Comment vérifier l'authenticité d'une facture ?

Comment vérifier l’authenticité d’une facture ? Axonaut vous donne les éléments à examiner afin de vous assurer de sa conformité.

Les risques de fraude sont importants et il est essentiel que vous preniez connaissance des critères et mentions à vérifier sur vos documents et factures dématérialisées. Ainsi, vous pourrez assurer une bonne vérification de l’authenticité de ces factures.

Choisir une plateforme de facturation électronique vous permet de vous assurer de l’authenticité, de la lisibilité ainsi que de l’intégrité de vos factures.

Un suivi et une prise en compte des justificatifs de facturation sont essentiels à la gestion de votre entreprise et de son résultat. Il est alors indispensable que ces derniers soient conformes et respectent en tout point les différentes réglementations.

Pour en savoir plus sur les éléments qui permettent de contrôler si une facture est authentique, lisez cet article !

Critères à prendre en compte pour vérifier l’authenticité d’une facture

Vérifier l’authenticité d’une facture peut être nécessaire afin d’éviter les risques de fraude aux factures fournisseurs.

Comment faire ? Nous vous en disons plus sur les détails à prendre en compte afin de vous assurer de la conformité de ce document essentiel à valeur comptable, juridique et fiscale.

Mentions obligatoires d’une facture

Comment vérifier l’authenticité d’une facture d’achat ? Tout d’abord, il est essentiel de vérifier que l’ensemble des mentions obligatoires figurent sur la facture.

Elles sont les suivantes :

Les informations légales du vendeur : capital social, dénomination sociale, numéro d’enregistrement au RCS, localisation du siège social, numéro SIREN et TVA intracommunautaire.

Les informations relatives à l’identité sociale de l’acheteur : TVA intracommunautaire, adresse et dénomination sociale.

L’adresse de facturation lorsqu’elle diffère de l’adresse du siège social.

Le numéro de facture ainsi que sa date : la date d’expédition des marchandises commandées doit correspondre à la date de réception de la facture correspondante.

Le numéro de compte indiqué sur la facture doit être identique à celui présent sur le site du fournisseur ainsi que sur ses bons de commande.

Les coordonnées téléphoniques indiquées sur ce document doivent également correspondre à celles indiquées sur la plateforme digitale officielle de l’acteur concerné.

Les prix unitaires HT, quantités, dénominations, rabais, remises, escomptes, taux de TVA, prix total HT, montant de la TVA et prix total TTC sont également des éléments devant figurer sur la facture.

Le délai de paiement ainsi que les pénalités de retard potentielles.

Les références de l’assurance professionnelle des commerçants, artisans et auto-entrepreneurs.

Les mentions de TVA non-applicable lorsque l’émetteur possède un régime de franchise de TVA.

L’ensemble de ces renseignements doit être indiqué et vérifiable par l’ensemble des acteurs concernés. En effet, les risques de fraude ne doivent pas être négligés.

Obligations dans le cadre de la facturation d’un professionnel

La facture à destination d’un professionnel se doit :

De détenir l’ensemble des mentions légales obligatoires.

D’être rédigée en langue française afin d’être transmise à l’administration fiscale.

D’être traduite en français dans le cas de transactions internationales.

D’être émise en double exemplaire pour que l’émetteur puisse en conserver un et en transmettre un second au client.

D’être conservée pendant une période de 10 ans par le professionnel émetteur.

Obligations dans le cadre de la facturation d’un particulier

Conformément à la loi anti-fraude de l’article 286_I-3°bis du Code Général des Impôts, la facturation à un particulier doit être réalisée par le biais d’un système de caisse digitalisé et d’un outil de facturation conforme à la réglementation.

En ce sens, il doit détenir les caractéristiques suivantes :

Être inaltérable et sécurisé.

Être capable de conserver et d’archiver les différents documents comptables.

En cas de non-conformité de vos documents de facturation, vous vous exposez à certains risques.

Non-conformité d’une facture : risques auxquels vous vous exposez

Les risques auxquels vous vous exposez en cas de non-conformité d’un ou de plusieurs élément(s) figurant sur une facture sont les suivants :

Une amende pouvant aller jusqu’à 375 000 € pour les professionnels et 75 000 € pour les particuliers.

Une amende de 15 € par mention obligatoire oubliée ou erronée.

Une amende pouvant aller jusqu’à 25% du montant total de la facture en cas de multiples erreurs et/ou omissions.

Un impact négatif sur le résultat de l’entreprise causé par l’absence d’une ou plusieurs pièce(s) comptable(s) justificative(s) empêchant la réintégration de la charge associée.

Afin de vous prémunir de ces risques, il est pertinent de centraliser et de dématérialiser votre facturation sur un outil intuitif et performant tel qu’Axonaut. Grâce à cette solution, l’ensemble des informations de vos fournisseurs et de vos clients est centralisé et vérifié.

Dispositifs pour assurer l’authenticité de vos factures électroniques

La facture électronique vous assure la lisibilité, l’intégrité ainsi que l’authenticité de vos factures, selon l’article 289 V du Code Général des Impôts (CGI).

Facture électronique : intègre, lisible et authentique

Une facture numérique doit être authentique, lisible et intègre.

L’intégrité fait référence à la garantie du contenu inchangé de la facture. En effet, aucune modification ne peut être réalisée sur une facture après sa signature. Même une simple tentative de modification n’est pas autorisée.

La lisibilité doit également être garantie. Elle définit l’accès et la compréhension de ce document par l’ensemble des acteurs souhaitant le consulter.

L’authenticité fait référence à la facilité d’authentification de l’émetteur de ladite facture. En effet, uniquement la personne détenant l’autorisation adéquate peut signer et valider une facture authentique.

Facture électronique : critères de conformité

Une facture électronique est considérée comme conforme si elle est capable de :

Fournir un justificatif de Piste d’Audit Fiable (PAF).

Recourir à un système de signature électronique au cachet qualifié.

Se transmettre par Échange de Données Informatisées (EDI).

Piste d’Audit Fiable (PAF)

Instaurée par la Directive Européenne 2010/45/UE en vue de limiter les risques de fraude financière au niveau international, la Piste d’Audit Fiable ou PAF permet d’assurer une preuve de validité des factures. Elle instaure une obligation de fournir une documentation pour chacune des factures. En ce sens, elle permet de réaliser des contrôles fréquents en interne et de gérer la facturation de manière optimale.

Système de signature électronique certifié

En accord avec le règlement (UE) n°910/2014 du Parlement européen ainsi que du Conseil du 23/07/2014, les transactions dématérialisées doivent être identifiées comme étant de confiance. Pour ce faire, un système de signature électronique des documents de facturation certifié est mis en place.

La signature électronique est un principe considéré comme fiable grâce à l’authentification de factures à double facteur. Celle-ci se déroule de la manière suivante :

Réception d’un lien d’invitation par messagerie électronique qui vous mène au document sous format digitalisé, que vous signerez ensuite en cochant une case spécifiée.

Validation de cette signature grâce à un code reçu par SMS sur votre téléphone.

Ce procédé permet de rendre cette signature particulièrement fiable car l’authentification est reliée à votre adresse de messagerie et à votre numéro de téléphone. Les risques de fraude et d’usurpation d’identité sont alors considérablement amoindris.

La facture électronique est automatiquement horodatée et paraphée. L’émission d’un certificat électronique par le biais d’une plateforme agréée est également un facteur de fiabilité.

Échange de données informatisées (EDI)

Les documents circulent dans l’entreprise par le biais d’EDI. Qu’est-ce que cela signifie ? Que les factures électroniques sont transmises d’un ordinateur à l’autre par le biais de serveurs privatifs. Ainsi, les échanges documentaires sont sécurisés.

Un logiciel de facturation électronique vous permet de générer des factures respectant l’ensemble des législations et réglementations en vigueur sur votre marché. Ainsi, la sécurisation de vos documents et de vos transactions est maintenue.

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