Comment supprimer une facture de ma comptabilité ? Comment annuler une facture créée ? Si vous gérez la facturation au quotidien, ces phrases doivent vous parler et c’est ce que nous allons voir dans cet article : la facture d’avoir ! Véritable allié des entrepreneurs pour faciliter la gestion quotidienne des factures, l’avoir est une pièce comptable qui détient des règles et ne doit pas être utilisée à la légère. Découvrons ensemble comment les créer (+modèles gratuits !) et les gérer plus facilement au quotidien !
Facture d’avoir : définition
C’est quoi une facture d’avoir ? En comptabilité française, c’est un document comptable qui indique la suppression ou l’annulation d’une facture. Cela implique le remboursement des montants déjà versés.
Appelée aussi note de crédit, avoir, facture négative, facture rectificative, son intérêt est simple : annuler une vente et mettre en place un remboursement pour le client !
Étant donné que c’est un document obligatoire, la facture d’avoir doit être conservée pour une durée de 10 ans après la fin de la date d’exercice comptable en cas de contrôle fiscal.
Mais qui établit la facture d’avoir ? La facture rectificative est éditée par le fournisseur pour son client.
Facture de doit et d’avoir : quelle est la différence ?
Une facture de doit (ou facture de vente) et une facture d’avoir sont deux types de documents comptables utilisés dans les transactions commerciales, mais ils ont des fonctions opposées.
- Facture de doit (Facture de vente) : C’est le document émis par un vendeur à un acheteur, détaillant les biens et/ou services fournis, leurs prix, la quantité, la TVA, le montant total dû et les conditions de paiement. C’est essentiellement une demande de paiement pour une transaction qui a eu lieu.
- Facture d’avoir : C’est un document qui est émis pour corriger une erreur sur une facture de doit initiale, annuler une facture précédente ou noter un retour de marchandises. Elle indique que le vendeur doit de l’argent à l’acheteur ou que l’acheteur a un crédit auprès du vendeur. Elle contient généralement les mêmes informations que la facture de doit originale, mais les montants sont négatifs, indiquant un remboursement ou un crédit.
En somme, une facture de doit est utilisée pour indiquer qu’un acheteur doit de l’argent à un vendeur, tandis qu’une facture d’avoir est utilisée pour indiquer qu’un vendeur doit de l’argent à un acheteur.
Facture d’avoir comptabilité : quand l’éditer ?
Avant d’indiquer quand faut-il créer un avoir, il est important de citer la loi. En effet, les avoirs sont des documents normés. Et pour cause : supprimer une facture est interdit ! C’est l’article 242 nonies de l’annexe II du CGI qui l’indique.
Comme nous le verrons dans la partie mentions obligatoires, la numérotation d’une facture d’avoir doit se suivre de manière chronologique. De plus, pour respecter la loi anti-fraude à la TVA de 2018, et assurer une séquence chronologique des numéros de factures, une facture d’avoir doit être émise pour corriger ou annuler une facture préexistante.
Pourquoi faire une facture d’avoir ? Nous vous présentons les situations courantes où l’édition de ce document est essentiel :
- Pour annuler une facture déjà payée.
- Lors de l’ajout de services supplémentaires liés à une prestation déjà facturée et réglée.
- En cas de retour de marchandise ou d’exercice du droit de rétractation par le client (article 121, sous section 6 de la Loi n° 2014-344).
- En cas d’erreur sur une facture, telle qu’un surplus de paiement ou une omission de remise.
- Pour des raisons commerciales, telles que l’octroi d’un escompte ou d’une remise.
- En cas d’indisponibilité de certains matériaux ou produits.
Pour respecter l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI, et afin d’éviter toute accusation de fraude fiscale, il est crucial de ne jamais supprimer une facture. De plus, la loi anti-fraude à la TVA 2018 rend les modifications des données de paiement plus strictes. Ainsi, pour annuler une facture enregistrée, l’édition d’une facture d’avoir est obligatoire.
Comment faire une facture d’avoir ?
Les mentions obligatoires à respecter
En France, les factures doivent suivre des règles claires. Elles sont regroupées dans ce qu’on appelle les mentions obligatoires des factures. Les voici :
- La mention “Facture d’avoir” : Il est indispensable de préciser qu’il s’agit d’une facture d’avoir pour distinguer ce document d’une facture de vente classique.
- Le numéro de la facture d’avoir : Il doit être unique et suivre la séquence numérique des factures émises par l’entreprise.
- La date de la facture d’avoir : Elle doit correspondre à la date de l’émission de la facture d’avoir.
- Les informations du vendeur et de l’acheteur : Il s’agit des noms, adresses et autres coordonnées pertinentes des deux parties.
- Le numéro de la facture rectifiée : Il est important de référencer la facture initiale qui est corrigée par la facture d’avoir.
- La description des produits ou services : Il s’agit du détail des produits ou services pour lesquels la facture d’avoir est émise, y compris les quantités et les prix.
- Le montant de la TVA : Comme pour une facture de vente, la TVA doit être mentionnée sur la facture d’avoir.
- Le montant total à déduire : C’est le montant total que le vendeur doit à l’acheteur, y compris la TVA.
En veillant à ce que ces mentions soient correctement inscrites sur une facture d’avoir, les entreprises peuvent assurer une bonne gestion de leur comptabilité et être conformes aux réglementations en vigueur.
La TVA doit apparaître sur une facture d’avoir. Une facture négative est utilisée pour rectifier une facture initiale, donc elle devrait refléter les mêmes informations que la facture originale, y compris la TVA.
La facture d’avoir indique essentiellement que le vendeur doit de l’argent à l’acheteur. Cela peut se produire pour diverses raisons, comme une annulation de commande ou un retour de marchandise comme nous l’avons vu dans le paragraphe ci-dessus. Dans tous les cas, la TVA qui a été précédemment facturée sera également ajustée, d’où la nécessité de l’inclure sur la facture d’avoir.
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Comment faire pour récupérer la TVA sur une facture négative ?
Dans le contexte de la TVA, votre facture d’avoir doit intégrer certains éléments clés :
Si vous prévoyez de réclamer la TVA, le montant du remboursement hors taxe ainsi que la TVA associée doivent être clairement indiqués sur la facture d’avoir.
Si, en revanche, vous décidez de ne pas réclamer la TVA liée au remboursement, votre facture d’avoir doit spécifier que la remise est nette de taxe, ce qui signifie qu’aucune correction de TVA ne sera nécessaire.
Il est important de noter que si vous avez déjà déclaré et réglé la TVA sur la facture originale, assurez-vous d’inclure le montant de votre facture d’avoir dans la section 3B “régularisations” de votre prochaine déclaration fiscale. La TVA à déduire doit être mentionnée à la ligne 21 de votre déclaration.
Comment enregistrer une facture négative ?
Dans le cadre de la comptabilité, l’enregistrement d’une facture d’avoir est une étape essentielle.
Pour optimiser le processus, le compte 4098, intitulé “Rabais et autres avoirs non encore reçus”, est généralement débité par le comptable. En parallèle, le compte 44586, dénommé “Taxes sur le CA sur factures non parvenues”, ainsi que le compte de charges concerné, sont crédités. À noter que l’inscription des factures d’avoir se fait généralement à la fin d’un exercice comptable. En utilisant ces pratiques de comptabilité optimales, la gestion des factures d’avoir peut être simplifiée et efficace.
Comment gérer plus facilement un avoir sur facture ?
Reprendre la facture en question, bien vérifier chaque montant, créer de nouveau un avoir sur facture : et si vous supprimiez toutes ces étapes ?
Avec un logiciel de facturation comme Axonaut, vous pouvez automatiser la gestion de vos factures rectificatives. En effet, une fois la facture créée, le logiciel vous propose de créer automatiquement un avoir partiel ou global à partir du document. En un clic, vos documents comptables sont créés et prêts à être envoyés à votre client.
Pour automatiser davantage la gestion de vos factures, Axonaut c’est aussi la possibilité de faire payer en ligne vos devis et factures, faire relancer vos impayés automatiquement ou encore retrouver vos entrées et sorties de trésorerie en temps réel.
Objectif ? Vous concentrer sur votre cœur de métier et passer moins de temps sur la gestion de votre comptabilité !
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