, avoir un logiciel de facturation et devis vous permet de contrôler et centraliser l’ensemble du process commercial. Vous pourrez également plus facilement passer du devis à la facture en un clic.
Personnaliser votre logiciel en fonction de votre activité
Comme vous le savez, avoir une identité visuelle garantit de marquer les esprits de vos clients. Il faut donc que votre logiciel de facturation vous permette d’exprimer clairement votre identité visuelle (logo, couleur, charte graphique). De plus, chaque métier ayant des spécificités, optez pour un logiciel qui permet de créer des champs personnalisés pour trier l’information plus facilement.
Relancer les impayés automatiquement
Une fois la date d’échéance des factures dépassée, le logiciel vous notifiera automatiquement. Il vous proposera ensuite un modèle de relance automatique avec le récapitulatif des factures impayées. Vous pourrez également relancer par mail ou par courrier depuis votre ordinateur automatiquement !
Une interface ergonomique et facile à utiliser
Quand on est auto-entrepreneur, on peut gérer beaucoup de sujets à la fois. On a donc peu de temps à perdre sur les tâches administratives sans valeur ajoutée. Pour répondre à vos besoins, un logiciel avec une ergonomie facile à prendre en main doit être une des priorités pour vous. Il est essentiel que la création d’une facture électronique par un auto entrepreneur soit simplifiée. La plupart de ces outils proposent une période d’essai, vous pourrez ainsi vous rendre compte de la facilité d’utilisation du système.
Anticiper le passage à l’e invoicing
La situation idéale pour vous serait de ne pas être pressé par le temps. En effet, surtout vous n’êtes pas familier avec ce type d’outils, anticiper le paramétrage de votre logiciel sera plus qu’apprécié par vous ainsi que vos équipes.
D’ailleurs, un passage en douceur vers la facture électronique veut aussi dire formation. Si besoin, en ayant le temps, vous pourrez programmer plus facilement des formations pour vos équipes.
Côté clients et fournisseurs, n’oubliez pas également de les prévenir en amont que vous enverrez des factures sous le format électronique. Cela ne peut qu’être apprécié dans la relation client.
L’archivage de vos factures électroniques
En France, il existe plusieurs articles de lois pour connaître précisément les durées de conservation des factures électroniques.
En matière comptable, les pièces justificatives doivent être conservées pendant une durée d’au moins 10 ans (c. com art. L. 123-22). En matière fiscale, la durée est différente : elle est de 6 ans (Code Général des Impôts, LPF, art. L. 102 B).
À partir de 2024, vous devrez conserver l’ensemble de vos e factures dans leur forme originale, sur un support informatique dédié.
Axonaut : logiciel de facturation électronique conforme pour les petites entreprises
Avec plus de 40 000 utilisateurs quotidiens, Axonaut est le logiciel 100% français conforme créé pour les petites entreprises. Axonaut facilitera la gestion de la facturation électronique pour les TPE, petites entreprises. Il vous aidera également à vous débarrasser de l’ensemble des tâches chronophages sans valeur ajoutée, devenant ainsi un logiciel tout-en-un et un véritable allié dans la gestion de votre structure !
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